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1、1. 目的 使合同的签订、履行规范化，并最大限度的避免风险。2. 适用范围 适用于公司对外采购产品或工程服务类合同的管理。主要包括勘察设计合同、营销合同 （不含售楼和出租） 、广告设计 / 制作合同、施工合同、材料 / 设备采购合同、工程监理合同、 土地受让 / 合作开发合同、财务合作及借款合同、培训合同等。3. 定义3.1 索赔： 当供方存在不履行合同的行为或履行合同没有达到合同要求时，向其提出要求支付违约 金或赔偿损失的行为。4. 职责 ：4.1 总经理负责：4.1.1 相关文件规定需要由其决定合作单位或由其批准实施方案的项目的相应合同的审 批；4.1.2 根据授权负责相关合同的付款审批。
2、4.2 分公司经理负责：4.2.1 相关文件规定由其决定合作单位或由其批准实施方案的项目的相应合同的审批；4.2.2 所主管部门上报总经理审批的合同的审核；4.2.3 所主管部门的合同付款审核。4.3 工程项目部、成本预算部管理负责：4.3.1 勘察、设计、施工、监理、采购合同的审核；4.3.2 参与施工合同及材料 / 设备采购合同的起草、谈判及定稿；4.3.3 本部门起草合同的编号、分发、保存；4.3.4 组织本部门起草合同的交底及执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录 表；4.3.5 勘察、设计、监理、施工、材料设备采购合同付款的审核；4.3.6 项目所有合同的汇总、统计由成本预算部负
3、责；4.3.7 负责施工合同的起草、谈判及定稿，协助工程成本采购中心起草、谈判、定稿材料/ 设备采购合同，工程项目部负责工程监理合同的审核；4.3.8 工程项目部提起工程监理合同、施工合同的付款申请。4.4 营销策划负责：4.4.1 设计类、营销类、土地类合同的起草、谈判及定稿；4.4.2 本部门起草合同的编号、分发、保存；4.4.3 本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录表444提起营销合同、设计类、土地类合同的付款申请。4.5财务部负责：所有合同付款条款合理性及付款的审核。负责发票处理方式和税务条款合理性。审核合同的经济条款。财务类合同的起草、谈判及定稿；合同的编号、分
4、发、保存；部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录表；4.6人力行政负责：行政类、培训类合同的起草、谈判及定稿；合同的编号、分发、保存；本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录表；提起培训合同的付款申请；4.7投融资中心负责与银行相关的融资信贷合同办理；其他投资方面的合同起草、谈判及定稿；合同中涉及法律条款的审核，以及合同条文的准确性、严谨性；负责协助执行部门向合同单位索赔。4.8审计法务中心负责对签约前的各类合同进行程序性、合法性、严密性的审查；负责对方资质的调查审核；合同发生纠纷时及时办理调解、仲裁、诉讼及善后工作；4.9工程成本采购中心负责工程材料/设备
5、采购合同的起草、谈判、定稿及采购执行；合同的编号、分发、保存；本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录表；提起本部门执行合同的付款申请；5. 程序5.1合同的起草、谈判、定稿设计类合同的起草、谈判、定稿营销策划中心负责根据设计进度计划要求完成设计合同的起草、谈判、定稿（合同一式 六份）。设备/材料采购合同的起草、谈判、定稿工程成本采购中心根据材料进场及承包商进场计划要求，在完成承包商及供应商选择工 作后，及时组织完成设备/材料采购合同的起草、谈判和定稿（合同一式六份）。营销合同的起草、谈判、定稿营销策划中心根据营销工作要求完成营销合同、广告设计/制作合同的起草、谈判和定稿（合
6、同一式六份）。5.1.4 土地受让/合作开发合同的起草、谈判、定稿营销策划中心完成土地受让/合作开发合同的起草、谈判、定稿（合同一式六份）。培训合同人力行政根据需要完成培训合同的起草、谈判、定稿（合同一式四份）。施工类合同由工程项目部、成本预算部根据工期、质量、成本、安全要求，完成施工类合同的起草、 谈判和定稿（合同一式六份）。5.2合同的审批设计类合同521.1营销策划中心将定稿后的合同及附件，连同合同审批及合同盖章审批表一起传至工程项目部、成本预算部审核。工程项目部、成本预算部对合同条款进行复核，复核后交审计法务中心进行法律审核，再交分公司经理审核。营销策划中心经理按设计承包方选择控制程序
7、的规定对合同进行审核后提交工程副总、总经理审批。5.2.1.4 审批完的合同由人力行政加盖合同章并存档合同审批及合同盖章审批表后 转至营销策划，合同成立。施工类合同5.2.2.1 施工合同5.1.2.1.1 工程项目部、成本预算部将定稿后的合同及附件，连同合同审批及合同盖章审批表一起传至分公司经理审核。5.2.2.1.2 分公司经理复核后，交审计法务中心进行审核后，交主管工程副总经理审核。5.2.2.1.3 主管工程副总经理按施工承包商选择控制程序的规定对合同进行审核后 提交总经理审批。5.2.2.1.4 审批完的合同由人力行政加盖合同章并存档合同审批及合同盖章审批表 后转至工程项目部、成本预
8、算部、财务部，合同成立。5.2.2.2 设备/材料采购合同5.1.2.2.1 工程成本采购中心将定稿后的合同及附件，连同合同审批及合同盖章审批表一起传至工程项目部、成本预算部经理审核。522.2.2 成本预算部对合同条款进行复核，提交审计法务中心审核后，交主管工程副总经理审核。5.2.2.2.3 主管工程副总经理按材料设备供应商选择控制程序的规定对合同进行审 核后提交总经理审批。5.2.2.2.4 审批完的合同由人力行政加盖合同章并存档合同审批及合同盖章审批表 后转至工程成本采购中心、成本预算部、财务部、工程项目部合同成立。营销合同、广告设计/制作合同523.1营销策划中心将定稿后的合同及附件
9、，连同合同审批及合同盖章审批表一起交分公司经理审核。523.2分公司经理按营销类承包商选择控制程序的规定对合同进行审核后提交营销副总审核后，提交审计法务中心审核。523.3审计法务中心审核完毕，提交总经理审批。523.4审批完的合同由人力行政加盖合同章并存档合同审批及合同盖章审批表后转至营销策划中心、财务部合同成立。5.2.4 土地受让/合作开发合同营销策划中心将定稿后的合同及附件，连同合同审批及合同盖章审批表一起提交营销副总审核。营销副总审核后提交审计法务中心对合同进行审核。审计法务中心审核完毕，提交总经理审批。5.2.4.4 审批完的合同由人力行政加盖公章并存档合同审批及合同盖章审批表后转
10、 至土地拓展中心、财务部合同成立。行政类、培训合同、其它合同人力行政将定稿后的合同及附件，连同合同审批及合同盖章审批表一起提交部门经理审核。部门经理按培训管理流程审核后提交审计法务中心对合同进行审核后提交总 经理审批。审批完的合同由人力行政加盖公章并存档合同审批及合同盖章审批表，合同成立。合同签署的原则5.2.6.1 合同原则由对方优先签字盖章。合同审批原则上应按顺序依次作业，特殊情况下经分公司经理或总经理同意，各级审批人可并行同步作业，或由分公司经理或总经理召集会议审批。审批“签字组合”每一项经济合同的签订，须按“审批程序”的规定，完成“签字组合”。5.2.7.2 “签字组合”是指各部门经济
11、合同的签订时应根据审批程序和审批权限在“合同审批及合同盖章审批表”上完成必要的审批签名。5.2.7.3 当部门经理外出时，受托者应出具部门经理授权的委托书，委托书须注明委托的 事项、委托的权限以及委托的期限。5.2.7.4 负责“合同印章”的管理员和负责公司“公章”的管理员，只给完成了“签字组 合”的经济合同加盖经济合同印章或公章，对于未完成“经济合同审批表”的合同，印章管理 员拒绝予以盖章。未经审核、未加盖经济合同印章的合同，财务部门拒绝执行。5.3合同的编号、登记、保管、存档合同编写一律在合同用印前，至肿当案资料室向专门负责发号人申请编号，合同必 须经过编号后方能用印。编号的原则是：公司缩
12、写-合同签订年份-部门缩写（项目简称，可省略）-流水号-补充合同序号。5.3.1.1 公司缩写：（XHZB旭恒总部）、（XHLP旭恒罗平）、（HTWY鸿泰物业公司）、（XHJ 旭恒建）部门缩写：按部门名称的第一个字拼音大写为主。合同起草部门负责将签订的合同做以下处理：5.3.2.1 营销策划中心负责将设计合同分发给乙方1份，旭恒总部1份，成本预算部 1份，部门存档1份，财务部1份，档案资料室1份；5.322 工程管理部负责将施工合同分发给乙方1份，旭恒总部1份，项目部1份，成本预算部1份，财务部1份，档案资料室1份。5.323工程成本采购中心负责将材料/设备采购合同分发给乙方1份，工程部1份，
13、成本预算部1份，部门存档1份，档案资料室1份，财务部1份。5.324营销策划中心负责将营销合同、广告设计/制作合同分发给乙方1份，旭恒总部1份，成本预算部1份，部门存档1份，财务部1份，档案资料室1份。营销策划中心负责将土地受让/合作开发合同交付对方1份、旭恒总部1份，成本预算部1份，工程项目部 1份，财务部1份，档案资料室1份。5.328 其它部门的合同由对应部门交付对方1份，旭恒总部1份，部门存档1份，档案资料室1份，财务部门1份。5.4合同的交流、执行、反馈与总结：合同交流：合同起草部门负责及时组织和合同执行部门一起进行合同的交流。合同执行：合同执行部门有责任按合同条款要求对合同全面执行
14、，执行部门、工程 成本预算、财务部三方相互复核和监督。合同反馈：合同执行部门将合同执行过程中发现的问题及时填写合同执行情况 汇总表反馈给合同起草部门。合同工作总结及合同范本各部门根据相关程序规定对合作商进行评定工作；起草部门根据合同执行情况填写合同执行情况汇总表，如无反馈记录则不必填写。5.4.4.3 标准格式合同文本由经办部门或执行部门起草，并与工程项目部、成本预算部、 财务部、审计法务中心及经办部门认为必要的其他相关部门共同讨论后确定。5.4.4.4 工程项目部、工程成本采购中心、审计法务中心是标准化合同的管理部门，负责持 续评审、改进格式合同文本。其他部门的意见和建议由审计法务中心负责评
15、审和确认。当政府有强制性规定时，应加入格式化的补充条款以充分表达与公司格式合同文本 之间的差异。5.5合同变更、补充协议的签订合同起草部门负责组织合同变更、补充协议的起草、谈判、定稿。其它程序与原合同相同。5.6合同资料信息处理档案资料室按项目不同对土地受让/合作开发合同、勘察、设计合同、施工及设备/材料采购、营销合同、工程监理合同进行汇总、统计，编制*项目*合同一览表，并将一览表 中信息每个月向总经理更新反馈一次。5.7合同的付款勘察、设计、施工类合同5.7.1.1 合同预付款合同签订后，工程项目部根据合同预付款要求填写*工程进度款支付证书和*工程历次付款一览表，并传至成本预算部、财务部、主管领导、分公司经理审核，总经理审批。材料/设备采购合同由采购中心根据合同条款要求填写*材料款支付证书和*历次付款一览表，并传至成本预
