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1、Execl2000使用技巧（三）2005年2月5日作者：洪鼎文化中心浏览选项： 本文已被浏览283次如果要创建一个数据透视表，可以使用“数据透视表和数据透视图向导”来查找和指定要进行分析的源数据并创建透视报表框架。然后就可以通过“数据透视表”工具栏在该报表框架中任意排列数据。“数据透视表和数据透视图向导”使得数据透视表的创建既简单又快捷。下面我们以一个实例来说明创建数据透视表的步骤。假设我们已经做好了一个有关销售业绩的数据清单，如图3-5-1所示。现在就可以按照下面的操作步骤一步步进行：1）单击数据清单中的任一单元格。2）单击“数据”菜单选项中的“数据透视和图表报告”命令，在弹出的“数据透视表
2、和数据透视图向导3步骤之1”对话框中，选择“MicrosoftExcel数据清单或数据库”及“数据透视表”这两个单选项，见图3-5-2所示。上述两个选项表明，我们创建的将是基于Excel数据清单的数据透视表。当然，也可以进行其他项的选择，图3-5-2中各选项按钮的说明如下：“MicrosoftExcel数据清单或数据库”：以工作表中按列组织的数据创建数据透视表。此选项按钮为缺省设定。“外部数据源”：以存储在外部数据库中或文件中的数据创建数据透视表。“多重合并计算数据区域”：以Excel工作表的多个区域中的数据创建数据透视表。“另一数据透视表或数据透视图”：在相同工作簿中，以另一个数据透视表中的
3、数据创建数据透视表。3）单击“下一步”按钮，在弹出的“数据透视表和数据透视图向导3步骤之2”对话框中，选中数据清单区域（一般情况下是自动选中，也可以在对话框中单击“浏览”按钮，从其他Excel工作簿中选择数据清单区域）。该数据清单区域就作为所要创建的数据透视表的数据源。4）单击“下一步”按钮，弹出“数据透视表和数据透视图向导3步骤之3”对话框。完成上述步骤后，Excel在源数据工作表的前面添加了一个新工作表“Sheet5”，并在此工作表中按照我们的选择放置数据透视表，新工作表的屏幕显示。同时屏幕上还显示出“数据透视表”工具栏，在工具栏中列出了选定数据区域中的所有字段。此时用户可以按照屏幕上的提
4、示将工具栏上的各字段拖到数据透视表上相应的分页字段、行字段、列字段和数据项的位置上，操作完成后便创建成功了一个数据透视表。例如，我们可以创建这样一个数据透视表：1）在“数据透视表”工具栏中，点击“时间”按钮，并将其拖至工作表最上方的“页字段”处；2）在“数据透视表”工具栏中，点击“产品名称”按钮，并将其拖至工作表的“列字段”处；3）用同样的方法，将“分支机构”、“销售人员”按钮依次拖至工作表左侧的“行字段”处；将“销售额”拖至中央的“数据项”处。得到的结果如图3-5-6所示。现在我们已经创建完成了一个数据透视表。在这个数据透视表中，可以看到各种汇总结果。例如，北京分公司销售人员刘东销售组合沙发
5、的总销售额为132350元；深圳分公司销售所有产品的总金额为464750元，等等。我们仔细观察一下这个数据透视表，还可以发现，在页字段“时间”的右面单元格（B1）的右侧有一个下拉箭头按钮，点击这个按钮，可以查看不同时间段中的各种汇总数据。例如，单击“二季度”选项，然后单击“确定”按钮，数据透视表中显示的是二季度的汇总数据。用同样的方法可以查看各个季度的统计数据。当然，要想查看全部数据的统计结果，选择下拉列表中的“（全部）”选项即可。在“数据透视表和数据透视图向导3步骤之3”对话框中有一个“版式”按钮，单击这个铵钮，屏幕上显示出“数据透视表和数据透视图向导版式”的对话框。在这个对话框中，各个字段
6、名均排列在右边，我们可以直接用鼠标将各字段名分别拖至页字段区、行字段区、列字段区和数据字段区，从而完成数据透视表的版式设置。这种操作方法与Excel97版本的操作非常类似。3.5.2编辑数据透视表创建完成数据透视表后，我们还可以调整它的版式，可以根据需要重新选择各行字段和各列字段，也可以像在普通数据表中那样进行格式排版、增加或者删除记录等各项操作。1修改数据透视表版式修改数据透视表版式的操作非常简单，只需用鼠标拖动数据透视表或“数据透视表”工具栏中的字段按钮和字段标题即可。也可以在“数据透视表”工具栏中单击“数据透视表向导”的按钮，在弹出的“数据透视表和数据透视图向导3步骤之3”对话框中单击“
7、版式”按钮，然后在弹出的“数据透视表和数据透视图向导版式”对话框中进行调整。如果数据透视表包括源数据中的不同字段，就可以添加或删除字段。如果数据透视表有大的页字段分组，可以按照行或列排列它们。无论怎样更改数据透视表版式，都不会影响到源数据。（1）拖动字段或数据单元格更改版式在进行更改前，先单击数据透视表报表以显示出每种字段类型区域的蓝色边框。如果在屏幕上看不见蓝色边框，可以在“数据透视表”工具栏中单击靠右边的“显示字段”按钮，以确认该按钮处于按下的状态。当我们想要显示或隐藏“数据透视表”工具栏中的字段按钮时，也可以点击这个按钮。1）作移动字段的更改如果要移动某字段及其相关的所有数据项时，可以将
8、该字段按钮拖动到新的位置。例如，在销售统计表的数据透视表中，要将“分支机构”字段作为行字段，可以将原来在数据透视表中处于列字段位置的“分支机构”按钮，或“数据透视表”工具栏中的“分支机构”按钮拖曳到行字段区域中去，见图3-5-10所示。将“分支机构”字段从行字段的位置移到列字段的位置后的数据透视表，如图3-5-11所示。2）作删除页、行或列字段的更改如果要删除页字段、行字段或列字段，只需将该字段按钮拖动到数据透视表报表区域之外，当鼠标箭头旁出现一个红叉图案时，松开鼠标按键就可以了。除此之外，也可以在要删除的字段上单击右键，然后在弹出的快捷菜单中单击“隐藏”命令。一旦删除了某个字段，与之相关联的
9、数据也就随之从数据透视表中被删除了，不过源数据工作表并不会发生变化。另外，尽管该字段被删除了，但该字段按钮仍然会显示在“数据透视表”工具栏中，因此还可以继续使用这个按钮。例如，在销售统计表的数据透视表中，如果想要删除行字段“分支机构”，只需将数据透视表中的“分支机构”按钮拖到数据透视表区域之外的任何地方就可以了。删除“分支机构”字段之后的数据透视表。3）创建新的页字段如果想要创建页字段，可以将字段按钮拖动到数据透视表报表左上角单元格之上的页字段区域中去。如果由于报表中的行字段或列字段从第1行/列开始因而没有页字段区域，则可以在“数据透视表”工具栏中单击“数据透视表向导”按钮，然后在弹出的“数据
10、透视表和数据透视图向导3步骤之3”对话框中单击“版式”按钮，再在弹出的“数据透视表和数据透视图向导版式”对话框中创建页字段。4）改变字段项的排列次序如果要移动某字段项以使字段项的排列次序发生变化，可以单击该项的标志，然后将鼠标指向该单元格底部的边框，当指针的形状变成箭头时，就可以拖动该单元格了。此时可将单元格拖到想要放置的新的位置处，从而改变各字段项的排列次序。例如，要将销售统计表的数据透视表中有关“组合沙发”的销售数据移动到“真皮靠背椅”之前，首先单击“组合沙发”标题，然后用鼠标拖动该单元格底部的边框。随着鼠标的拖动，会出现一个灰色的“I”字形粗线，用以表明该字段要移动到的位置。当“I”字形
11、粗线出现在“真皮靠背椅”之前时，松开鼠标即可，如图3-5-13所示。5）更改数据字段的显示顺序如果在数据透视表中有多个数据字段（如本例中的“销售额”字段），那么数据字段的显示顺序也是可以更改的，这时只需用鼠标右键单击数据字段，并指向快捷菜单上的“顺序”子菜单，然后使用“顺序”子菜单上的命令将字段移到所需的位置上去。需要注意一点的是：如果用户更改了与某个数据透视图报表相关联的数据透视表报表的布局，这将会影响到数据透视图报表的布局。例如，如果将数据透视表报表中的行字段和列字段进行了交换，那么数据透视图报表中的分类和系列也将随之进行交换。另外，如果更改了数据透视表报表，则某些数据透视图报表的格式有可
12、能会丢失。（2）在行或列中安置数据透视表页字段如果在数据透视表中设有多个页字段，则可以通过拖动页字段按钮的方式来改变其排列顺序。如果要设置将页字段依次放在一行或一列中，可以按以下的操作步骤进行：1）在数据透视表中任选一单元格。2）单击“数据透视表”工具栏中“数据透视表”菜单中的“表选项”命令。3）在“页面布局”下拉框中，选择页字段排列的顺序，如图3.5.14所示。4）在开始另一行或另一列之前，在“每行字段数”或“每列字段数”输入框中，输入当前行或当前列所要包含的页字段数目。2添加和删除记录在数据透视表中，用户也可以只查看数据清单中的部分数据的汇总结果。例如在数据透视表中删除“会议桌”的有关数据
13、，或者只在数据透视表中查看“三季度”的数据。然而，无论是在数据透视表中添加记录还是删除记录，都不会影响到源数据。（1）显示或隐藏数据透视表报表中行和列字段中的项我们用一个实际的例子来说明操作过程。假如要删除“产品名称”字段中的“会议桌”项，具体的操作步骤如下：1）在数据透视表中，单击要隐藏或显示其中某项的字段右侧的下拉箭头（本例中，单击“产品名称”字段右侧的下拉箭头），如图3-5-15所示。2）凡是要显示的项，则选中该项所对应的复选框；凡是要隐藏的项，则清除该项所对应的复选框（本例中，需清除“会议桌”项对应的复选框）。如果要显示或隐藏没有任何数据的项，可以双击该字段按钮，然后在弹出的“数据透视
14、表字段”对话框中，选中或清除“显示空数据项”复选框。例如，如果一季度没有销售量，则只有当选中了“显示空数据项”复选框时，才能显示一季度的项，否则就不显示。注意：如果显示或隐藏了与某个数据透视图报表相关联的数据透视表报表中的项，则某些数据透视图报表的格式有可能会丢失。（2）显示数据透视表字段的前几项或后几项在应用数据透视表时，不一定非要显示字段中的全部项。用户可以根据具体的需要，选择显示字段按某种指标排列的前几项或后几项，如显示销售量最大的前10项产品或费用支出最低的3个分公司等。例如，在销售统计表的数据透视表中，可以利用这种方法找到季度销售额最高的产品是哪一种产品，并且在数据透视表中仅显示与该
15、产品相关的数据。具体操作可按如下步骤进行：1）在数据透视表中，双击“产品名称”字段。2）在弹出的“数据透视表字段”对话框中，单击“高级”按钮。3）在“数据透视表字段高级选项”对话框中，单击“自动显示选项”下的“自动”选项按钮。4）单击“显示”下拉框中的“最大”选项，并在其右侧框内，输入数字“1”，如图3-5-16所示。5）单击“使用字段”框中的某一字段（该字段包含用来决定前几项或后几项的数据）。本例中，接受默认的字段“销售额”，然后单击“确定”按钮。完成上述步骤后，得到如图3-5-17所示的数据透视表。从透视表中可以看到，销售统计表中，季度销售额最高的产品是“会议桌”。在数据透视表中显示的是有关“会议桌”的所有数据，而其他的数据项则被隐藏起来了。如果要取消对数据项的隐藏，在“数据透视表字段高级选项”对话框中的“自动显示选项”标题下单击“人工”选项按钮，然后单击“确定”按钮就可以了。注意：如果在与某个数据透视图报表相关联的数据透视表报表中显示前几项或后几项，则某些数据透视图报表的格式有可能会丢失。（3）显示或隐藏数据透视表页字段中的项如果在销售统计表的数据透视表中，想要隐藏页字段“时间”中的一项“二季度”，具体的操作可按如下步骤进行：1）在数据透视表中，单击页字段“时间”按钮，然后单击“数
