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1、云南公司工程项目部文档管理制度 云南公司工程部项目文档管理制度（2013年版）文件名称云南公司工程项目部文档管理制度版号：2013年版编制人黄仙明审核人杨堂平批准人喻源勇发布单位云南龙湖页 数共9页发布日期2013年9月16日生效日期2013年10月1日目 录1 目的22 适用范围23 执行管理制度的项目：24、引用文件25、管理原则25.1 工程资料25.2 工程各参建单位资料26、管理职责36.1工程部36.2 项目经理36.3 项目内业工程师37、管理内容37.1 建设工程档案分类及保管期限37.2 建设工程档案架构及移交销毁47.3 施工图说版本管理47.4 项目工程文档流转管理57.
2、5 项目工程档案归档要求57.6 项目工程档案管理交底67.7项目工程文档用章管理77.8项目其他管理台帐用电子表格78、附件71 目的规范云南公司各项目的工程纸质档案管理。在集团发布建设项目工程档案管理制度（2012年版）后，针对云南公司实际情况梳理云南公司2013版工程项目部文档管理制度。对云南公司工程部及项目部内业工程师提供文档管理指引。2 适用范围适用于云南公司各区域工程项目纸质档案（包含文档、图纸、图说资料等）收发、流转、归档、备案、查阅、销毁等文控管理环节。云南公司处于初成立阶段，各项目开发实施过程中，如涉及不在昆明市城区开发的项目，因其项目所在地特殊性的要求，可参照本制度梳理其相
3、应的管理制度。3 执行管理制度的项目：云南地区公司所有在建项目、后期开发项目均需按照最新的2013版云南公司工程项目部文档管理制度进行调整和完善。4、引用文件 4.1 云南省工程建设地方标准（DBJ 53/T442011）4.1 四川省建设工程文件归档技术管理规定川建发 2006 158 号；4.2 建设工程施工质量验收规范实施指南（第二版）；昆明市建设电子文件与电子档案管理规范4.3建设工程文件归档整理规范（GB/T 503282001）4.4 龙湖集团建设项目工程档案管理制度（2012年版）。5、管理原则5.1 工程资料 工程资料应随工程进度同步收集、整理并按规定移交或归档。5.2 工程各
4、参建单位资料工程各参建单位应确保各自资料的真实、有效、合法和齐全，不得随意对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失。6、管理职责6.1工程部从职能角度，组织与当地建委、城建档案馆的沟通联系，明确当地建设工程档案管理相关规定，组织协调办理项目档案进馆前置工作；对工程项目部文档管理进行指导、监督和检查。6.2 项目经理作为项目工程实施及现场管理的责任人，组织开展项目工程档案管理工作，协助项目内业工程师各项工程档案资料管理工作的顺利进行。6.3 项目内业工程师作为项目工程档案管理的执行者，负责项目开发建设全过程档案资料（含图纸）的收集、整理、归档工作，并监督、检查施工、监理单位对所负责项目的工
5、程资料编制、整理、归档工作；在总包及监理单位进场后一个月内根据项目文档管理制度进行文控交底，工程竣工验收后，在规定时间内组织参建各方进行竣工资料（含竣工图）移交及工程实施全过程资料销毁工作。7、管理内容7.1 建设工程档案分类及保管期限7.1.1 建设工程档案分类7.1.2 建设工程档案保管期限按建设工程文件归档整理规范（GB/T 503282001）要求，建设工程文件保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。7.2 建设工程档案架构及移交销毁7.2.1实际工作中建设方项目部内业工程师工程档
6、案收集、整理、归档、移交及销毁主要有19类,按建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）规定，工程竣工验收后三个月内将工程竣工资料移交城建档案馆。7.2.2建设方项目部内业工程师收集、整理、归档的工程档案，在项目竣工备案后，按要求进行移交。移交规定外的涉及项目实施过程中的其它工程档案，项目部须根据本项目具体情况，确定其处理措施，以“工作联系单”形式报OA审批后，按定稿处理措施执行。7.2.3项目工程档案销毁前，必须有审批通过的销毁清单。销毁时，须有公司档案室档案管理员或工程部内业工程师现场监销。为确保相关机密，对销毁的工程档案必须化为纸浆或焚烧，严禁出卖和作它用。建设单位项目文档
7、架构及移交销毁一览表具体详见附件1。注：除竣工资料移交外，项目工程部还需完善工程实物移交。实物移交时所涉及的移交事项（含配套钥匙、使用说明书、合同、维修联系人等），要求进行逐项点交，移交完成，移交各方完善签章手续。签章手续完善的实物移交清单在项目当期竣工交房后一个月内抄送公司档案室及工程部备份，实物移交要求及模板参照项目物业承接查验管理制度。7.3 施工图说版本管理在项目实施过程中，项目内业工程师应注意图说资料的版本控制，尤其是出现局部更新及替换版本时，应通知相关分供方（监理单位、施工单位），收回作废图纸，发放新图。作废的图纸，应在其封面加盖作废章（作废章由云南公司工程部统一制定模板并由行政部
8、统一刻制），并明确作废时间以及替代版本，在适宜时间，统一销毁，图纸销毁前必须以“工作联系单”形式报OA审批通过后，按定稿处理措施执行。项目施工图说版本更新通知详见附件2。项目部施工图设计成果确认表详见附件3。7.4 项目工程文档流转管理7.4.1管理流程7.4.2 文档提交标准模板、提交数量、时间、流转流程详见附件3。7.4.3 文档编号文档编号应遵循简洁、易懂的原则。在项目实施过程中，项目内业工程师应明确项目各类文档编号的执行者，严禁重号、漏号、占号情况的出现，工程部资料编号原则详见附件4。7.4.4 项目内业工程师须对项目建设过程中需流转的文档（含图纸）收发进行收发登记，并形成电子台账，对
9、文档（含图纸）流转建立文档流转电子台账，以便及时跟踪、催办文档流转，使文档流转处于受控状态，文档及图纸电子流转跟踪表详见附件5。7.5 项目工程档案归档要求项目实施过程中，建设单位、施工单位、监理单位应按照建设工程施工质量验收规范实施指南（第二版）及各区域建委、档案馆的要求，收集、整理、归档各类工程档案。建设方项目部内业工程师应定期按规范及档案馆关于竣工资料的相关要求进行检查和收集，确保项目建设过程中工程档案与现场实施进度同步，并保证竣工资料处于受控状态，竣工资料过程中收集管理办法详见附件6。7.5.1 工程档案归档要求分 项规 范 要 求案 卷档案柜内案卷按照19大类资料依序摆放整齐案卷档号
10、连贯，案卷题名规范、完善、合理卷内目录卷内目录信息（序号、责任者、文件编号、文件题名、归档日期、页次）完善组 卷分类组卷，整齐、有序卷内文件卷内归档编号连贯，归档资料按顺序放置卷内归档文件及附件收集完善卷内归档文件及附件签字（手签）、签章完善（鲜章）文件排列有序（按建设流程先后顺序排列）卷内文件与卷内目录一一对应卷内文件借阅记录/标注完整卷标及卷内目录用表详见附件7。7.6 项目工程档案管理交底7.6.1 交底对象1） 项目工程部所有成员：由项目部内业工程师在项目部成立后，向项目工程部全体成员就本项目的文档管理制度进行交底。2） 项目运营团队成员：由项目部内业工程师在项目部成立后，向项目运营团
11、队各职能工程师及经理就本项目的文档管理制度进行交底。3）总包施工单位、监理单位：由项目内业工程师在项目总包施工单位、监理单位进场后一个月内，对总包施工单位、监理单位进行文档管理交底，交底纪要需在项目内业工程师处存档备案。4） 分包施工单位：分包施工单位进场后一周内，项目监理单位对其进行文档管理交底,建设单位内业工程师负责监督，交底纪要由甲方内业工程师归档。7.6.2 交底要求 总包施工单位项目经理、技术负责人、预算人员、资料员及监理单位项目总监、总监代表、资料员必须参加项目部组织的项目工程档案管理制度交底。交底会议纪要抄送工程部备案。 分包施工单位项目经理、预算人员、资料员必须参加项目监理单位
12、组织的项目工程档案管理制度交底,交底会议纪要抄送项目部备案。7.6.3 项目工程档案管理分供方交底内容详见附件8。7.7项目工程文档用章管理取消项目章，需用公章的项目文档须严格按照云南公司用章管理办法操作；工程部可集中申请印制各项目功能性用章，图纸作废章、文档流转时效一览表用章，由项目内业工程师统一保管，未经允许不可外借使用。7.8项目其他管理台帐表格管理台帐表格详见附件9。8、附件附件1：云南公司建设单位项目文档架构及移交销毁一览表(2013版）附件2：云南公司建设单位项目施工图说(2013版）附件3：云南公司项目建安工程文档流转标准一览表(2013版）附件4：云南公司工程部资料编号原则（2013版）附件5：云南公司项目文档及图纸电子流转跟踪表(2013版）附件6：云南公司竣工资料过程中收集管理办法（2013版）附件7：云南公司项目部档案柜、档案盒卷标及卷内目录用表模板（2013）附件8：云南公司项目工程档案管理分供方交底模版(2013版）附件9：云南公司项目管理台帐用表(2013版）2013年9月16日第 2 页 共 9 页
