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1、连云港飞耀置业有限公司【行政管理规章制度】 （2011年试用版） 本手册最终解释权归连云港飞耀有限公司所有 二零一一年二月十四日颁发 目 录第一章：卫生管理规章制度（3页）第二章：日常办公用品管理规章制度（34页）第三章：档案管理规章制度（46页）第四章：会议管理规章制度（6页）第五章：财务报销管理规章制度（67页）第六章：保密管理规章制度（78页）第七章：印章管理规章制度(89页)第八章：业务招待管理规章制度(9页)第九章：车辆管理规章制度（911页）第十章：合同管理规章制度（11页）第一章：卫生管理规章制度 为了给员工创造宽松、舒适、整洁的办公环境，树立公司良好的形象，特制定本制度。1、卫
2、生区域范围包括：公共区域和办公区域。 公共区域包括：大厅、楼梯及护栏把手、走廊、卫生间等；办公区域包括：各部门办公室、会议室等。2、卫生打扫标准： 保持地面、楼梯及护栏把手、桌面、门窗、橱柜等无灰尘和污染；保持档案柜内各类文件、书籍摆放整齐划一；各类办公桌椅和其他办公家具摆放整洁；电脑、电器设备和茶具除了平时正常清洁外，应定期消毒保养；卫生区域责任人不定期的对公共区域实行检查，发现垃圾和烟头等，及时清扫。卫生间必须保持清洁、无杂物、无异味。3、卫生分配责任到人，值日表另附。4、卫生分配过程中，不服从分配的员工按【员工手册】甲类过失处分。5、日常检查由公司高层领导不定期的抽查，检查结果情况参与年
3、终考核。6、因工作需要，员工必须积极主动的做好其他卫生清理工作。第二章：日常办公用品管理规章制度 为了规范日常办公用品的管理和各部门的需求，特制定本制度。1、日常办公用品范围包括：个人申请和部门申购。 个人申请：指员工个人申请使用的日常办公用品，如笔记本、签字笔等； 部门申购：指公司各部门共同使用品和礼品，如大型办公器材、工程专用品和礼品等。2、行政部建立台帐并详细登记入库情况和领用的详细信息。3、个人申请领用日常办公用品：每月所属部门统一汇总，每月的1号全天给予发放（紧急用品除外），如遇节假日可在最近的工作日申请领用；新员工入职第一次申请领用日常办公用品不受时间限制。4、部门申购物资时间不定
4、，金额超过50元以上，申请部门填写【物资申购审批表】-部门经理意见-副总经理意见-总经理审批意见-转送行政部部按审批意见办理。5、物资申购小额日常办公用品50元以下由行政部经理审批意见，50500元由副总经理审批意见, 500元以上由总经理审批意见。 6、相机、摄像机等贵重物品由行政部统一管理，各部门工作所需时须填写【物品借用审批表】-综合管理部经理批准同意后方可借用；如私人借用时须填写【物品借用审批表】-行政部审核意见-副总经理审批意见后方可借用；归还时行政部必须仔细检查，发现有损坏，由借用人承担一切费用。7、所有日常办公用品均属公司财产，严禁未经批准拿公私用，如有违反者，视情节轻重按【员工
5、手册】乙类或丙类处分。第三章：档案管理规章制度 为了加强档案的分类及管理，特制定本制度。1、公司所有档案的归口部门为行政部，其他部门形成的文件材料可备份。2、档案的范围包括： 经营管理方面的文件材料；公司上行文下发文、及总经理批复各类文件材料、决议、决定、通知、工作计划等；财务、会计及其他报表方面的材料；劳动薪金、人事资料、劳动合同、其他法律事务管理方面的材料；基本建设、工程拆迁改造、维修方面的文件材料；信息、情报、教育培训等文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。3、人事档案的管理： 内容：公司员工的任免、调配、培训、专业技术职务的聘任； 员工花名册、报表、薪金表及奖惩等各类文件材料。保
6、管：所有人事档案由行政部保管，未经批准无关人员不得查阅； 人事档案应单独存放，放置合理、整齐、排列有序，要有完整的接收和移出手续。4、会计档案管理：内容：会计凭证、会计账薄和会计报表等专业资料。保管：财务部负责会计档案的立卷、归档、清理上缴和销毁工作； 会计档案科学管理，妥善保管、存放有序，严格执行安全保密制度，不得随意散失和泄密； 上年度形成的各种会计凭证/账薄/报表、财务计划、财务分析等有关核算资料,由主办会计收集、审查、核对、整理成卷，编制目录并装订成册，按永久、长期、短期分类整理归档，便于管理和利用； 会计档案未经批准不得对外借阅；对保管期满需要销毁的会计档案，由主办会计提出销毁意见，
7、编制“会计档案销毁清册”报总经理批准同意后方可销毁。财务部人员要严格执行安全和保密制度，对经营的档案要认真管理，发现丢失或泄密，视情节轻重按【员工手册】乙类或丙类过失处分；负责会计档案管理人员调离工作岗位或辞职时，要编制会计档案移交清册，经交接双方人员清点无误后签字，未办理交接手续前不得离职；会计档案保管期限(按国家档案局规定)： a、会计凭证类：原始凭证、记帐凭证和凭证为15年（其中涉外和对私改造的凭证永久）；b、会计账簿类：日记账、明细账、总账为15年（其中：现金和银行存款日记账为25年）；涉外和对私改造的会计账永久；c、会计报表类：主要财务指标快报（包括文字分析）为3年；月季度会计报表（
8、包括文字分析）为5年；年度会计报表（包括文字分析）永久。d、其 它 类：会计移交清册为15年，保管档案注册为25年，档案销毁注册为25年。5、档案保密守则：保密是档案工作人员神圣职责，档案工作人员应严格遵守档案法，保守机密。查阅档案必须按规定手续办理，不得扩大范围、擅自摘抄、复制，严禁出卖档案。严格控制查阅重要的和机密以上的档案，确需查阅，须经副总经理批准，重要档案须经总经理批准；。违反本制度者要追究当事人责任，视情节轻重给予纪律处分，直至追究刑事责任。6、档案的利用、鉴定、销毁、移交和统计管理：利用：查阅档案应在档案存放区域或综合管理部办公室内查阅，查阅时严禁吸烟，以确保安全；档案借出期限不
9、得超过三天。外单位查阅档案应持单位介绍信，经副总经理批准后方可查阅，借阅重要档案须经总经理批准； 档案利用的方式有：a、提供档案原件；b、提供档案复印件；c、提供电子档资料；d、查阅档案时，不得私自摘抄、复制、折卷、纂改和圈划。档案的鉴定、销毁和移交：由部门经理牵头，行政部和有关部门人员组成档案鉴定小组，定期对档案进行鉴定，确定档案的存、毁。行政部及其他职能部门按规定填写入档和借出登记。7、其它规定：发文：以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、会议纪要等，均属发文范围。发文流程：部门起草填写【文件发文专用单】-核搞（副总经理）-批准签发（总经理）-印刷分发（一式两份）-综合管理部
10、存档原件一份。收文：上级政府部门及其他合作单位发来的文件、函等，均属收文范围。收文流程：综合管理部填写【文件接收专用单】-拟办意见（副总经理）-相关部门批示-各部门经理传阅-综合管理部催办结果。声像归档类：声像材料形成档案后，一周内交行政部保管。第四章：会议管理规章制度为改进作风，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。1、公司会议分为五类：公司会议：主要包括公司总经理办公会、公司全体员工大会、总经理考核委员会以及各种代表大会；专业会议：公司业务综合会（如各部门分析会、经营分析会等）；部门工作会：各部门召开的工作会，由各部门经理决定召开并负责组织；上级或合作单位召开的会议：如现场会、报告会、
11、新闻发布会等交际业务会一切由行政部安排，对口部门协助行政部做好会务工作；年终会：年终全员会议每年举行一次，总结工作，奖励先进，提出下一年度的目标等。2、会议安排：行政部以通知形式公告。3、各部门必须服从公司统一安排的会议内容，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。4、会议的纪律：参加会议人员不得以任何理由迟到/早退，迟到/早退按【员工手册】甲类过失处分，会前关闭手机铃声或调制震动。除接待人员，其他人员不得随意走动，不得做和会议无关的事情。5、会议的原则：所有参会人员严禁“会上不说，背后乱说”，严格遵循“人人畅所欲言”的原则。第五章：财务报销管理规章制度为了加强财务支出管理，规范所有经费报销流
12、程，制定本制度。1、各部门的经费支出严格按计划管理的要求，实行计划用款。2、报销流程：报销人填写报销单-会计辨别真/假发票并签字-副总经理复核-总经理审核-董事长审批-财务报销。3、报销时间：为集中处理报销事务，每周五上午半天办理各种报销单据的复核、审核、审批（特殊情况除外）；其他时间不予办理报销事务，发票超过一个月，财务一律不予报销（特殊情况除外）。4、各种票据是财务报销的凭据，下列票据财务部不予报销：审批手续不全的票据；内容填写不全、字体无法辨认或有明显涂改迹象的票据；无公章、无私人签的白条收据；购物无用途、资产无验收的票据；数量、单价、金额不符的票据；假发票等。5、为加强资金管理，及时收
13、回借款、领款，借款人应在业务发生后一周内到财务部办理报销还款手续，还款时，票、款必须与借出的金额相符，财务部予以报销，财务部应严格坚持“前帐不清，后帐不借”的原则。6、支票的领取：支票外带使用必须经总经理审批认可后方可办理。7、报销发票必须本人办理，不得他人代办。第六章：保密管理规章制度为了增强公司全员的保密意识，加强公司的保密工作，维护公司利益，特制定本制度。1、公司秘密包括：公司经营发展重大决策中的秘密事项；公司员工人事档案、薪金、劳务收入及资料等；公司内部掌握的客户、意向客户资料、合同、协议、意向书及可行性报告、和主要会议记录；公司财务预算报告及各类财务报表、统计报表；招标项目的标底、合作条件、贸易条件
