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1、让Excel 2000自动计算数据（作者：杨志国本文选自视窗世界2002年09月11日09:58）但凡提到会计核算问题，很多人动辄就会想到要用财务软件。然而杀鸡焉用牛刀，其实有时候 不必请动这个巨无霸，用Excel足矣。作为当前最流行的办公自动化软件，Excel绝非浪得虚名， 其灵活的自动计算和数据校验功能，使得它在工资和财务报表的编制方面大有作为。在工资和 财务中，要到对大量的数据进行汇总计算，通常要在计算之前对某些特定的列进行判断，根据 判断结果来校验数据的正确性，最后决定要采用那种方式进行计算。还要具有一定的容错性， 能够自动捕获一些不符合要求的输入，并给出相应的出错信息，以便操作者能够
2、及时加以纠正。 以上这些功能，专门的财务软件自然可以胜任，但未免有一种大炮打蚊子的感觉。而对Excel， 只需稍加挖掘其潜力，虽然是小米加步枪，也能强过飞机大炮。好，闲话少说，下面以工资报 表编制为实例，向大家介绍如何运用Excel2000强大的计算与数据校验功能。一、报表样式: 首先我们创建一个工资统计报表，该表分成两部分，第一部分是工资主表部分，它反映工资表 的各项内容（如图1）；第二部分是该工资表的基础数据部分，这里称为基础表（如图2）。这 两部分合在一张工作表中完成。图1点击看大图悝耳-a?12 益口 d5n弭便石物M5rTW1E- *耿码节5柘打皿 曆X#护乞itei6e?iw利王李
3、WJk ?Q翊乩帕样;&指nU锻-IT1200PLtlMLt SI创號WBO.JS二S|3nriE4iU|ji蚁PICdLlnnPIK砂.眸钓冋5BUI開mES 袖.XfetrtlSMi-WFfF -育叩8rawsm工网杆丑cnn嘲着LSI甲鈕计.f!書阳+和BunzznM1ESTun仙2T, inttfffl百艰E刚X53itn*2iiAX iX立口21-U1KX&sn门卫.龄生户沁11W吴E3LejSSlF14M-y丄P.J- k0S EP- IB二1 u SB用斗圄i 二,-7已a 目坪 口 t尉 BKlcp 知甲7 ttqp工*科ni RHb4P-1护1刘 j n ft 匪|划已一T图
4、2点击看大图二、实现步骤：1、创建如图1所示的工资报表样式和如图2所示的工资报表基础资料部分的样式。2、修改手工录入列的字段名：显然最后做好的工作表要用密码加以保护，以防泄密，加密固然 需要，但也不能误伤好人，应该既有集中、又有民主。有些字段应该允许操作人员进行实时修 改（像姓名、性别、出生年月、工作年月、岗位代码、技术职务代码等），应该对这些字段网 开一面。非常简单，鼠标单击这些字段所在列的顶端字母栏，选中它，再单击击鼠标右键，在 弹出菜单中选择“设置单元格格式”，切换至“保护”选项卡，确保“锁定”复选框清空（如 图3）。3、设置自动计算列的背景色：为了让自动计算各列以更加醒目显示出来，提示
5、操作人员，这些 列不用修改，我们可以修改这些列的背景色。单击这些列的顶端字母栏，选中它，再单击击鼠 标右键，在弹出菜单中选择“设置单元格格式”，切换至“图案”选项卡，将单元格底纹设置 为蓝色（当然也可以是其它颜色）（如图4）所示：图44、创建基础表：一些字段（如岗位名称、技术职务、岗位等级、岗位系列、岗位工资、年功能 津贴、专业技术职等级津贴）是从图2中所示的基础部分取得数据或是经计算得出，因此不需 要操作人员进行手工输入。我们在同一张工作表的右边创建如图2所示的表格，并输入必要的 内容。编辑推荐文章新鲜接触ExeclXP Execl 2000 公式 应用的几条经验 Execl 2000 函数
6、 应用之信息函数5、好，现在要讲到精华部分了一一利用Excel函数设置自动填充数据列的 计算公式，Excel提供了大量的应用函数，可谓十八般武器样样俱全。随 便拿出一种足以制胜。就举一个查找函数LOOKUP的例子吧。拿到一样武器，总得熟悉一下它的性能，函数LOOKUP可以在单行区域或 单列区域（向量）中查找数值，然后返回第二个单行区域或单列区域中相 同位置的数值（详细说明请参见有关帮助文档）。（1）设置“岗位名称” F列的自动填充公式：选中“岗位名称”这一列的单元格F6，在工具栏 下的公式输入框中输入如下公式：=IF（E6=，,L00KUP（T（E6）,R$6:R$16,S$6:S$16）（如
7、图 5）所示:- LF 岀2J1XOKVFE片 RJ嗣 甜丘：B 13ETJHIJKLVorv1Z3!4性 1弔耳rs. cejiHZ討關陲軽CH34=KW ： VGt) 比SRf说业俯ya色由肛3塔wurJLJ1Tntfe*此噥 AHAR 吭卒工说 i+w叫11E51411UILIJi耳:a41 19 HJHOTj.n, . .wni旧囱禅Lmn半叩a13H弓HlI4AD atid运PiQ2中cirI.D5TIMZDMO1*F2 OBL頭 01IW3CkL1TJff异tenoar冒宙珂T2f刑0TW3 *1-1 131 9/U CISi总iuU2UJBU1Ditca直!lC4 03i.阪 a
8、iliLLmm0103尼詁*（唄业WFWJWMHzia0&*LI蓟也PH.1 AMIL”r/fcPF严Z5”JtEH/A.丄-Wl d1址田 ffi i r fc (tj I m匮旧!T AH 匚1匚厂巫园Wl UEI 0心-diiuu这个公式所表达的意思是，F6单元格的内容是根据前一个单元“岗位代码” E6单元格中内容， 完成自动的填充，如果E6为空时，则F6为空，否则从R列的6-16行中查找E6单元格中的值, 如果找到则将S列中6-16行与之对应行的值填充到F6中。如我们在E6中输入了 “1401”，则 F6中自动显示出“县局局长及相当职务”。同样，我们可以将此公式复制到F列的所有F6以下
9、 的行中，使所有F列所有单元都具有自动填充功能。完成：“岗位名称”列（2）以同样的方法，我们可以设置以下各列的公式：技术职务(H列)： =IF(G6=,L00KUP(T(G6),W$5:W$16,X$5:X$16)岗位等级(I列)：=IF(E6=,L00KUP(T(E6),R$6:R$16,U$6:U$16)岗位系列J列)：=IF(E6=,L00KUP(T(E6),R$6:R$16,T$6:T$16)专业技术职务资格等级津贴(M列)：=IF(G6=,L00KUP(T(G6),W$5:W$16,Y$5:Y$16)（3）岗位工资（K列）公式设置：由于岗位工资的设置不仅仅是和E列的值有关，而且要根据
10、 0列的值（布尔类型）进行判断，如果0列的值为“是”时，说明该人员是“组长”，岗位工资 要增加40，所以公式设置如下： =IF(O6=是,L00KUP(E6,R$6:R$16,V$6:V$16)+40,L00KUP(E6,R$6:R$16,V$6:V$16)（4）年功津贴（L列）公式设置：年功能津贴是该工作人员参加工作的年限乘以每年津贴10元, 所以 L6 单元格的公式为： =IF(D6=,(2002-INT(D6)*10) （5）工资合计（N列）公式设置：这是一个求和公式，N6单元格的公式设置如为: =K6+L6+M6 或=5血(K6： M6)（6）年龄（P列）公式设置：这里在进行计算这前，
11、需要验证输入数据的合法性，必须对C6单 元格输入的值进行校验，在1940-1985 这间（很显然，不在这个年龄范围的，要么应该已经退 休，要么就算是非法雇用童工），如果不是，那么就会在P列相应的单元格中显示X，以提 醒操作员所输入的数据不正确。该P6单元格的公式如下： =IF(AND(INT(C6)1940,INT(C6)1985),2002-INT(C6),X)（7）工龄（Q列）公式设置：同样，在计算工龄之前要保证参加工作时间在1955-2002年之间, 否则会在Q列相应的单元格中显示X，以提醒操作员所输入的数据不正确。该列Q6单元格的 公式设置如下： =IF(0R(INT(D6)2002),X,2002-INT(D6)三、隐藏工资报表基础数据列：完成以上工作之后，我们
