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1、总经办秘书岗位服务标准化.10 总经办部门职能及岗位描述 一、总经办部门职能 1、部门名称：总经办 2、直接上级：总经理 3、下属岗位:总经理助理、总经理秘书 4、部门本职：工作落实、执行 5、主要职能： （1）严格贯彻执行总经理经营管理思想。 （2)监督、督促、检查公司各项决议事项的落实执行。 二、总经理助理岗位描述 、职务名称:总经理助理 2、直接上级：总经理 、直接下级:总经理秘书 4、本职工作:在总经理授权下，行使协调各部门工作，对公司日常办公秩序、行政文书、材 料供应、财务往来、对外政府及公共关系等全过程的管理权限，并承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务。 5、直接责任：
2、(1)落实执行总经理下达的任务及会议决议事项。 （2）解码各阶段工作目标，及时、准确地向总经理反馈公司动态，及时提出建议性意见。 （3）负责公司年度综合性资料撰写，草拟公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿。 (4)及时收集和了解各部门的工作动态和有关的业务工作，掌握全公司主要活动情况, 编写公司年度大事记。 (5)协助行政人事部建立优秀的、富有“格调”文化的企业文化。负责组织公司员工各 类专业知识培训及职业道德教育工作，开展年度总结评比和表彰活动.(6）统筹各项目小组(s、erp等等）指导性的工作。 (7）负责经营性层面的重大会议管理，且负责拟好每周管理例会的议题。 (8)协助及参与公司发展
3、规划、年度经营计划等草拟和编制。 (9)参与公司重大决策事项的讨论。 （10)督促其它部门提供准确的报告、计划及相关统计数据。 （11)制订下属的岗位描述,向下属授权,指导下属完成相应任务。检查下属工作，定期 做出评定。 ()解决下属提出的问题和困难。 6、领导责任。对公司的各项决议事项的落实、执行负有监督、督促、检查责任。 7、主要权力。监督权、督促权、检查权、奖惩建议权。 8、管辖范围。公司各部门及分公司。 9、工作考核:岗位绩效考核 10、基本素质要求。(1）大学本科以上学历。（2)公正、正直。 (）具有良好的综合素质。 三、总经理秘书的岗位描述 1、职务名称:总经理秘书 2、直接上级：
4、总经理助理 3、直接下级：无 4、本职工作：协助总经理助理执行总经理指令 5、工作责任: (1）协助总经理做好综合协调工作，按轻重急缓合理安排总经理日程。 (2)负责总经办所有上下行文整理归档工作，保证及时性、准确性、完整性。（)撰写总经理重要场合对外发言稿及企业文化的宣传文书。 (4）负责接待公司贵宾及安排相关贵宾的食宿、票务、车辆等。 （5）协助行政人事部门，建立和完善企业的工作程序、规章制度。 (6)负责会议管理，如例会的通知、发文、收稿、记录和整理工作。同时负责会议决议 事项的督办督促。 （）收集、汇总、检查数据的完整性与准确性，用科学、直观的图表方式表现数据。 （8)负责公司对外工商
5、、税务、劳动等部门联系，公司对外有关政府政策、法律咨询等 联系工作，各类证照的办理 (9)协助及参与公司发展规划、年度经营计划等草拟和编制。 (10)参与公司重大决策事项的讨论。 (11)跟进上级授权或分配的工作，及时反馈工作进展情况，保证工作按时、保质完成。 （12）保持总经理办公室的整洁。 (3)经常性整理、归档总经理办公室各类文件，供应办公用品。 6、工作权力：监督权、督促权 7、工作范围。公司各部门及各分公司。 、工作考核：岗位绩效考核 9、基本素质要求： (）专科以上学历。 总经办部门职能及岗位职责 一、总经办行政组织结构图 二、总经办部门职能 1.会议管理：安排会议场地、时间及登记
6、,会议材料准备、分发,通知参会人员，到会 人员签到及各项准备工作。 2.档案管理:文件、通知、申请、报告、信函起草，上级签署的文件，图书、影像资料 的收集、整理、归档、借阅等管理工作。 3.文件打印、收发管理。对各类来文进行登记、送递、跟踪去向、督办,并及时回收;对各类发文的登记、存档;对各部门快递的统一收发、登记、管理工作;对各部门打印、复印文件的登记、管理工作。 4.文件的呈递、下发：对需总经理签发的文件，先按规范进行审核,然后打/复印、呈递、 总经理审核后下发。 来人来访、电话管理。来人、来访、来电人员的接待、登记，转相关部门处理。 .对内、外关系联络。负责公司对内、外关系的联系。 7.
7、办公用品的管理。办公用品的申报、统计、采购、入库、发放以及库存管理。 8.固定资产的管理： 为确保各种设备及公共设施的正常运转，协助财务部定期对固定资 产进行登记、盘点及核销工作。 .企业文化、宣传管理。公司网站等信息的更新、企业文化的宣传、良好公司的形象等。 11.车辆管理。对于公司公务用车的登记、协调、管理工作。 1其它管理。员工订餐、饮用水、报刊资料等管理。 13.协调、督办管理。协助总经理对各部门关系的协调、沟通及各项管理的执行、督办。 14.负责员工手册及各项行政管理规章制度、流程的建立、完善、实施。 5.考勤管理。负责各部门考勤的收集、统计及考勤管理制度的落实。 6.卫生环境管理。
8、卫生保持清洁、物品摆放整齐、礼貌待人、公共场所勿大声渲哗等。 17.宿舍管理:负责宿舍的日常管理工作。(员工进出、备品登记）8水电安全管理:保障水电的正常运转,各部门发现故障、违规及时向总经办上报，由总经办联系物业处理。 9.门窗安全管理。保障正常上班时间,各部门负责钥匙的员工要提前上岗。（总经办备案）。 20.负责总经理交办的其他亊項。 1、办公室主任岗位职责: ）协助上级完成董事长行政事务性工作及后勤保障安全管理工作。2)指挥部门日常工作，制定部门工作计划。3)检查督导本部门工作人员工作。4）编制部门费用预算及控制部门开支（按员工手册执行）。5）对部门下属各类申请有审批权（按员工手册执行）
9、。6）对部门直接下属有聘用、考核、免职、奖惩建议权。7)负责总经理日常日程的安排，(文件的起草、拟写）。8)公司对内、外的联系。 9)负责各类文件的分类呈送，总经理阅批并转送相关部门处理。)负责总经理相关文件的登记、发放、传递、催办、归档工作。11)负责监督执行公司各项行政管理规章制度、流程的完善、优化、实施。2）负责总经理办公会议、其他会议的组织工作和会议纪录的整理、呈递审核、发布。3）协助总经理作好各项管理的督促、检查、落实、贯彻、执行。14)协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见及建议。1)在总经理的领导下，承上启下、协调平行各部门间的关系,做好总经理的参谋助手。）完成总
10、经理临时交办的其他工作。 3、1103前台岗位职责 2)负责本岗位区域的员工用餐、饮用水、资料报刊、文件收发的登记管理。3）负责本岗位区域来人来访、来电的接待及相应的处理。)负责本岗位区域的公共卫生环境、物品摆放整洁及监督保洁员的管理。5）负责本岗位区域设备的维护维修的申报、水电、门窗安全的管理。（监管104）6)负责各类公文/函、文件的起草、整理。7）负责部门相关档案的管理。8）各种会议的准备、组织。）负责部门文件资料的录入、归类存档、打印、复印工作。1)负责公司各部门人员通讯录的更新管理。11）负责监管本办公区域及各部门考勤工作。）完成上级领导临时交办的工作。 4、22前台岗位职责 。)在
11、总经办主任的领导下，做好本职工作。1)负责本岗位办公区域的员工用餐、饮用水、资料报刊、文件收发的登记管理。2)负责本岗位办公区域来人来访、来电的接待及相应的处理。）负责本岗位办公区域卫生环境、物品摆放整洁及监管保洁员的管理。(监管33)4)负责本岗位区域设备的维护维修申报、水电、门窗安全管理。（监管03)负责起草公司行政管理制度、工作流程及相关表单。6）负责本办公区域的办公用品申请及发放管理:（监管13）。7)协助财务对固定资产的登记、盘点及核销管理。8)负责本办公区域的考勤管理。(监管103)9)负责会议室的日常管理工作。(200 2、310)0）负责本办公区域通讯录的更新管理。11)完成上
12、级领导临时交办的工作。 5、303前台岗位职责 1)在总经办主任的领导下，做好本职工作。2）负责本岗位办公区域的员工用餐、饮用水、资料报刊、文件收发的登记管理。3)负责本岗位办公区域来人来访、来电的接待及相应的处理。4)负责本岗位办公区域卫生环境、物品摆放整洁及监管卫生保洁员的工作。5)负责本办公区域设备的维护维修申请、水电、门窗、宿舍安全管理。6）公司大事记、企业文化的编制及相关资料的收集整理。）负责公司各类宣传文字资料、影像资料、电子资料的收集整理。9)负责本办公区域的考勤工作。0)完成上级领导临时交办的工作。 6、90行政人事专员/助理岗位职责)直接对院长及经营主任负责,总经办监管。2)
13、负责本岗位办公区域的员工用餐、饮用水、资料报刊、文件收发的登记管理。）负责本岗位办公区域来人来访、来电的接待及相应的处理。4）负责本岗位办公区域卫生环境、物品摆放整洁及卫生保洁员的管理。）负责本岗位区域设备的维护维修申报、水电、门窗及安全管理。6)负责部门会议准备、组织工作。7)负责部门档案的管理。）负责部门对内、外的联系。9）负责部门各类公文函、文件的起草、整理归档。10）负责部门文件资料的录入、归类存档、打印、复印工作。12）负责部门办公用品的申报、采购、登记、领取等管理。13）负责协助财务对固定资产进行登记、盘点、核销等管理。14）负责部门各类宣传文字资料、影像资料、电子资料等的收集整理
14、归档。1）负责起草部门行政管理制度、工作流程及相关表单。16）根据部门的整体发展规划，拟订部门组织架构和人员调配方案及编制岗位职责。17负责部门人员的考勤、招聘、录用、入职、晋升、借调、异动、离职等管理。18根据部门发展及需求，制定部门相关人员的培训计划及实施。19协助上级领导制定部门用工制度、日常人事管理制度、薪资制度、人事档案管理制度、绩效管理制度、培训体系等规章制度和实施细则、人力资源工作流程，并组织实施。负责劳动合同、社会保险、失业等各项劳动人事手续的办理。2妥善解决劳动争议和员工投诉等事宜。 总经理办公室构成 总经办岗位职责 岗位：总经办主任直属部门：总经理办公室直属上级：总经理 直属下级:行政主管、人事主管岗位职责： 1.全面主持办公室日常事务工作，协调各部门工作，对内部工作进行分工、 检查、督办及协调。 2建立完善的、系统的各部门管理制度。 3.负责行政、人事、公关、机要等工作的全面统筹、统一管理，确保人、财、 物的严格管理和供应。 4.审查各部门工作计划，工作总结及工作业绩，实施监督工作，评价实施效
