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1、办公室接待手册办公室内部使用2010年11月编制目 录一 会 议 流 程3（一）、会前3（二）、会中5（三）、会后6（四）、宴请7（五）、一般来访客人接待9二 小型简单接待流程11三 大、中型会议接待12四 参观路线13五 会议准备事项表14附件一 318会议室座次图16附件二 312 505 302 会议室座次16附件三 餐厅二楼礼堂座次17附件四 宴会席次的安排18一 会 议 流 程（一）、会前1、会前联络1.1与参会方联络人员充分沟通（电话/网络/见面）1.2确定参会方的参会人员及参会人数1.3确定参会方到达时间，会议开始时间，大约结束时间1.4确定参会方前来方式（是否需派车迎接/共来几
2、辆车）1.5是否有特殊客人（如少数民族、残疾人士及与会者家属等的安排及接待）1.6是否有外国客人，确认国籍1.7确认是否需要就餐住宿1.8制定会议方案或草案（如有必要可与参会方确认会议接待方案）2、会议准备2.1发出会议通知。会议内容（名称/性质/要求/会议日程安排。会议时间/地点/与会人员范围）2.2组织会务班子，明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。2.3如果需要，印制会议凭证。（如出席证、参观证、工作证、请柬等，视具体情况）2.4交通工具的组织安排（接送或参观车间）2.5确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确2.6会场的清洁、布置和座席安排2.7准备好会议所需要
3、的会议资料，会议用品，会议演讲稿，公司介绍资料（包括企业画册、企业文化手册、企业报等）等会议相关物品2.8开会所需的各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，提前进行调试检查，确保使用正常2.9明确各项工作具体参会负责人员（制作联系通讯录，方便及时沟通协调）以下视具体情况而定（可参考所附会议准备事项表）：2.11提前做好大门、办公楼、厂区、车间、指示牌，及会场会议条幅等2.12香烟/鲜花/水果服务的准备2.13参观车间使用的安全帽准备2.14与外商进商务谈判，摆放两国国旗2.15准备赠送的礼品2.16预定就餐酒店，菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等2.1
4、7掌握会议当天的气象情况做好应对准备2.18提前确认参会者（客户）的参观及行程以便提前做好安排2.19如需住宿，预订的酒店、楼层、房间及房间号确认（二）、会中1、会议接待1.1会前一小时再次检查会场的各项准备情况1.2开空调，调节会场温度1.3会前与参会方联络人员联络，落实与会人员出席情况及准确到达时间1.4通知门卫，做好迎接准备1.5参会方即将到达前通知高层领导到指定的地点迎接（特殊情况）1.6为参会领导把扶车门，请领导下车1.7引导参会人员到会场或休息室，并代领导将外套、帽子等挂到衣架上（较寒冷时节）1.8休息室、会议室服务（香烟/茶水等）1.9落实主席台领导、发言人是否到齐1.10按预定
5、方案组织与会人员依次就座1.11会议开始前5分钟协助公司领导引导参会方领导到会场指定位置就座（特殊情况）1.12做好会议记录、录音、摄影、摄像等工作1.13做好会中茶水服务（特殊情况如坐席间距小倒水困难、会议无关人员避免参与的情况下每一或二桌备一瓶热水，与会人员自助茶水）1.14隔10至15分钟倒一次水，水到七至八分满1.15会中待命，随时应对突发情况（三）、会后1、参观、送行、旅游及其它服务1.1参观车间安全帽、鞋套的发放1.2车间内参观路线的引导1.3参观车间完毕，安全帽的收回，返回会议室的引导（是否乘车）1.4会后合影1.5会议将要结束前通知司机理顺车辆，安排车辆送行1.7会议结束到一楼
6、大厅送行1.8旅游景点推荐、车辆准备及行程安排1.9安排就餐（与对方联络人员确认是否有特殊人员(回民、外国客人饮食习俗)等）1.10确认用餐时间1.11礼品的赠送（视情况而定，也可会前由司机代领，或在会场当场赠送）2、会议汇总2.1会议结束后收回会场所留材料，检查是否有参会人员遗留物品2.2会议结束后对与其有关的一切图文、声像材料进行收集、整理2.3会议文件的清退、消毁、归档工作2.4会后协调总结，形成文件2.5做好会议报道工作2.6附： 会议室座次附件一 318会议室座次图 附件二 312会议室座次图 附件三 二楼礼堂座次图 附件四 宴会席次表（四）、宴请1、预订酒店1.1确定参加宴会的人数
7、、身份、性别、民族，外商的国籍、风俗等信息，是否有特殊要求1.2合理确定接待规格1.3确定宴会的主陪、副主陪、主宾、副主宾1.4预订合适大小的包间1.5明确预订的包间名称、号码、楼层1.6香烟/白酒/红酒/矿泉水各准备适量1.7提前到酒店根据实际情况，可自行点餐或由酒店提供用餐标准1.8准备席间赠送的礼品1.9附后：宴会席次的安排 2、宴会接待2.1提前抵达酒店或坐行程引导车率先到达，做好迎宾服务2.2引领宾客到达宴会厅房间或临时休息室2.3帮助来宾脱挂外套、帽子并挂到衣架上（较寒冷时节）2.4宴会开始前未入就餐座时应有身份相应人员陪同、照料客人，服务人员及时递送饮料2.5安排主宾、副宾、主陪
8、、副陪入座（如有年长者或高级别领导在场按照具体情况）2.6可观察餐巾叠放样式确定主陪坐位2.7引领宾客相继入座就位，为宾客斟酒2.8开始上第一个热菜时宴会开始2.9主陪致祝酒词，副陪致祝酒词（一般各带三个酒，按酒杯大小及具体情况定一杯酒的饮用次数）2.10服务人员随时注意席间宾客是否有需要提供服务的事项（如餐具更换、茶水、斟酒、烟灰缸、打火机等，可即时协调酒店服务员）2.11上菜有公箸、公筷、公勺的菜品，可用公用餐具为客人取菜（禁止用个人使用的餐具取菜）2.12宴会上到果盘时，服务人员可以点主食并结账2.13通知随同司机，调整车辆随时准备到酒店门口接送2.14宴会在主陪与主宾用完水果起立时，宣
9、告结束3、宴会后送行3.1先安排车辆送宾客，为宾客送行或送达住宿酒店3.2安排车辆送主方领导3.3接待结束3.4附：会议准备事项表（五）、一般来访客人接待1、一般程序 1.1客人来访时，起立、面带微笑，礼貌问候。1.2委婉并礼貌的询问客人所在单位、姓名、职务，来访的目的。 1.3为客人指明所到部门具体路径或引领客人到会议室稍候。1.4会议室内为客人倒上茶水1.5通知相关部门客人来访及客人大体信息。1.6送客。2、要求见领导的客人2.1客人来访时，起立、面带微笑，礼貌问候。2.2委婉并礼貌的询问客人所在单位、姓名、职务，来访的目的。 2.3有预约的客人，应该热情地请他们到会客室就座，并给他们倒上
10、一杯茶，稍作休息，而后马上告诉领导，再按领导的指示接待、安排。2.4来访目的，相关部门可以解决的，可以为客人指明到相关部门的路径2.5推销员类来访，可请他们到相关部门或留下资料及联系方式回头请领导过目，以后联系。2.6对来访者的无理要求或错误意见，应有礼貌地拒绝2.7其他不速之客。这种情况，要先请对方报上姓名、单位、来访目的等基本资料后，再去请示领导，由领导决定是不是会见。3、特别注意的情况3.1涉及推销产品、事务纠纷、投诉之类的来访者应坚决挡驾，并告知对方可以去相关的职能部门解决。3.2对于涉及业务洽谈、人才流动、产品开发等类的来访者，应婉言回绝对方面见领导人的要求，可答应约见，须预先登记，
11、包括什么时候、谈什么问题、所需时间，最终由领导决定是否面见。3.3对那些执意不肯吐露真情，不说明身份，不说明来访目的一心认准了要见领导的造访者，接待人员应明确并委婉的告诉对方，如无法告知具体情况无法为其安排。应予挡驾而不可引见给领导。4.1来访人员为公司股东、律师、法院、媒体等涉及公司经济运行及公司形象的外部人员时，尽量避免回答他们提出的关于公司这两个方面的问题。立即联系相关部门进行接待，由他们负责解释、回答。4.2公司内部员工有问题要上访公司高层领导的，将他们所反映的问题详细记录，及时报领导审阅，根据领导安排约定时间反映、汇报。4.3电话咨询公司有关经营及组织机构情况的，应当询问对方单位、职
12、务、姓名、所为目的等信息。婉言提出借口，转接相关部门回答。二 小型简单接待流程一、 会前联络1、 确定来客单位、来客身份、来客人数2、 客人到达时间、接待领导、接待地点（会议室） 二、会议准备 1、通知门卫来客信息2、准备好会议室（茶水、烟、室温等）3、准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿，公司介绍资料（包括企业画册、企业文化手册、企业报等）等会议相关物品4、告知接待的人员来客信息（来客身份、到达时间、接待地点等）5、请示领导是否需准备赠送的礼品及参观车间，是否安排就餐。三、会中1、引导参会人员到会场或休息室，并代领导将外套、帽子等挂到衣架上（较寒冷时节）2、休息室、会议室服务（香
13、烟/茶水等）3、做好会议记录、录音，通知宣传部门做好摄影、摄像等工作4、会中茶水服务（特殊情况如坐席间距小倒水困难、会议无关人员避免参与的情况下每一或二桌备一瓶热水，与会人员自助茶水）5、隔10至15分钟倒一次水，水到七至八分满6、会中待命，随时应对突发情况四、会后1、安排车辆为客人送行2、接待结束三 大、中型会议接待一、会前1、会前联络1.1与参会方联络人员充分沟通（电话/网络/见面）1.2确定参会方的参会人员及参会人数1.3确定参会方到达时间，会议开始时间，大约结束时间1.4确定参会方前来方式（是否需派车迎接/共来几辆车）1.5是否有特殊客人（如少数民族、残疾人士、会者家属、外籍客人等的安
14、排及接待）1.6确认是否需要就餐住宿1.7制定会议方案或草案（如有必要可与参会方确认会议接待方案）2、会议准备2.1发出会议通知。会议内容（名称/性质/要求/会议日程安排。会议时间/地点/与会人员范围）2.2组织会务班子，明确工作职责2.3如果需要，印制会议凭证或席签2.4交通工具的组织安排（接送或参观车间）四 参观路线一、 短路线二、 长路线三、 详细参观讲解路线五 会议准备事项表序号项目备注1 会议通知2 会议议程3 提前清洁会场4 大厅电子屏幕 指示牌 会议条幅5 企业画册 文化手册 企业报 企业宣传光盘 产品样本6 所需准备会议资料复印足够份数7 电脑 投影仪 幕布 音响 宣传影片 8 矿泉水 水果 湿巾 9 香烟 烟灰缸 打火机 10 茶叶 茶杯 杯垫 热水 抽纸 11 席签 话筒 签到薄 部门区域标示12 会场布景花 座席桌面鲜花13 外商国旗 咖啡
