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1、文件和记录控制程序版本 C/共页 第1页文件编号41 目 的为保证公司管理体系运行的有关文件和记录进行有效控制,确保公司各部门使用的文件为有效版本,防止使用失效和作废文件,确保记录及时、真实、完整和有效保存。范 围适用于公司管理体系运行（包括来自顾客和供方活动）中有关活动文件和记录的控制和管理。3 职 责3.1 文件编制/修改/发布：人力部3. 文件审核:管理者代表.3文件批准:总经理3.4 文件归口部门：文管员3.4.1 技术文件、技术图纸、技术资料、设备资料、采购资料、基建资料的纸文件存档在档案室,以上电脑文件各部门负责人存档并存档在总经理处备份。.4. 公开管理文件存档于总经理办文管员。
2、3.3 销售部、研制部、加工部、采购部、质保部、人力部、财务部的文件存档管理,由部门负责人或专人保管。经总经理授权可由专人监督检查。4 程序4.文件分类和各部门编号编号文件类别文 件 范 围内部文件外部提供的文件A公司文件管理文件、工作标准、规章制度、质量手册;政府文件；B销售文件顾客提供的文件；C研制文件设计方案、图纸、工艺,公司的产品技术标准、采购标准; 国家或行业技术标准;D加工文件设备清单；设备资料；采购文件模型模具清单供方产品资料;F质保文件售后服务文件、质保文件、质保记录文件；G人力文件人事文件、行政文件、财产文件;H财务文件公司的财务文件；政府的税务文件以上各部门记录表单由各自负
3、责人保证其正常运作、保管、汇总和销毁;4.2 文件的顺序编制4.21 文件编号例:B02.01.0是表示销售部门文件,02表示销售部文件的第二大项文件的序号,1是第二大项的0分类文件,0是表示02大项文件01分类文件的04小项序号文件。注:设计、工艺文件的编号按设计、工艺文件和零件识别编排方法。.22标识（加工控制程序）钢材材质:红色表示4C,黄色表示:20CrMTiH，蓝色表示42Co，未标色表示,其它材质文字说明并单独放置;零件过程质检标识：红色报废,绿色合格，黄色让步，未标识为未检，其它打印合格、不合格，并有终检员的印签;4.2.3 印章分工编制/日期审核日期批准/日期文件和记录控制程序
4、版本 C/0共页 第2页文件编号A0序号名 称管 理 人序号名 称管 理 人0公 章常务副总受控章管理者代表02采购合同专用章03合同专用章销售常务副总监4销售部(章）05骑缝 章发票专用章销售管理组长0现金收讫(章)出 纳08人事处、行政处(章）人力副总监09质保处(章)质保副总监10财务用章财务总监法人(章)4. 文件的编写、审核、批准和发布4.3.1 质量手册由“手册编写小组”编写,由管理者代表审核,总经理批准。4.3.2 文件编写原则(附页)4.3以上4.1的各文件由其部门负责人组织起草编写，逐级向上申请，并经部门总监审核、有关部门会审、总经理批准后执行、存档。.4 文件的发放和保管4
5、.1 有效文件的发放对象及数量由各部门受控文件发放范围审批表内确定，由管理者代表批准受控文件发放范围审批表，各部门将文件分发至相关部门负责人,相关部门再发至有关岗位。. 发放有效文件时，发放人填制文件发放登记表由领取文件人员签名登记。.3 不属文件发放者，确因工作需要，可向文件管理部门负责人申请同意后向保管人员借阅,必须建立借阅手续。任何人不得擅自复印,或向与各管理体系运行无关的人员，特别是公司外部人员提供有效文件。4.4.4文件破损，影响使用时，可由部门领导或者文件管理人员向公司文件管理人员提出申请置换。文件必须上交，文件管理人员登记后销毁。4.4.5 文件如丢失，应向文件管理员领导提出书面
6、申请，经批准后由文件管理人员补发，丢失文件一旦找回,应立即上文件管理员并销毁。4.4.6文件持有人应确保文件的清晰、整洁和完好。4.5 质量记录填写4.1 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改；如因某原因不能填写的项目，应能说明理由,并将该项用单杠划去。各相关栏目签名不允许空白。4.5.2如因笔误或计算错误要修改原数据,应采用单杠划去原数据,在其上方填上修改后的数据,签上修改人的姓名及日期。4.6记录文件的保存、保护4.61 所有的记录须保持清洁,字迹清晰。须将记录存放于通风干燥的地方,以免损坏、丢失或霉变。各部门记录的保存期限按“记录保存年限表”(表一）执行，并作好妥善
7、保护。 文件和记录控制程序版本 C/共5页 第3页文件编号A044.7文件的归档和管理. 有效文件发布后，由各部门负责人进行适当标识,归档的有效文件需列入公司受控文件清单。文件应有序、分类地加以保存便于识别、存取和查阅。7.2 公司文件控制状态分“受控”和“非受控”。47.3 文件使用者应持有加盖公司专用“受控”印章的有效文件，以便于识别。.7加盖“非受控”印章即为非受控文件，不得再与各管理体系运行有关的工作场所使用,发至外单位或者顾客的文件为非受控文件。4.4部门建立“受控文件清单”并于年初提出有效版本清单及修改一览表。47.5 存入软盘的有效文件应进行适当标识,编目、由各部门指定专人保管,
8、更改和换版时及时更改。4.8 文件的更改4. 文件需要更改时，由提出更改部门填写文件更改/销毁申请表说明理由等，交各部门负责人审核,该负责人应招集相关部门磋商形成决议,管理者代表批准。4.2申请更改批准后,由总办实施内容更改和统一打印。公司文件更改一般为：4.8.1 换页：文件主管部门重新打印更改的新页，文件持有者调换后交回失效页。4.82.2 划改：当文件更改内容较少,可在“文件更改/销毁申请表”中作出划改说明，文件持有者按要求划改，但同一内容不可更改两次。4.83文件更改要填写“修改记录页”，修改记录页由各部门负责人保管。.4 “文件更改/销毁申请表”和修改记录页在每年初进行文件评审后即可
9、销毁。4.9文件的换版和作废4.1有效文件经多次修改或文件需进行大幅度修改或经评审决定换版时,可进行换版,原版次有效文件相应作废，按原发放范围，发放程序换发新版本。.9.2 换发新版时,原版次有效文件由部门文件管理员收回交总办文件管理员作好标记，并及时销毁，需作资料保留的加盖“作废存查”印章后方可留用。40 外来文件控制4.10.上级颁发的指导性文件、公司收集的有关文件、直接引用的外来文件、顾客或供方提供的资料或文件其归口部门应进行确认,识别其适用性(非有效文件经各部门负责人审核,文管员销毁）,由各归口文件管理员负责整理归档填于外来文件登记表，并按本程序受控文件管理的有关规定控制其有效性。4.
10、11文件的评审每年初各部门先进行内审,然后由总办组织对现有体系文件进行评审,并予以确认必要时予以修订。5 文件控制流程图(图一)、质量记录控制流程图(图二）相关记录6. 4.0受控文件清单。6.2 A04.0文件收发登记表。6.3 A04.0文件修改单。6.4A04.04外来文件登记表。60405作废文件清单。6.6A0.06受控记录清单。文件和记录控制程序版本/0共页 第4页文件编号A04文件编制文件审核文件作废提出文件回收文件制订提出文件修订提出文件批准文件发放文件签收、使用、领用文件管理文件归档 （图一） (图一）记录格式编号长期保存查询记录表单领用记录表单流转记录表单存档整理过期记录表
11、单销 毁保 存 (图二）文件和记录控制程序版本 C/0共5页 第5页文件编号04(表一) 记录表单保存年限及发放范围序号管理部门品质记录文件名称保存年限发放范围总经理办管理评审记录3本部门文件管制记录3本部门内部品质稽查记录1本部门外审不合格报告及处理单相关部门销售部订单及相关记录2本部门客户抱怨处理2质保部合同评审表1本部门3研制一、二、三部样品确认测试记录质保部工程变更记录2本部门图纸管制一览表2档案员4加工部生产计划单各生产车间生产（日、周、月）报表1各生产车间生产异常报告及处理记录研制各部计划员设备保养记录2设备处5采购部采购单2本部门采购合约本部门供方评鉴表及合格厂商名录2本部门进、领、退料及相关记录本部门库存品记录2销售部6质保部进料检验记录2本部门产品零件检验记录本部门加工、质保、办公 易耗品检验记录2本部门原材料检验记录 本部门设备设施检验记录2本部门整机检验记录本部门成品检验记录2本部门出货检验记录2本部门各类检验记录统计分析报告2本部门让步（特采)记录2采购部品质异常报告2本部门不合格品报告及处理记录本部门仪器检验记录2本部门7人 力 部员工教育训练记录员工离职为止本部门公司规定会议记录1本部门受控文件清单A04.01序号文件编号文件名称发放范围份数编制/日期审批/日期文件收发登记表4.02文件名称文件编号发放日期接收部门分发号签收变动情况
