管理你的工作重点.doc

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1、管理你的工作重点与上司的工作重点保持一致,创建“不需要做的事情”的清单,围绕工作重点分配时间。2004年的立春,对于唐骏来说,不仅是春天的开始,也是自己即将展开新的职业旅程的开始,2月4日这天,盛大网络正式向外界宣布:经公司董事会批准,聘请原微软(中国)有限公司总裁唐骏出任盛大网络总裁。唐骏说,他希望他的加盟能给盛大带来一些变化,特别是怎么提高盛大的核心竞争力和业绩。 一年多过去了,唐骏的时间分配显示了他将盛大打造成网上迪斯尼的工作重心:2004年5月他全程参与并完成盛大在美国纳斯达克的上市,为盛大赢得了未来发展的资金保证;7月以后先后主导收购了三家游戏网站、一家娱乐文学门户网站;2005年又

2、将盛大对新浪网站的持股提高到19.5%的份额。 以上粗线条地勾勒了一位中国商界的高层管理者的时间管理概况,它比较吻合管理大师彼得杜拉克的观察:有效管理者并不是一开始就着手工作,他们往往从时间安排上着手。他们不以计划为起点,认识清楚自己的时间用在什么地方才是起点。时间管理体现的是工作重点。那么对于管理者来说,如何正确地找到工作重点?如何将工作重点与时间管理结合起来,指导自己的日常工作?如何高效率的工作?斯蒂法妮温斯顿著述的有序才能成功给出了有益的思路。 要事第一。如何确定工作重点?书中给出了三种方法:一是你的工作重点要与你的上司的工作重点保持一致,因为上司对整个任务的内容、时间期限、达到的效果最

3、清楚,所以与上司及时沟通工作重点并保持一致,是管理者本人做“正确的事”的前提,当目标明确时,方向和方法就不会出现偏差;二是为了激发自己专心做好最紧要的事,管理者可以创建一个不做的事的列表;三是工作重点应该体现在时间的分配上。 许多管理者都遇到过多项工作重点冲突的困惑,应用上面的三个原则可以帮助你决定优先次序。例如,保险公司的经理雷娜就遇到这样的问题,她所在的部门负责给公司最大的客户提供“照顾与给养”。有一天她应邀去参加一个主题为“最近出现的主要客户问题”的会议讨论,与此同时,她的老板又让他为公司的客户服务代表改进开发一套培训课程。会议和培训课程都很重要,该如何决定呢?她认为“为上司提供实在的支

4、持”是自己的工作重点,而做好培训开发课程能直接支持上司的工作,所以将它列为了优先级,而会议安排其他人去参加。她活用书中提到的第一种方法完满地解决了问题,时间管理上也体现了她的工作重点,取得了良好的工作成绩。 让工作重点,指导时间分配和日常工作。作为管理者,进行人事决策是重要的工作,因为企业的发展和重大决策的设计执行依赖于卓越人才的能力,所以培养和选择“优秀人才”的技能,是高效管理者的致胜法宝之一。杰克韦尔奇就是将时间管理和重点工作完美结合起来的典范。在韦尔奇掌舵通用公司的二十年间,他把50%的时间花在重点培养有天赋的管理人才上,给他们分派各种工作,增长他们的才干。为了明确这个目标,他每月都会发

5、布会议时间,亲自到通用位于纽约克罗顿的培训中心讲课;与通用的各层次管理人员沟通,了解他们的特点和特长。二十年间,他一个很大的收获,就是培养了一个强有力的领导团队和一批顶级的CEO(包括因执行一书而进入管理大师行列的霍尼韦尔公司的拉里博西迪),仅2000和2001两年,就至少有11名通用电气人到美国其它上市公司担任CEO。 集中精力,才能实现高效率的工作。书中提出了管理者应该每天为自己安排一个高效时段,通过利用变化而非控制变化,安排个人的自由时段,来提高自己的工作效率。这是可以自己来安排的,所以时间只要设立的合适,并不难。难的是做团队领导工作的管理者,其个人的工作效率与团队的工作效率密切相关。这

6、样的管理者可以考虑利用最后的期限压力,使自己的注意力高度集中。杰克韦尔奇就使用了它,采购团队在他分派任务一个月之后都没有取得多大的进展,他果断宣布会议中止,命令他们必须在4小时以内拿出最新成果。结果,他的下属在4个小时内取得的进展超过他们前一个月的进展。 随着外部环境、工作场所的变化,管理者各个时段的工作重点要随之变化,有序才能成功启示我们的是,我们要研究变化,再找出自己的速度,这样才能做自己的最佳时间管理者。 有序才能成功,(美)斯蒂法妮温斯顿著,机械工业出版社2005年9月出版,25元人民币。如何对待紧急任务星期五下午你正坐在办公室里,大量的工作依旧使你应接不暇。这时老板进来说:星期一我要

7、用这份方案。我真希望能多给你一些时间,不过我知道我是能指望你的。 这新的要求意味着你不能如期完成其它工作。这样一来,不仅会使顾客失望,也会因拖延工作而要面对老板不悦的风险。 你一定感到恼火和沮丧,但还是顾及前程。于是只好说:我想办法把它搞完。你就得整个周末工作,放弃与家人团聚。下回要是老板在最后一刻再来一次突然袭击,你还这么干吗?其实你有几种选择,大概你没有考虑过。 任务三要素 每一项任务都可以分解成以下三个要素:要求,即这项任务究竟要完成什么;时间,即完成任务所需时间;资源,为完成此项工作所需的物质条件对资源考虑的欠缺,往往导致我们无法如期完成任务。为什么考虑欠缺?通常是两个因素作怪:第一是

8、抵触情绪让我们无法冷静思考;第二是工作经验的缺乏,必要的判断和推测能力的缺乏。这就要求我们必须做有心人,及时总结经验。现在请把这三项要求设想为一个面积固定的三角形。一边设为时间,一边设为资源,底边设为要求。 假定有个项目在两个助手下需要十天可以完成,而老板却只允许五天时间。要求你把时间的边砍掉一半。于是保持三角形总面积不变的唯一方法是加长一边或两边,即表示资源和要求的那两边。 你有两个选择:说服老板要么分配更多的资源,要么调整工作要求。这也就是说,同意增加人力使方案如期完成,或者同意在规定的时间内只完成部分方案。 学会谈判 如果你想在压力下有效地工作,必须学会谈判。这里有六条与老板和顾客谈判的

9、办法。可能有助于你成功地处理事务,而不致总觉得落在日程的后面。 认真学习,练习使用知道熟练驾驭这种谈判能力/技巧 一、考虑高质量完成任务所需的合理时间。准确估计完成每天工作所需要的时间,不要做力所不及的承诺。 二、确定任务的要求。花点时间弄清老板和客户确切的需要。 三、留有余地。要考虑原来共事的人可能突然调离,或某项工作比预计时间拖延。多数人都没有留有余地而不得不重新谈判。 四:创造性地使用资源。公司的工作重点随时在变。一旦发生变化,就必须重新审视原先的估计,并要求更多的时间和资源。把变动方案提交老板和客户,例如改变日程,或者聘用顾问或临时帮手来处理短期的超量工作。 五、要了解影响方案的是哪种

10、要素。如果知道哪个要素是固定的,你可以调整另外两个要求。比如,任务的完成时间是固定的,可以提出改变任务的要求,也可以要求有更多的资源。如果资源固定,则可以改变要求或加长时间。 六、学会说你说得有道理,不过,而不是说不。还可以说:是,不过费用和结果会是。仔细验证期限、预算及任务要求等条件。到底有多少资源?你或许会吃惊。巧妙的提问 这里是几个有代表性的问法,可以用来验证这三个要素。 关于要求-要是我无法按期提交有确切数据的最后草案,我是否能先交一份估计数据的初步草案? 关于时间-你是说绝对不能延期吗? 关于资源-要是我理解得正确,任何情况下你都不会为外来协助付钱吗? 另一个有用的方法是,用你承诺的

11、某些事情来换取你新要求的东西。这儿有几个范例,可以判断看似固定的要素究竟可否调整。 针对要求固定的任务:要是把版面从四色改为三色,就可以节约300美元印刷费和2小时制版时间。 针对时间固定的任务:要是把工期延长一天,我们可额外多生产3000个单位的货物。 针对资源固定的任务:要是把装配任务转包出去,我保证高质量按时间完成任务。 谈判是关键。不然,什么也别说。咬紧牙关,周末接着干嘛。 本文译自世界经理人文摘英文版1993年12月号。朱力译。原文摘处Training & Development,1993年5月,版权属American Society for Training and Develop

12、ment,Inc.,Alexandria,VA 22313-2043,U.S.A.。作者属设在美国马萨诸塞州的Catalyst Group。 顶级CEO高效工作6大秘诀 冠军研发中心整理编辑高效的管理者,不仅要合理管理自己的时间,日理万机之余, 还要能讲求身心的平衡自在。 坐拥半壁江山的明星CEO们和我们一样,一天只有24个小时,每天被会议、项目追着跑,电话、E-mail没有停过,但他们却有办法气定神闲地回家吃晚饭、陪家人,常常绕着地球飞也一样神采奕奕,日理万机之余还能讲求工作与生活平衡。 秘诀1:一日之计在于晨 高效CEO几乎都有早起的好习惯。星巴克总裁舒尔茨、法国雷诺与日本日产汽车的CEO

13、戈恩、美国宝洁家品(Procter & Gamble)总裁赖夫雷(A.G. Lafley)都是5点多就起床,思考、看报、听各地的业务简报,然后在电话蜂拥而来之前进入办公室处理业务,因为这样不受打扰,思考与工作都能事半功倍。 太平洋投资管理公司的投资长葛洛斯甚至每天4点半就起床,不到6点就进办公室,这样,身处美国西岸的他才能及早接收当天东岸上午8点半(西岸5点半)宣布的种种经济指标,早一步拟定投资策略。正因为他们早起,更早开始、更有效率地工作,所以多半可以在七八点就回家休息。清晨的黄金时光除了掌握工作先机,也要摄取高纤维食物。美国宝洁总裁赖夫雷就特别强调饮食对工作绩效的重要,他的早餐包括一杯蔬果

14、汁、半个培果面包以及一杯优格。有异曲同工之妙的是刚卸下美联储主席重任的格林斯潘,他的早餐是一碗燕麦粥和一杯无糖咖啡。秘诀2:动静相宜 跟多数忙碌的上班族不同,明星CEO们再忙也会抽时间运动,且静下来可以独处。 每天上午8点半到10点,葛洛斯都抛下紧迫逼人的数字与投资,到办公室对街的健康俱乐部做瑜珈。这是他的“天堂”,远离噪音、办公室、交易以及布隆伯格信息网上的种种数字,“脑中一些重要的灯泡会突然亮起来,这是我一天中最珍贵的时光。”有许多好点子就是在这个天堂时间、葛洛斯的倒立瑜珈动作间浮现。只要有心,随时随地都可以运动。高盛证券的总裁鲍尔森到中国出差时,就选择了6点钟可以抵达的班机,到饭店后,直

15、奔健身房,运动完再开始工作。第2天早晨,一样先到健身房报到。 除了动,CEO们也讲求独处、思考的时间。法国雷诺与日本日产汽车的CEO戈恩要求秘书不要在8点以前排会议,好让他静下来独处。秘诀3:一定要休息 有趣的是,许多上班族被工作逼得加班不停、无法休假,这些高级主管却强调,一定要挪出时间休息,做点有趣的事。 即使是在高竞争压力的汽车业工作,戈恩也不把工作带回家。回家就是休息充电,跟孩子们玩,周末也不例外。而且他发现,藉此可以跟工作上面临的问题有一点距离,星期一回去上班后,反而把问题看得更清楚,更能迎刃而解。Google的副总裁梅尔每周五都是6点就下班,然后到旧金山玩耍,每4个月更要大休一次。星巴克咖啡的舒尔茨每7个星期就旅行一趟,尽情吸收不同世界的精华。美国宝洁家品(Procter & Gamble)总裁赖夫雷(A.G. Lafley)说:我过去只是着重抓紧时间。我现在已经知道如何保持充沛的精力。我早晨5点至5点半之间起床。然后健身,在6:30 或 7点坐到办公桌前,开始努力工作,直到晚上7点,然后回家,和妻子休息一会儿,接着回去工作。就这样每天连轴转。现在我每工作一个小时或一个半小时之后,就要

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