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1、 加强合同管理 提升企业竞争力二零零六年七月十九日目 录1、企业基本情况32、创新成果产生背景43、创新成果的内涵84、创新成果的实施195、成果创新点206、创新成果实施后产生的经济社会效益21 1、企业基本情况北京建工集团是以建安施工为主业，集市政基础设施建设、房地产开发、建筑设计、建筑科研、设备安装、机械施工和租赁、工业制造、材料供应等为一体的大型企业集团。集团在过去 50 年的发展中取得了显著成就，为国家和北京市的经济发展、社会进步做出了突出贡献。集团目前由近119 家成员企业构成，核心企业北京建工集团有限责任公司（以下简称我公司）是北京市政府授权的国有资产经营单位。截至2005年12
2、月，我公司拥有职工2257人，其中各类专业技术人员1606人，具有房屋建筑工程施工总承包特级、市政公用工程总承包一级、房地产开发经营一级资质和国际工程总承包及外经外贸权。我公司发挥科研、设计、施工一体化优势，以工程总承包为龙头，全方位、多层次承揽高、大、精、尖的标志性工程。在北京工程总承包市场占有率稳中有升的基础上，我公司还大力拓展京外、境外市场，实现从区域性集团向国际化集团的转变, 为了建设成为具有工程总承包和跨国经营实力的“旗舰型”企业，我公司适时组建了总承包部、总承包二部、国际工程部、市政水务部、房地产部、商混中心、物业部等七个事业部，在稳步发展建安主业的同时，加快向相关领域的扩张，基本
3、形成了建安施工、房地产、市政基础设施、装饰、工业“五大板块”的产业格局。2005年我公司中标67个工程,新签合同额67.1亿元，实现年产值80亿元以上。1994年以来建工集团连续11年被评为全球最大的225家国际工程承包商之一。2创新成果产生背景随着我国加入世贸组织各项承诺的兑现，国内建筑市场即将全面开放，国际承包商的进入和民营企业的崛起，必将引起市场环境和投资结构的变化，促使建筑业竞争在更大范围、更广领域、更高层次上展开，从而给像我公司这样的国有大型施工企业带来了新的挑战。与此同时，随着国家全面建设小康社会，实施西部大开发和振兴东北老工业基地等战略的实施，也为大型施工企业加速实现跨越式发展，
4、带来了难得的宝贵机遇。面对机遇和挑战，我公司近几年坚定不移地围绕把企业建设成具有国际竞争力的新型企业集团的奋斗目标，坚持走内涵集约发展的道路，在企业规模不断扩张的同时，注重管理，加强对企业经营风险的控制，根据企业的行业特点，完善行之有效的合同制度，利用先进的科技手段，构造高效的管理平台，使集团的合同管理工作迈上了一个新的台阶。目前，我公司的合同管理水平在国内同行业中处于领先地位。先进的管理模式首先必须是适合被管理对象的，因此，在确立我公司合同管理模式时，我们对目前建筑行业的特点所反映出的经营风险进行了深入分析： 一是供求关系决定的绝对买方市场。目前，不唯中国，就是在世界范围内，建筑领域中都存在
5、着建筑企业供大于求的现象，基于此，建设方在交易中的绝对优势地位也是十分明显的。建设方往往利用这种优势地位，以签订有利于自身的合同和其他权利义务不对等的协议形式转嫁自己在市场中的风险（利率风险、汇率风险、价格风险）给承包方，从而使承包方处于非常不利的地位。使得承包商不仅无法实现正常的商业利益，还会因此遭受不同程度的经济损失。二是不规范市场条件下的无序竞争。由于准入门槛较低，建筑市场呈现鱼龙混杂的局面，并且由于缺少或者说根本没有行业自律，竞争处于无序状态。为了生存的需要，建筑企业竞相低价中标，投标价缺少盈亏分析作为基础，致使经济利益无法保障。三是合同管理失控加剧了履约风险。合同管理是工程项目管理的
6、难点，也是工程项目管理的永恒主题。建筑施工合同是合同类型中最复杂的一种，这种复杂表现在关系复杂角色多变上，建筑施工合同实际是一个合同网络体系，有与总承包合同并列的监理合同关系、勘察设计合同关系，还有在总承包合同下的分包合同关系、供应合同关系、运输合同关系、加工合同关系、租赁合同关系、保险合同关系等计三十余种，每年至少一千份合同。一般而言建筑施工合同的标的额都比较大，动辄几千万、上亿元，涉及从政府各种管理机构到普通民工，从建设单位到设计单位、监理单位，从总承包单位到各分包单位、材料供应单位、材料加工单位、运输单位等方方面面，其中既有管理关系，也有利益关系。建筑施工合同的履行周期较长，如果包括前期
7、的招投标和合同谈判及后期的保修就更长，稍微具有一定规模的工程都要年。建筑施工合同中设计变更和工程洽商是正常的也是经常发生的，修改频繁索赔量大，只有及时准确地记录这些变更洽商，才能为工程结算时的索赔打好基础。相对于这种复杂，建筑企业对合约的管理却显得太简单。既没有法律人员合同谈判的事前参与，更缺少合同管理人员履行过程的事中控制。因此，为了回避、防范、转移、降低这些风险，我公司在合同管理方面着重做了如下工作。首先，确立了合约管理的模式为集中统一下的分层管理，将合同管理体系分为四个管理层级，即：北京建工集团有限责任公司法律合约部、事业部法律合约部（包括分公司法律合约部）、项目部合同管理部门、项目部各
8、部门或各分部。公司法律合约部将工作重点放在重大合同的风险防范、合同审查、履约控制上，其他各管理层级则将重点放在合同履约和风险的防范、转移、降低方面。2003年10月我公司成立了法律合约部，通过合理科学的部门职责和岗位职责设计，使得我公司法律事务工作从注重单一的诉讼事务管理向着重合约系统建设的转变，并且从根本上结束了过去二十多年来公司由经营系统对合约粗放管理的状况。其次，以制度建设带动组织建设。2004年3月我公司紧紧围绕公司战略目标的实现，充分考虑建筑行业的特点，借鉴国外先进经验，结合公司管理的实际，在总结成功经验和吸取失败教训的基础上，制定了北京建工集团合同管理办法（试行）（以下简称合同管理
9、办法）。该办法规定了合同管理部门及职责，规定了合同的拟定、审查、签订、履行、变更、合同纠纷的处理、合同的档案管理的管理内容和流程，同时对在建安施工企业大量发生的授权委托进行了专章规定。合同管理办法强调了对经营风险的事前控制和对合同履约的事中控制，理顺了管理流程，很好地解除了上述困扰建筑企业多年的观念障碍和体制障碍，为改变企业落后的合同管理现状做好了制度上的准备。通过落实管理制度，进一步推动了各事业部（分公司）及项目部建立本单位的合同管理组织体系，促进了专职合同管理工作人员的到岗率，推动了我公司合约系统的组织建设。第三，通过设计科学严谨的合同管理流程和授权委托管理流程，使合同管理从审查、签订、变
10、更、履行及合同信息的收集、整理、储存、分析、运用的各项工作能够有条不紊地展开。第四，将现代科学技术手段应用于合同管理的过程中，实现了合同管理的动态化，合同审查的无纸化。随着我公司在京内、京外、境外市场业务量的进一步扩大，我们逐渐发现由于法律合约系统人手短缺、没有先进的管理工具，工作效率普遍较低，并已成为落实合同管理办法的严重障碍。因此，采用先进的管理手段来尽快改变这种现状已迫在眉睫。2004年6月开始，公司组成了由法律合约部、信息管理部同志和技术人员参加的项目组，集中精力进行攻关，研发满足我公司合同管理需求的合同管理系统软件。实现了将先进的制度和先进的管理手段融为一体，将合同的审查、签订、变更
11、、履行及合同信息的收集、整理、储存、分析整合在一个便于操作的平台上的目的。从而进一步强化了制度的约束，提升了工程项目管理的水平和效能，增强了企业抗风险的能力。3、创新成果的内涵：3.1 成果概述北京建工集团有限责任公司合同管理系统（以下简称“合同管理系统”）是依照北京建工集团合同管理办法（试行）等相关文件建立的一套与我公司实际合同管理工作紧密结合的信息系统。本软件系统从更新合同管理理念入手，以应用和需求为导向，充分利用计算机、互联网等多种现代信息技术，再造了合同管理流程，进一步将合同的签订、履行等各管理环节进行了整合，从而实现了严谨、高效的合同管理模式。该软件系统在信息采集传输的手段方面进行了
12、创新，采用B/S体系结构，远程用户可以通过互联网以及严格的身份认证登录该系统，便于外埠项目部及京内外境内外分、子公司的使用，同时选用先进的SQL SERVER数据库，设计规范化，使该软件依据合同管理办法进行合同管理的同时，也能够作为公司内部业务管理平台功能的重要组成部分，该软件的数据库可以满足其他业务系统扩展的需要，为今后其他业务系统软件的开发、数据的共享奠定了基础。合同系统管理的最终目标是将现有合同管理系统整体移植到集团子公司或相关部门，建立合同管理子系统，使合同信息管理形成统一的体系，并在基础条件较好的集团子公司或相关部门内建立“信息交换标准”并开发“合同信息交换接口”，真正形成一套完整的
13、合同信息交换平台，以提高集团在合同管理方面工作效率和信息化应用水平。3.2 合同管理系统功能目前合同管理系统的用户范围包括公司各事业部和各相关部门，通过日后的推广和普及最终用户范围将包括集团各子公司。合同管理系统分为四个管理层级即：北京建工集团有限责任公司法律合约部、事业部法律合约部、项目部合同管理部门、项目部各部门或各分部；合同管理系统分为四种用户即：合同管理员、普通用户、系统管理员、授权委托用户。每种用户的管理权限和管理内容有所不同，如合同管理员一般为北京建工集团有限责任公司法律合约部的合同管理人员，他能够对系统内经办单位录入过的所有合同进行管理；事业部法律合约部作为普通用户能够对本事业部
14、经办人员录入过的所有合同进行管理；项目部合同管理部门作为普通用户能够对本项目部经办人员录入过的所有合同进行管理；项目部各部门或各分部作为普通用户能够对本项目部各部门或各分部经办人员录入过的所有合同进行管理；北京建工集团有限责任公司信息部的管理人员作为系统管理员负责对合同管理系统进行维护；授权委托用户可根据经营或生产的需要在本系统登陆提请授权委托事宜，但是该类用户的权限仅为授权管理，不参与合同管理的过程。不同用户的界面包含的管理模块不尽相同，详见下表： 3.3.2.1 普通用户模块登录后主界面有如下10大主模块：合同记录浏览、新增合同提请、已保存未提请合同、新签合同一览、合同变更管理、履行情况管
15、理、授权委托管理、合同查询、当事人库管理、固定信息维护。下面对以下模块包含的子模块做重点介绍：（1）合同变更管理模块此模块包括变更合同浏览和新增合同变更两个子模块。可以选择合同编号进入变更界面，输入合同变更的内容及引起价格变化的增、减量及相应的价格。（2）履行情况管理模块 此模块包括履行情况浏览、未完成履行合同、履行情况查询、新增履行情况四个子模块。可以根据合同履行的具体情况，记录每次收入或支出的实际情况。（3）授权委托浏览模块此模块可以为普通用户提供网上申请授权委托的工具。（4）固定信息维护模块此模块可查看或修改普通用户的信息，如登录用户名、密码等。3.2.2法律合约部管理模块登录后主界面有
16、如下10大主模块：合同浏览、新增合同提请、我提请的合同、新签合同一览、合同变更管理、履行情况管理、授权委托管理、合同查询、当事人库管理、固定信息维护。下面对以下模块包含的子模块做重点介绍：（1）合同浏览模块此模块分为如下9个子模块：待审查合同、未通过审查合同、已审查未签订合同、待论证合同、未通过论证合同、已论证未签订合同、已签订合同、无需审查合同、需变更合同。本模块中的各个子模块重在突出每个审查环节，以便为合同管理员提供清晰的审核流程，方便实际操作。相比而言，普通用户合同浏览模块没有这些子模块的内容。（2）新签合同一览模块此模块可按日期做分类，列出有效日期内的合同。（3）合同履行情况浏览模块此
