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1、中外运空运发展股份有限公司深圳分公司财务制度（2004版）中外运空运发展股份*有限公司深圳分公司 成本费用借支报销管理实施细则 (2006年二月十日修订版)第一章 总则第一条 根据中外运空运发展股份*有限公司（以下简称总部）2004年度实施执行的中外运空运发展股份*有限公司财务管理办法、费用借支和报销制度、中外运空运发展股份*有限公司出差申请程序和费用报销标准及中外运空运发展股份*有限公司华南区成本费用借支报销管理实施细则，结合本公司章程的基本规定、组织结构的设置及业务操作流程等具体情况制定本实施细则。第二条 基本原则：贯彻执行总部及华南区的财务管理制度，规范借支报销程序和标准，明确权责分工，
2、控制成本费用水平。第三条 对各部门和各工作环节力求权责分明、高度协调，规范各部门的运作衔接和财会工作程序，以提高公司对内部各环节的管理控制水平，防范风险，提高资金使用率和工作效率。第二章 成本费用的借支第一条 借支范围一般为公司正常支付的业务成本、经营费用等，借支分为现金借支和支票借支两种。大额费用和银行规定结算起点以上的开支，应以支票结算。第二条 借支大额现金（5000元以上）应提前一天通知财会部门，以便备款。借支现金或借支限额支票（有明确金额但未取得合法付款单证的支票等）时，借款人应填制【借款单】（见附件一），【借款单】一式三联：第一联报销记帐联，第二联借款人留存联，第三联借款记帐联，在【
3、借款单】上应写明部门、借款人、资金性质（现金或支票，如借支票应注明支票号）、借款日期、借款用途、借款金额或限额等。业务成本类借支先交相关结算人员预审，再按审批程序办理审批，而费用类借支先按审批程序办理审批后，再交财务人员审核。第三条 借支的审批程序：一、 借支现金的审批程序：1、 借支现金时由借支人员将填制完毕的【借款单】交由部门经理（含一级部经理）审核签注后转财务经理核准转主管副总经理审批。 10000元以上，需总经理加签二、借支支票的审批程序：1、 借支支票时由借支人员将填制完毕的【借款单】交由部门经理（含一级部经理）审核签注后转转财务经理核准，主管副总经理审批； 20000元以上，需总经
4、理加签。第四条： 相关审批经理因公外出，其负责签批的借支和报销由其上级主管经理代签。总经理因公外出时，按本细则规定必须由总经理签批或加签的支付，除极其紧迫的可由总经理用电子邮件、短信或口头通知财会部门或者授权相关业务经理暂时代签支付外，正式入帐一律需等总经理回来签名确认后才能办理入帐手续。对暂时代签支付的，业务经办人员应在总经理外出回来后两个工作日内补办正常审批手续，财务结算复核人应跟踪补办程序。第五条 备用金（现金）借支 一、 公司员工因业务需要，可按审批程序向公司申请借支备用金。根据借支时间的长短分为临时备用金和长期备用金（指借用期为一年的备用金）。二、 对于借支临时备用金，员工应在借用业
5、务完成后五个工作日内按费用报销审批程序办妥相关手续后，到财会部办理借支临时备用金的退（补）款手续等清算。在上次领用的临时备用金未报销清算时不能再次领用，如为出差借支现金的，应在返回公司后五个工作日内到财会部门办理报销和退款手续。三、 对于借支长期备用金，部门经理应在年终12月份根据工作需要向分管总经理（含）以上提出下一年度的借支长期备用金借款计划。财会部根据由分管总经理（含）以上审批确认后的借款计划办理长期备用金借支手续。对于计划外长期备用金借支，由部门经理向分管总经理（含）以上另行提出借支报告，说明借支原因和借款人及借款金额。得到批准后到财会部门办理借支手续。如有部门需借长期备用金超过（含）
6、10000元/部门的，无论是计划内的还是计划外的，均须财务经理核准后总经理加签同意借款。四、 按审批同意后的部门长期备用金借款计划，每年六月份及十二月份财会部门办理本年度的借长期备用金清理和下半年度及下一年度长期备用金的借支手续。需要续借的部门应重新填写【借款单】，并交财会部门做上年度备用金清理和次年度备用金结转处理。五、 每个部门每年只能借支长期备用金一次。如工作需要调整长期备用金金额，需冲销原借支长期备用金，重新填写【借款单】。第六条 支票借支一 支票从开出之日起十个工作日内有效，节假日顺延一日。二 借支人员应在支票开出后十个工作日内到财会部办理借支核销手续；为提示借支人员按时核销，出纳人
7、员在开出支票时将在借款单上注明核销限期。借支核销时应符合以下两个标准：一为报销金额应与借支金额一致，二为借支人员应按费用、成本报销审批程序办妥相关手续，方可核销借支。三 原则上不能借支没有抬头的支票或限额支票。如因特殊原因需借支没有抬头的支票或限额支票，须有借支部门的部门经理（含）以上和财务经理的共同签名确认，财会部门指定出纳员跟进支票的实际使用情况。四 每月2日财会部门将整理各部门超期尚未核销支票情况表，并向各相关部门通报。五 部门经理负责监督部门员工在收到通报当月完成支票核销工作。若确有 特殊原因不能及时核销的，应书面说明并附解决计划。六 如果财会部门在次月发布的超期未核销支票情况表中有超
8、过一个月却没有合理解释的情况，财会部门将停止对该部门的费用报销工作，直到核销完相关单证为止，同时上报公司领导。第七条 出纳人员在审核【借款单】有关审批手续完整无误后，方可借出现金或支票，并详细填写【借款单】借款情况的付款记录栏，再将借款单的各联按以下规定处理：一 借支现金的，出纳人员应在借出现金后，将【借款单】第一联（报销记帐联）暂时留存，将第二联（借款人留存联）退借款人保存，将第三联（借款记帐联）传递给会计人员记帐。二 借支支票的，出纳人员应将【借款单】第一联（报销记帐联）与支票存根暂时留存，将第二联（借款人留存联）退借款人保存，第三联（借款记帐联）可不用。第八条 借支人员报销时应出具【借款
9、单】第二联（借款人留存联）并填写【费用报销单】，出纳人员再将【借款单】的各联按以下规定处理：一 借支现金的，将【借款单】第一联（报销记帐联）作退（补）款收据记帐联连同其他原始报销单据传递给会计人员记帐，将第二联（借款人留存联）作退（补）款收据退借款人保存。二 借支支票的，出纳人员应将【借款单】第一联（报销记帐联）与支票存根连同其他原始报销单据传递给会计人员记帐，将第二联（借款人留存联）退借款人保存，第三联（借款记帐联）可不用。第三章 业务成本的支付和报销第一条 业务成本是指公司经营的各种业务正常对外支付的运费、仓租杂费及运杂费。公司对外支付的成本费中除支付给航空公司和代理公司的运费、行车车费、
10、仓库租金等应在支付前签订合同方能对外支付外。其他政府机构如机场、海关等收取的杂费应按照明确的收费标准进行支付。凡在合同范围内支付或按政府机构的标准收费支付的成本属常规成本。凡超过合同范围或未与公司签订合同需要支付的成本属于非常规成本。第二条 业务经办人员垫支或借支各种业务成本后，应填写【费用报销单】或者付款结算单（见后附件），并写明填写日期、资金性质（现金或支票支付）、填写人姓名、支出的部门（为保证各部门成本费用核算的准确性，报销人必须准确填写成本费用归属的部门）、支出的用途（须注明业务成本的所属时间或所属业务结算单及HPC系统编号）、支付金额、所附原始单据张数等，并将有关原始单据完整地粘贴在
11、【费用报销单】后面，并将有关原始单据完整地粘贴在【费用报销单】后面加上有关业务结算单，如为先借支现金或支票后报销的须同时附上【借款单】借款人留存联。第三条 成本审核和报销程序一 对于常规成本，已签订合同的运费、车费的成本报销应由结算人员填制【付款结算单】（见附件五）或【费用报销单】，其他常规成本报销均由业务经办人员填写【费用报销单】。二 对于常规成本的支付，业务经办人员将已填制好的【付款结算单】或【费用报销单】应先交部门经理签字确认，再交负责相应业务结算的结算人员审核，结算人员审批依据合同及标准进行审核。结算人员核实符合合同范围支付的，则在【付款结算单】或【费用报销单】上注明意见并签名确认及签
12、注日期。经结算主管复核确认后，应转给相应的公司主管总经理或其指定的授权人员进行审批。三 对于非常规成本的支付，由结算人员复核审核加具意见后，将【费用报销单】转交业务部门办理审批。非常规成本的业务审批手续可以按照从业务经办人员到部门经理，到分管总经理的逐级报批程序，也可以按照总经理指定的审批程序。但所有非常规成本的审批最终必须由分管总经理（含）以上签名确认。四 凡对外支付的常规成本超过10万元(含)或非常规成本超过5万元(含)的，必须由财务经理加签，方可支付。五 所有货运和物流业务的成本支出都必须录入HPC，如因客观原因无法录入，报销支付时必须附书面说明不能录入HPC的原因，并经部门经理，到分管
13、总经理（含）以上逐级报批程序签名批准，方可报销。六 所有退付客户的业务佣金的报销和支付，不论金额大小，均由经办人员申请，后附已收款结算单据，由部门经理确认报分管副总经理审核后，总经理加签方可报销。第四条 相关审批经理因公外出，其负责签批的借支和报销由其上级主管经理代签。总经理因公外出时，按本细则规定必须由总经理签批或加签的支付，除极其紧迫的可由总经理用电子邮件、短信或口头通知财会部门授权相关业务经理暂时代签支付后，一律需等总经理回来审签确认后才能入帐；对暂时代签支付的，业务经办人员应在总经理外出回来后两个工作日内补办正常审批手续，财务结算复核人应跟踪补办程序。第五条 财会部门将在每季度的次月向
14、各业务部门发布成本预算跟踪情况表。各业务部门在收到预算跟踪表十天内，对超过预算的指标必须进行说明并可提出调整成本预算的申请，财务经理对申请加注意见，最终由预算小组或总经理对调整申请进行审批确定。批准后方可进行公司内部预算调整的成本支出，财会部门根据上述成本审批程序结合公司预算调整的决定进行成本审核。第六条 未签订运输代理协议并未有经公司领导研究批准的书面同意，任何人不得接受代理委托代收代付代报销运杂费，任何人不得委托任何境内外单位代收代付运费，并将应收运费存放于任何境内外单位。第七条 财务人员在收到手续齐备的【付款结算单】或【费用报销单】后进行帐务处理。出纳人员根据会计凭证开具支票或报销现金。
15、第八条 出纳人员在收到会计凭证后，应详细填写凭证所附【费用报销单】的付款记录栏，并及时报销及核销有关结算单付款签注。如为未借款直接报销或领用支票的，报销人或支票领用人应在【费用报销单】“领款人”栏签字；如为先借支现金或支票后报销的，出纳人员应在【借款单】的借款人留存联和报销记帐联上签字并注明报销及退（补）款金额并取得借款人签字后将借款人留存联退回借款人，将留存的报销记帐联附在【费用报销单】上。报销完毕，应在【费用报销单】及所附原始单据上加盖“收讫”、“付讫”、“转讫”戳记，并在电脑记帐凭证上签字。第九条 【费用报销单】及其所附原始单据在传递过程中应有书面的交接记录。第四章 费用的支付和报销第一条 费用指在经营过程中各部门发生的邮电通讯费、差旅费、业务招待费、文具用品、印刷费、汽车费用等办公费用。费用根据性质划分为固定费用和变动费用。固定费用包括固定资产折旧、办公室租金、长期待摊费用及其他如通讯费、市内交通费等公司有固定标准的费用；除固定费用以外的费用均纳入变动费用范畴。变动费用中按照费用使用部门是否提出需要监控管理要求分为独立监控费用和非独立监控费用。第二条 费用报销人员垫支或借支各种费用后，应填写【费用报销单】（见附件二），并写明填写日期、资金性质（现金或支票支付）、填写人姓名、支出的部门（为保证各部门成本费用核算的准确性，报销人必须准确填写成本费用归属的部门）、支
