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1、质量记录管理规定文件编号： WY/QW-06-008修改版号： 0/A页号： 第 1 页 共 3 页1.0 目的规范对记录进行设计、编号标识、收集、编目、查阅、申购、领用、归档、贮存、保管和处理的职责和方法，以证明各项服务活动符合规定的要求，并为公司管理体系的有效运行提供可追溯性的证据。 20 适用范围本规定适用于本公司所有与质量管理工作有关的记录的控制。3.0 职责3.1 物业品质部职责3.1.1 质量管理记录控制的归口管理部门，负责制定本制度。3.1.2 负责记录的编号标识、编目、申购、发放、归档、登记和处理；3.1.3 负责监督、指导各部门有关记录的设计、填写和管理；3.1.4 负责归口
2、管理项目记录的设计、收集、归档、借阅管理。3.2 各单位职责3.2.1 各部门负责本部门归口管理的记录的设计、收集、归档、借阅、管理。3.2.2 负责按要求填写各种记录。3.2.3 负责按要求及时提供本部门的有关记录以供查询。4.0 控制程序4.1 记录的设计、编号、编目管理4.1.1 设计：（1） 各部门按照管理制度和自身的工作要求确定需记录的工作项目，需要增加表格的由使用部门制定，填写质量记录增减申请表经项目负责人审核，品质部审批和统一编号后递公司领导审批，经公司批准后使用。（2） 质量记录是执行有关要求、规定或制度的个体体现，在提出增加质量记录表格申请时，必须附上有关规定或制度。（3）
3、当已发布的表格不能在某项工作中通用、兼容或空缺时，使用部门可提出申请增减质量记录表格，经品质部审核，公司领导批准后方可使用。4.1.2 修改：已发布的表格不能适应工作需要，使用部门可填写质量记录更改申请表质量记录管理规定文件编号： WY/QW-06-008修改版号： 0/A页号： 第 2 页 共 3 页提出更改申请，并在申请表后附上更改后记录表格格式样式。4.1.2 编号：记录表格由品质部按文件控制程序对各种记录表格进行编号。4.1.3 编目 （1） 品质部负责对记录进行编目，制定公司质量记录一览表。（2） 各部门负责编制本部门的质量记录一览表。4.2 记录的发放、收集、归档保管、借阅管理4.
4、2.1 发放、收集（1） 空白表格由物业品质部统一管理，各部门根据需要填写质量记录领用申请表经部门负责人审批后报品质部。（2） 每月20日前，各单位递交质量记录领用申请表，品质部在本月结束前将记录发放到位，申请单位在质量记录发放记录上签收后返回发放记录。（3） 品质部要及时掌握存记录情况，根据库存情况组织印刷并填写质量记录印刷申请表报公司领导审批后组织印刷。4.2.2归档保管（1） 各部门须于每年8月前将上半年使用的记录按规定归档，下半年使用的记录于次年2月前按规定归档。 （2） 各部门应按记录的分类制定记录归档清单，并将归档清单报品质部，归档记录由各 部门保管存放。4.2.3 借阅（1） 归
5、档记录借阅，由借阅人提出申请，经品质部负责人批准后，品质部办理借阅手续。（2） 在工作现场借阅记录应经使用部门负责人批准后方可借阅，一般情况下严禁将工作记录带出使用场所。（3） 特殊情况下要将工作记录带出使用场所（如外部检查、内外部审核等），经记录保管部门负责人批准后方可借阅。该申请表由记录保管部门负责人保存,并负责按期收回被借记录。（4） 文件管理部门每月对文件借阅归还情况进行检查，及时追回借出文件，防止文件丢失情况发生。质量记录管理规定文件编号： WY/QW-06-008修改版号： 0/A页号： 第 3 页 共 3 页（5） 行政人事部在有员工离职或调离工作岗位的，要及时知会相关部门查阅是
6、否有借出文件，以便及时收回借出文件。4.3 记录的填写、更改、使用保管4.3.1 填写、更改（1） 记录应填写及时、清晰、准确, 不能随意涂改，除备注栏外其他栏目不能出现空格，如有不需填写的栏目则以自左至右的一条斜线代替填写内容。（2） 发现有随意更改的记录, 应追究当事人责任。4.3.2 使用保管（1） 工作现场的记录应用按月进行装订，保持文件记录的完整、清洁。（2） 各岗位人员不得随意将记录表格带出工作现场，如要带出按规定4.2.3规定行。（3） 记录按质量记录一览表上规定的年限进行保管。5.0 支持文件5.1 文件控制程序6.0 质量记录6.1 质量记录领用申请表 WY/QR-WY-0176.2 质量记录印刷申请表 WY/QR-WY-0186.3 质量记录一览表 WY/QR-WY-0016.4 文件借阅登记表 WY/QR-WY-0196.5 质量记录更改申请表 WY/QR-WY-0206.6 质量记录增减申请表 WY/QR-WY-0216.7 质量记录发放记录 WY/QR-WY-
