新华百货(600785)会计管理制度总则银川新华百货商店股份有限公司 会计管理制度总则 第一条 为了适应市场经济及建立现代企业制度的需求，加强银川新华百货股份有限公司(简称本公司）会计会计管理工作，提高会计管理水平，建立健全内部会计管理制度，提高经济效益,根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《企业会计报告条例》、《企业内部控制制度基本规范》、《公司法》、《证券法》等法律、法规、规章制度的规定和要求,结合本公司会计会计管理的实际情况,制定本制度 第二条 本公司会计管理的目的包括: 一、保证资产的安全、完整； 二、保证公司生产经营活动的合法性、合理性、有效性和经济性; 三、保证公司会计信息及各种管理信息的准确性、及时性、全面性； 四、保证公司经营目标的实现 通过加强会计管理，规范公司运行机制，建立权责分明,管理科学,控制有力，激励充分的内部会计制度，提高会计管理水平，提升公司核心竞争力和企业价值，以良好的业绩回馈股东和社会 第三条 本公司会计管理坚持“以预算管理为中心，以资金管理为手段，统一管理，分级核算”的原则 “以预算管理为中心”即资金的收支、费用的支付、物品的供应与销售及对外投资等均应按照预算进行，以预算控制本公司的经营行为。
“以资金管理为手段”即实行资金高度集中管理,收支两条线，严格资金计划管理和有偿使用,严禁以收抵支 “统一管理，分级核算"即在统一资金管理、统一购销管理、统一财会机构和人员管理、统一会计管理制度、统一会计核算办法的基础上，各单位、各分支机构分别建账，独立核算 第四条 本公司会计管理主要包括： 一、预算管理 二、资金管理 三、存货管理 四、对外投资管理 五、投资项目工程管理 六、固定资产管理 七、无形及其他资产管理 八、采购及付款管理 九、成本费用管理 十、工资薪金管理 十一、销售及收款管理 十二、税金管理 十三、所有者权益管理 十四、会计会计报告 十五、分支机构管理 十六、内部审计及内部稽查 十七、财会信息化管理 十八、会计基础工作规范 十九、会计机构与人员管理 第五条 本公司各部门、全资子公司、控股子公司及由本公司实质控制的企业和单位组织均执行本制度 第六条 本制度自公司董事会、股东大会审议通过起执行，具体解释权归会计部 银川新华百货商店股份有限公司 会计档案管理制度 第一条 会计档案是指会计凭证，会计账簿和会计报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 第二条 会计档案是公司的重要档案资料，设专人妥善保管，出纳入员不得兼管会计档案。
第三条 公司会计部对每年形成的会计档案应按照归档的要求定期收集,审查核对,整理立卷，编制目录，装订成册，并于会计年度终了，将应当归档的会计档案，交档案管理人员存入档案室保存 第四条 会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便.同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损，散失和泄密 第五条 保存的会计档案应严格调阅手续本公司人员调阅档案，经主管会计人员批准后，方可调阅并建立调阅记录,归还时注明.公司外部人员调阅会计档案，要有正式介绍信，经会计部部长或会计总监批准,详细登记调阅的档案名称、调阅日期、调阅人员的姓名和工作单位，调阅理由、归还日期等. 第六条 会计档案必须按照国家档案局与财政部规定的期限保管具体保管期限见下表,各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起 顺序号 档案名称 保管期限 备注 一、会计凭证类 1 原始凭证 15年 2 记账凭证 15年 3 汇总凭证 15年 二、会计账簿 4 总账 15年 5 明细账 15年 6 日记账 15年 现金银行存款日记账25年 7 辅助账 15年 8 固定资产卡片 固定资产报废清理后保管5年 9 涉及外事的账簿 永久 三、会计报告 10 月、季度会计报告 5年 包括文字分析 11 年度会计报告 永久 包括文字分析 四、其他类 12 会计移交清册 15年 13 会计档案保管清册 25年 14 会计档案销毁清册 25年 15 银行存款调节表 3年 16 资产盘点表 3年 17 工资表 15年 18 纳税申报表 5年 第七条 会计档案的移交 一、公司合并、撤销时，随同公司的全部档案一并移交给指定的单位，并按规定办理交接手续。
二、会计人员交接时,必须将所保管的财会档案全部编制移交清册并按清册移交清楚,不得封包移交，更不得随身带走 第八条 财会档案的销毁 财会档案保管期满，需要销毁时，由本公司会计部门提出销毁意见，严格审查， 编造财会档案销毁清册，经会计总监鉴定审查，报经上级主管单位批准后销毁对于 其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清 债权债务时为止 第九条 电子档案的管理 一、电子档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的 会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记帐凭证、会计 帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据； 二、档案的保管环境要做到防盗、防磁、防潮、防污染、防有害生物 三、为了防止储存环境发生不安全情况，磁性介质会计档案应当备份一式三份， 由档案管理员储存在不同地点，档案管理员二份、系统管理员一份 四、采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁 性介质损坏，而使会计档案丢失. 五、所使用会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保 管期截止至该软件停止使用或有重大更改之后的五年。
六、对外单位原则上不提供源程序和有关保密文件 第十条 违反本制度按《员工手册》相关规定处理 第十一条 本制度自公司董事会、股东大会审议通过起执行，具体解释权归财 务部. 银川新华百货商店股份有限公司 会计工作交接管理制度 第一条 会计人员定期岗位轮换及调动、离职时，必须办理工作交接手续.未办清交接手续的，不得调动或离职 第二条 接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了事项 第三条 离职会计人员办理移交手续前，必须及时做好以下工作： 一、已受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕 二、未登记账目应当登记完毕，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章 三、整理应该移交的各项资料，对未了事项写出书面材料 四、编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、会计软件及密码、数据磁盘及有关资料等 第四条 会计人员办理交接手续时，必须有监交人负责监交一般会计人员交接，由会计部部长负责监交；会计部部长交接,由公司会计总监或其授权代理人负责监交 第五条 移交人员在办理移交时，要按移交清册逐项移交；接替人员要逐项核对查收 第六条 移交人员从事会计电算化工作的，要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接. 第七条 会计部部长及以上级别的会计人员移交时，还必须将全部会计会计工作、重大会计收支和会计人员的情况等向接替人员详细介绍。
对需要移交的遗留问题,应当写出书面材料. 第八条 交接完毕后,交接双方和监交人员要在移交注册上签名或者盖章，并应在移交注册上注明：单位名称，交接日期，交接双方和监交人员的职务、姓名，移交清册页数 以及需要说明的问题和意见等移交清册一般应当填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份. 第九条 接替人员应当继续使用移交的会计账簿,不得自行另立新帐，以保持会计记录的连续性 第十条 违反本制度按《员工手册》相关规定处理 第十一条 本制度自公司董事会、股东大会审议通过起执行,具体解释权归会计部 银川新华百货商店股份有限公司 会计信息管理系统管理制度 第一章 总则 第一条 为了确保会计管理信息系统的安全与正常运行,加强系统软、硬件管理，特制定本制度 第二条 会计管理信息系统必须选用经相关财政部门评审认可的商品化会计软件，本公司使用的会计管理软件是北京用友软件股份有限公司开发的用友 ERP-U8 管理平台(861版）. 第三条 会计部部长为公司会计信息管理系统主要责任人. 第四条 设系统管理员一名，负责系统运行环境的建立和维护，与软件开发商联系，及时解决系统运行中发生的问题，对整个系统的运行情况及软件使用情况按日记录，进行数据的备份和恢复，维护系统的正常运行。
第五条 系统管理员的设置及变更由会计部部长提出，会计总监审批. 第二章 运行环境 第六条 确保机房安全, 配备各项安全设施，做好防水、防火、防磁、防盗等工作 第七条 定期对有关设备进行保养,保持机房和设备整洁卫生，建立卫生值日制度 第八条 定期对硬件进行检查，以保证计算机系统安全正常运行，防止发生意外 造成数据丢失或破坏 第九条 系统硬件配备一台服务器，站点根据人员配置确定 第十条 软件安装由系统管理员实施，原版软件由系统管理员妥善保管安装相关的工具软件应通知系统管理员，会计部部长审批后方可进行安装确保计算机网络系统的安全和正常运行由于业务需要确需增加硬件报会计部长审批，由系统管理员实施安装，禁止未经允许私自添加硬件 第十一条 根据业务需要购买和安装系统防护软件,健全计算机病毒防范措施，定期由系统管理员对在用设备进行病毒检测，软件及时进行更新升级，严禁病毒通过网络进行传播. 第十二条 出现系统故障和网络病毒，应及时通知系统管理员处理，如系统管理员处理不了,通知公司信息中心或软件开发商提供支持，并在系统日志上登记故障原因及解决方案 第十三条 会计软件进行升级和计算机硬件设备进行更换等工作，由系统管 理员提出申请，会计部部长审核，报会计总监批准方可实施。
在软件升级和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由会计部部长指定专人进行监督 第三章 权限及角色分配 第十四条 会计部部长根据岗位分工需求分配系统权限，系统管理员负责实施，任何人不得随意变动、扩大权限 第十五条 系统管理员要严格控制服务器及主控数据库的口令，防止非法修改数据文件 第十六条 新增用户或扩大用户权限需经会计部部长审批，由系统管理员实施 第十七条 操作人员离职后，应尽快注销用户，并登记备案. 第四章 日常操作 第十八条 操作人员取得《会计电算化知识培训合格证书》后,方能操作会计信息管理系统 第十九条 严格遵守本制度的相关规定，按照业务流程规范操作，做好使用权限内的各项工作 第二十条 任何登记入账的经济业务都必须填制记账凭证，摘要区要规范填入.在机器上填制的记账凭证编号应当连续，核对无误后交审核人员复核.第十八条 每次操作完毕,应及时做好数据备份和数据存档工作,各自的备份数据应妥善保管 第二十一条 对操作密码要严格管理，操作人员应不定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件 第二十二条 操作人员离开办公室。