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1、档案管理方案档案管理在整个工程建设中处于重要角色，为后来工作查找有据可查，所以管好档案尤为重要，下面以工程档案管理为例提出几点思路：首先，对所管理的工程文件按照其种类进行分类。在分类过程中可以根据其年份首先进行后，再根据各个项目分类。相同项目放在一起，把相关的资料及附件在后面工程档案存档主要是纸质档，附加的是各种电子版本。工程档案的管理对负责者的要做到三个专的标准,即 “专责、专职、专业”。专责，就是对整个工程建设的档案的接收、保管、借阅等方面工作进行业务上指导，工作上把关，责任上负责；专职，就是要指派责任心强、综合素质高的同志，专门负责档案的收集、整理等方面工作，并从资金、材料等方面给予保证
2、，确保整个工作有较好的延续性；专业，要明确，档案管理员既要管，更要理，决不是一个保管员。就是要体现出档案管理的专业性。档案管理是一种综合性很强的学科，涉及到物理、化学、法律等多门学科，决不是某些人所说的那种“只要是把接收到的东西全都看住了就行”。为此，应选派具有较强专业知识的人员负责此项工作，做到高起点、严要求，以利于工程档案管理的规范化和标准化。第一章 工程项目档案管理原则 第一节 明确工程档案由谁来管就是要明确工程档案管理由哪个部门管、由谁主管、由谁专门具体负责。因此，除了要以文件或正式通知的形式明确具体负责单位外，具体来说，还要做到三个专的标准，即“专责、专职、专业”。专责，就是要由一名
3、领导同志主管全部工程档案的全过程管理，对整个工程建设的档案的接收、保管、借阅等方面工作进行业务上指导，工作上把关，责任上负责；专职，就是要指派责任心强、综合素质高的同志，专门负责档案的收集、整理等方面工作，并从资金、材料等方面给予保证，确保整个工作有较好的延续性；专业，要明确，档案管理员既要管，更要理，决不是一个保管员。就是要体现出档案管理的专业性。档案管理是一种综合性很强的学科，涉及到物理、化学、法律等多门学科，决不是某些人所说的那种“只要是把接收到的东西全都看住了就行”。为此，应选派具有较强专业知识的人员负责此项工作，做到高起点、严要求，以利于工程档案管理的规范化和标准化。 第二节 要明确
4、工案程档包括什么工程建设，包括诸多环节，涉及到土建项目、设备安装、电力系统安装、监理招投标等诸多内容。因此，工程档案的内容应该包括安装合同、建设合同及其签订前的各种审批手续、印鉴请用单，在各项工作当中形成的各种图纸（如施工图、安装图、工艺流程图等）、图表、文字材料、照片等技术资料，包括外来、外购的设备图纸、随机资料、图书、光盘以及新购仪器、设备的随机入厂图纸、使用说明书、电气线路图、原理图、出厂合格证书等。地下隐蔽工程还应该包括关键施工部位的资料图片。总之，为了保证日后工作需要，工程档案管理应该尽可能的做到全、细、好。全，就是要根据实际经验，由专业人员核对，根据专业要求是否有缺项；细，就是要对
5、照清单，详细查对是否存在实际与清单数量不符合现象；好，就是要仔细核对收集到的档案资料是否完好，是否存在部分丢失现象。 第三节 明确工程档案该怎么管 工程档案管理主要涉及到接收与保管两个方面。对每一份档案移交后检查其资料是否完整。在接收上，要突出三个方面工作。及时性，工程档案的承接人员是第一责任人，承接单位的领导是主要责任人，承接单位应该负起工程档案接收后，“在第一时间内，通知相关专业的验收人员、资料使用部门或单位以及具体负责档案管理人员参加统一验收和接收”的义务；阶段性，在一个技术项目完成或告一段落后，负责单位都要及时整理项目系统资料，由技术主管审查后及时向档案管理部门移交归档，在技术人员移交
6、工程档案时，交接双方应该按规定办理交接手续，并签字归档备查；完整性，在因为运输原因造成工程档案接收单位在接到资料时已经破损、缺失，接收单位应该以书面形式向档案管理部门说明情况并及时与工程档案来源单位沟通、增补缺失部分，确保工程档案的完整、齐全、无损和满足正常使用的需要。在工程档案的保管上，同样也要突出做好三个方面的保证。安全性，要根据中华人民共和国档案法和中华人民共和国保密法的规定，将工程档案的原件统一由档案管理部门保管并存放于安全保密的场所，做到防火、防盗、防毒、防虫、防潮等标准，同时，具体负责人员应该保证档案室内的清洁通风；科学性，工程档案的管理人员应对接收来的工程档案依据档案类型，进行分
7、类、编目、登记、统计和严格管理，编辑档案查阅目录，【利用excel进行简单的编写后做好查阅工作】并做好数据库的建立和整理工作，做到档案实体定位存放、妥善保管，方便利用，数据库准确无误，及时更新；合法性，工程档案是集团的宝贵财富，任何单位和个人都无权占为己有。因此，在因工作需要，确需要保存本单位的工程档案，可以由本单位提出申请，单位领导签字确认，并报请单位主管理领导审批，履行相关手续后，方可留存资料复印件。留存工程档案的单位主要领导是该档案的保密工作的第一责任人，必须要指定专人负责，建立完备的借阅查阅制度，保证该工程档案在工程建设以及日后的生产、维护和检修工作中发挥应有的作用。另外，对于一些特殊
8、的档案，应该根据实际需要，可以采取单独成档，单独管理的方式进行专项管理。 第四节 明确工程档案该怎么用加强工程档案管理的目的是为了利用，在工程档案的利用上，应该主要做好以下工作。履行完备手续，在各单位、各部门因为工作需要，确实需要查阅或借阅工程档案的，必须按照集团公司关于涉密档案的相关规定和工作程序办理完备的手续；在借阅使用工程档案是，经办人要负责保证资料的完整、不损坏、不丢失、不泄密，档案管理人员要及时催缴查收借出的档案，借阅使用档案的经办人有责任和义务将所借档案在预定时间内归还档案管理部门。如果因为工作需要不能及时归还时，要以书面形式说明原因并履行档案续借手续。严格注意保密，【在因为工作需
9、要复印工程档案时，必须按照先由本单位领导确认，并经该类档案管理部门主要领导或主管领导签字同意后，再报请上级主管领导批准后，方可以复印；对于涉及企业的保密性的技术类工程档案，应该加盖保密印鉴，原则上任何人不得复印。由于工作需要，确实需要复印的，必须经过厂主要领导（工程指挥）或厂主管领导（工程指挥授权的副总指挥）同意方可进行，以切实保证不失密、不泄密。及时收集整理，在遇到由于工作原因，需要发放到施工单位、监理单位及各单位、部门的工程档案等，应由档案主管部门登记填写工程档案发放登记表并由接收人员签字，以备查验，同时，领取单位要由专人妥善保管工程档案，确保其不丢失、不损坏。特别需要强调的是，应该严禁个
10、人独占和私藏工程档案而影响工程建设现象，避免造成共享资料得不到共享和普及。另外，要认真做好工程档案的保管和检查制度，要以半年或一年为阶段，进行阶段性的全面检查和清理，做到账档一致，如出现丢失、被盗、泄密，应立即上报并采取措施作出妥善处理。 第五节 要明确工程档案意外责任主要包括档案管理人员的责任、借阅人责任和管理责任三种。对于未执行有关工程档案管理制度，私自为他人提供工程档案，造成工程档案缺失、损坏、外流，给工程建设和企业造成一定损失的管理人员，要根据国家相关法律法规的规定、根据集团公司和企业工程建设有关档案管理工作的相关规定要求，视情节轻重，给予责任人处分；对于对借阅工程档案保管不当，造成其
11、损坏、丢失或泄密，给工程建设造成损失和影响的借阅人员，要视情节轻重给予处分，触犯刑律的，移交司法机关查处；对于因对档案管理人员教育和管理不到位，造成工程档案损失或泄密的，要追究其领导和管理责任。第二章 管理职责和要求长期以来，我场基建工程的资料管理混乱，规划、设计、预算、招标、合同、施工、竣工、验收、结算、决算等过程资料不齐全。作为工程技术人员，为更好地在工程管理中发挥自己的才干，积累丰富的业务知识，要求全科人员必须重视工程资料的收集与管理：1. 设计、预算等材料统一由套表人员在套表完成后整理、装订一式二份，一份自留，一份交副科长复核，经副科长复核后的材料再由科长审核，加盖基建科公章后提交总场
12、主管领导处审定。2 .经场领导审定通过的设计、预算等材料退回基建科时，由科领导、该工程的工程师商定并由工程师书面委派现场施工员,受委派的现场施工员即将设计、预算等材料复印一式三份，资料原件交副科长保存。3. 符合进行招标的工程，由现场施工员按本方案第四节“工程招标投标”及本节相关规定编制招标文件。4. 现场施工员须根据以下各方相关责任，督促相关人员做好各期工程资料，按规定时限收集整理。5.建设工程档案的管理涉及到建设单位、监理单位、施工单位等以及地方城建档案管理部门。对于一个建设工程而言，归档有三方面含义：（1）设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向场基建科受项目工程师委派
13、的现场施工员移交；施工员汇总整理。（2）建设、设计、施工、监理等部门将本部门在工程建设建设中形成的文件向场档案管理机构移交；（3）如果有必要，场档案管理机构按照现行建筑工程文件归档整理规范（GB/T503282001）要求，将汇总的该建设工程文件档案向乐业县城建档案管理部门移交。第一节 通用职责（1）工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。（2）工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。（3）工程档案资料进分级
14、管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作。（4）对工程档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。第二节 基建科职责（1）在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；（2）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；（3）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作； （4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单
15、位立卷归档的工程档案；（5）在组织工程竣工验收前，应提请场档案管理部门对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；（7）必须向参与工程建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全；提供原始资料可适当收取工本费，收费标准按照所在地相关文件执行。（8）督促承包单位、监理单位（工程有监理时）组织工程档案的编制工作；负责组织竣工图的绘制工作， 第三节 施工单位职责（1）实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设立专门的部门（专人）负责收集和整理。
16、（2）建设工程实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交，各承包单位应保证归档文件的完整、准确、系统，能够全面反映工程建设活动的全过程。（3）按照施工合同的约定，接受基建科的督促进行工程档案的组织、编制工作。（4）按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交基建科进行工程竣工验收。（5）负责编制的施工文件的套数不得少于两份，但应有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关要求确定。如我场对施工文件的编制套数有特殊要求的，另行约定。 第四节 质量要求
