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1、项目实施阶段文档管理办法一、目的 为进一步规范工程建设项目实施阶段的文档管理工作，确保文档的完整性、准确 性、系统性和保密性，特制订本办法。二、适用范围 本办法适用于公司新建、改建、扩建等固定资产投资项目实施过程中形成的具有 保存价值的文字、图纸、图表、记录、声像等各种形式的文件资料的管理。三、职责与分工（一）项目前期主管部门职责1、负责项目基础设计批复前文件的接收、发放、归档等工作。2、参与有关单位组织的档案验收工作，并对工程建设项目文件管理工作进行业 务监督、检查和指导。3、负责向项目实施主管部门移交项目前期文件。（二）项目实施主管部门职责1、制定、修订工程建设项目文件管理制度。并对工程建
2、设项目文件管理工作进 行业务监督、检查和指导。2、负责工程项目施工准备阶段和竣工验收阶段文件的接收、发放、组卷、归档 等工作。3、负责组织相关部门对各承包商交付文件的完整性和正确性进行审查；并参与 有关单位组织的档案验收工作。（三）项目实施管理部门职责1、负责施工阶段文件的接收、发放、整理、保存等工作。2、工程交工后 4 个月内，将分类整理的文件移交项目实施主管部门组卷。（四）设计单位负责按照设计合同约定向有关部门提交设计相关文件。（五）施工单位职责1、负责施工过程形成的项目施工文件的收集、整理、归档，并在项目中交后 3 个月内移交相关部门。2、配合建设单位、监理单位等组织的文件检查工作。（六
3、）监理单位职责1、负责监理业务范围内文件资料的收集、整理、归档，并在项目交工后 4 个月 内移交相关部门。2、检查施工单位文件资料收集整理的及时性和准确性。3、负责交工资料和竣工图的审核。（七）采购部门职责1、负责项目物资采购供应过程中形成的各类文件的收集、整理、归档，并在项 目中交后3 个月内移交档案管理部门。2、负责提供项目物资的相关技术和质量证明文件等资料，含非标设备竣工图 3 套。（八）生产使用部门职责1、负责编制、收集、整理、归档各类生产准备文件，并在生产考核或标定后 1 个月内移交档案管理部门。2、负责提供试生产期间文件资料（试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分 析和结论），总体
4、试车方案、装置考核报告、试生产总结及运行中形成的文件资料。（九）档案管理部门职责1、负责设备随机资料（包括设备制造单位编制的非标设备制造竣工图）收集、 整理及组卷存档工作。2、检查、指导各参建单位项目文件归档工作。3、负责项目实施阶段归档文件的接收。4、负责向文件归档部门提供统一的档案盒、封皮。 （十）其他相关部门职责项目前期主管部门、公司办公室、财务部门、审计部门等相关部门负责将所形成 的工程建设项目文档移交档案管理部门。四、管理事项与工作程序（一）文档接收、发放1、接收单位需对文件（包含必要的电子版文件）的来源、种类、内容、数量、 完整性等进行核实，合格后签收。2、接收文件后，按项目、文件
5、类型或专业等进行登记、分类、整理。3、发文部门填写文件发放申请表，批准后，发放人员按照发放要求建立登记表， 签字发放。4、纸质文件以对方签收为有效传递；通过计算机网络传递的信息，以拷入目的 盘对方确认后，为有效传递；通过传真传递的文件，对方确认接收到为有效传递。5、需对方确认的信息文件，需在有效传到后双方约定的时限内予以答复，在双 方约定的时限内未予答复的，将被视为对信息文件的认可。没有约定时限的，答复期 限限定为三日，若三日内未予答复，则被视为对信息文件的认可。6、需对方处理的信息文件，应在规定的时限内答复。在规定时间内未答复的，并对工程进度、质量、HSE等方面造成影响，按相关管理规定和合同
6、条款处罚。（二）文件借阅1、借阅人须严格履行登记手续，填写文件借阅登记表，必要时，需经有关 领导批准。2、借阅人要爱护文件，不得在文件上涂改、勾划，不得折叠、拆散、转借；未 经同意不得复印、随意摘录文件内容。造成损失时，给予相应的处罚3、保密文件不外借，查阅保密文件须经相关领导批准。4、借阅文件应按规定日期归还，借阅人和管理人员要当面清查。（三）文件更新1、文件资料在收到修改版后，及时进行下列工作：（一）将存档的原版抽出，在文件的首页打上“供参考”或“作废”字样，换入 新版。（二）新版文件按原版的要求重新登记，发放，同时通知原版接收单位更新并作 作废处置。（四）文件归档1、基本要求（一）归档文
7、件应齐全、完整、准确并原件（正本）归档。复印件加盖确认印章 的延续性文件视同原件。（二）文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪 色的书写材料，如红墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。（三）文件纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。（四）当所收外来文件资料为不耐久载体或书写字迹且无法更换的，应将原件复 印后与其一并归档。（五）非纸质文件应与其内容目录一并归档；永久、长期的电子文件必须形成一 份纸质文件归档。（六）外文资料若有汉译文的应与汉译文一并归档，且译文在前，原文在后排序。 无译文的要译出标题后归档。（七）文件资料排列应文字在前，图样在后；请示文件应将批复文件在
8、前，请示 文件附后。（八）档案盒和封皮的案卷题名按“工程名称+项目名称+装置单元名称+专业名 称”填写，内附表格的项目名称写“项目名称+装置单元名称+专业名称”，电气、仪 表等无法分单元可按具体情况填写。（九）移交文件时，移交单位要编制移交清册及案卷目录，交接双方在清点核对 正确后，在移交清册上签字盖章。移交清册一式两份，交接双方各存一份。2、建设单位负责归档文件范围详见附件 1。3、设计单位归档文件包括竣工图和设计总结。4、施工单位交工技术文件归档 （一）工程项目由多个单位承包的，由各承包单位分别负责收集、整理、组卷归 档、移交。（二）工程项目实行总承包的，由总承包单位负责收集、汇总、整理、
9、组卷归档、 移交。（三）交工技术文件的内容、编制应符合SH/T3503-2007石油化工建设工程项 目交工技术文件规定。（四）第三方检测单位应依据SH/T3503-2007规定的内容、时间内向被检测工程 施工单位移交检测报告。由被检测工程的施工单位汇入相关工程卷册。（五）交工技术文件的份数为两份，其中一份为原件，并移交建设单位，同时提 供电子版的交工技术文件目录。5、监理文件归档按照中国石化标准SH/T3903-2004石油化工建设工程项目监理规范的相关要 求进行造册组卷，并向建设单位移交监理文件一份。6、归档整理按GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范及北京化工集 团档案管理办
10、法等规定执行。（五）文件保密1、建设项目涉及秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需 要复印、借阅，应经有关领导批准后办理。并按审批的范围、内容进行复印，借阅的 应及时办理文件登记手续。2、工程建设完成后，各部门和单位领用的图纸（除生产单位外）、设计资料退 回给项目实施主管部门，由项目实施主管部门统一处理，其它部门和单位无权处理， 确保知识产权，严守国家秘密。五、检查监督与考核公司建设管理部对本办法的执行情况进行检查、监督与考核。六、解释权归属及印发实施（一）本规定由公司建设管理部负责解释。（二）本办法自印发之日起实施。附件 1：A类基建文件C类施工文件A1决策立项文件C1施工管理文件A2建设用地文件C2施工技术文件A3勘察设计文件C3进度造价文件A4工程招投标文件C4施工物资出场质量证明及进厂检测文件A5开工审批文件C5施工记录文件A6工程造价文件C6施工试验记录及检测文件A7工程建设基本信息文件C7施工质量验收文件A8其他类文件C8施工验收文件B类监理文件D类竣工图E类工B1监理管理文件E1竣工B2进度控制文件E2竣工B3质量控制文件E3工程B4造价控制文件B5工期管理文件B6监理验收文件附表 2：文件/资料借阅登记表附件 3：文件资料移交目录单移交人：接收人/时间：
