企业内部控制销售及收款循环

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1、内部控制制度销售及收款循环文件管制等级：管制文件 非管制文件文件履历纪要页文件发行单位文件管制等级管理代表管制文件非管制文件文件履历纪录版次修订内容核准权责编撰日期0第1版（新发行）1.1.1.1.2.1.3.2.2.1.2.2.8) 应收帐款作业(CS108)另订之9) 客 诉 处 理 作 业 ( CS109 )另订之10)售後服务作业(CS110)另订之11)签证押汇作业(CS111)另订之总则制定目的为促使本公司 内 部控 制( Internal Control ) 之销售及收 款 循 环 ( Sales ) 程 序 ， 能 有 所 遵 循 ， 特 订 定 本 文 件 ， 俾 利 各 相

2、关单位遵循。适用范围 凡本公司有关内部控制之销售及收款循环作业程序与 控制重点，悉依照本文件之规范办理。权责单位 业务、财会单位为本文件之权责单位，权责单位主管经承认单 位授权，负责本文件之管制，并确保依据本文件之规范作业。 销售及收款循环循环图【见】(资料 1)销售及收款 循环 图 。循环作业本循环之各项作业：1) 销售预测作业(CS101),另订之2) 销售计划作业(CS102 ),另订之3) 订单处理作业(CS103 ),另订之4) 徵 信 作 业 ( CS104 ) ， 另 订 之 。5) 营业员管理作业( CS105) ， 另订之。6) 交 货 作 业 ( CS106 ) ， 另 订

3、 之 。7) 发票开立与作废作业(CS107 )，另订之12) 收 款 作 业 ( CS112 ) ， 另 订 之13) 销货折让作业(CS113)，另订之14) 差 异 分 析 作 业 ( CS114 ) ， 另 订 之3.3.1.制修废与颁布实施附则 本文件属於管理文件，经经营会审议後，呈请董事长核准 承认後，交由权责单位颁布公告实施；修订或废止时亦同。3.2.编 号、 版本 、日 期、 页 次 页数本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文 件页次页数等项，见本文件之页首与页尾。3.3.附 件3.3.1.相 关资 料（资料 1）销售及收款 循环 图（资料1）销售及收款循环图|

4、I厂-CS103订单处理厂-IIIIIIIIIIIIIIIIIIII厂-厂-厂-ICS109客诉处理_-nIIIIIIII卜TJ第1節作业程序1) 预 测未来 二、 三年变化，对销售之影响。2) 由 供应商 、购 买者、产业本身、替代品与 产业潜在进 入者等方 面着手预测及了解。3) 对 未来状 况作 一了解後，应就自身优势与 劣势以及外 界机会与 威胁等方面拟定未来方向。4) 未 来方向 确定 後，考虑自身资源，拟出销 售策略以达 成目标。第 2節控 制重 点1) 预 测时应 考虑 文化、经济层面。2) 预 测应分 长、 中、短期，并根据情况变迁 随时修正。3) 以 整体观 念为 起点，不仅

5、衡量公司内在情 况，也评估 公司外界 整体经济因素之影响。4) 应 重新考 虑各 种变数，而非全部沿用历史 资料为判断 依据，以 求更符合实际现况。5) 各 层面的 销售 预测应有根据资料，不可凭空想像。6) 销 售预测 是否 定期检讨及修正。第 1節作 业程 序1) 销 售 计 划 之 作 业 应 包 括 下 列 内 容 ：(A) 市场 展望。(B) 新市 场开发计划。(C) 新产 品开发计划。(D) 旧产 品淘汰计划。(E) 新客 户开发与旧客户淘汰 。(F) 广告 及其他销售推广政策 。(G) 售价 政策。(H) 授信 及帐款回收政策。(I) 业 务 人 员 之 增 减 及 异 动 。(

6、J) 销售 费用之限制。(K) 本年 度营业方面可能遭遇 的困难及其 克服对 策。2) 销 售 计 划 最 後 之 定 案 与 各 种 指 标 制 定 以 及 各 单 位 预 算 ， 应 具 有 相辅相成关系。第 2節控 制重 点1) 销 售计划 应尽 可能数量化，以利测量。2) 编 估销售 目标 应考虑企业内外环境之可能 影响，并切 合实际， 在现有客观情况下有达成之可能，同时具有挑战性及主动性。3) 销 货预测 之编 制应由各有关单位共同参与 ，并融合企 业经营者 之企图心。4) 每 季结束 後， 应将实际业绩与预算目标确 实比较，检 讨得失， 采 取 行 动 。5) 执 行预算 时应 经

7、常比较现时环境与原始情 况，如有显 着差异者 ，应即时修正。6) 各 层面的 销售 计划应有根据资料，不可凭 空想像。7) 销 售计划 是否 定期检讨及修正。第 3節相 关资 料销售预测等作业程序第1節1.2.存货生产接单1) 业 务单位 接获 客户订单後，首先检查 订单之 各项条件 齐全与否，订购内容是否清楚，若有涂改应盖章确认。2) 查 看是否 仍有 库存，若无库存由业务人员告知客户，与其洽商 延期交货或再讨论交易内容。3) 若 仍有库 存， 且其愿享现金折扣付现金， 或经信用评 估後须付 现，则交货收现。订货生产接单1) 业 务单位 接获 客户之样品(或样品要求) 及报价单 。2) 将

8、样品交 由制 造单位打样及样品分析。3) 制 造单位 将制 作好的样品、成本分析报 告，交给 业务单位。4) 业 务单位 将制 作好的样品交与客户确认， 并商议交期 。5) 客 户同意 交期 ，并同意接受所制成的样品 ，通知本公 司业务单 位准备报价。6) 若 不同意 样品 ，则由业务单位再交由制造 单位修改。7) 若 不同意 交期 ，则再与制造单位协商後再 与客户洽商 。8) 同 意样品 及交 期後，业务单位依据制造单 位之样品 成本分析 报告，再加计运费、保险费、各项费用及预期利润，订出售 价，并填制报价单交由主管核准。9) 业 务单位 主管 同意售价，签准报价单 後，则由主 办人员向 顾

9、客报价。10) 若 顾客接 受报 价，业务单位接获客户订单 後，首先检 查订单 各项条件齐全与否，订购内容是否清楚，若有涂改应盖章确 认。11) 对 於客户 所下 订单之订购种类、数量 、规格等各 项要求， 由业务单位视状况决定是否要预收部份货款。12) 若 有预收 货款 ，则依预收款项作业规定。13) 若 无预收 货款 ，则作信用调查及授信审核 。第 2節控 制重 点1. 订 单处 理1) 接 受订 单 核章手续必须齐全。2) 订 单 涂 改 是 否 有 盖 章 或 注 记 。3) 业 务 人 员 报 价 单 应 依 规 定 办 理 ， 售 价 应 考 虑 估 计 成 本 之 正 确性，并加

10、计合理利润。4) 核 准售价 不能 超过权限。5) 业 务人员 与客 户谈妥交易是否经客户确认 ，交期进度 应列入控 制。6) 单 位售价 、总 价等计算是否正确。7) 优 待 条 件 与 公 司 规 定 应 符 合 。8) 应 注意品 质， 要求条件必须符合公司制作 能力。2. 订 单变 更1) 订单 变更 时，是否随即反应处理。2) 受 订後在 未制 造前，才准予受理作废。3) 订 货後经 制造 而必须取消时，不论是销售 或客户因素 ，均应查 明该订单内容是否有取消条款，并查明损失处理情形。4) 修 正订 单 或订单作废是否有会办 相关单位人 员。5) 订单 修改 内容是否合理。6) 订单

11、 修改 日期是否在送货日期之後。7) 若 修改单 价或 数量比原来多时，要查其是 否补开发票 。第 3節相 关资 料订单、成本分析报告、样品成本分析报告、报价单 等。1) 若 客户并 非付 现，而采信用交易者，则先 调阅往来 客户资料 ，有无过去往来纪录。2) 若 为新客 户， 则由业务单位填妥客户资 料，送授 信单位审 核。3) 授 信单位 接获 业务单位之资料後，再深入 调查客户 资料及 查询银行交易纪录状况。4) 授 信单位 将资 料整理评估後，决定授信额度上限。5) 若 授信单 位经 评估後，认为此客户信用不 佳，可与业 务单位联 系，讨论是否要接受订单。6) 若 虽信用 评估 不佳，

12、但仍接受此订单 ，则由授信 单位决定 是否要求担保抵押或保证，或是要求现金付款。7) 若 接受担 保或 保证条件时，由业务单位追 踪及初审客 户设定担 保或保证作业。8) 抵 押保证 事宜 初步办理妥当後，将资料再 由授信单位 审核。9) 若 通过则 由授 信单位评估後，给予信用额 度。10) 若 未通过 ，则 授信单位决定是否再增加担 保品或保证 ，还是要 求货到付现。11) 客 户订单 金额 未超过信用额度，则接受此 订单并 出货。12) 若 订单 超 过信用额度，则再交由授信单位审核信用，是否 增加额度。13) 额 度若有 更动 ，仍须经由上述授信过程。14) 收 款人员 应将 客户之信

13、用及付款资料，交 由授信单位 电脑归档 及整理，以更新客户信用额度。第 2節控 制重 点1) 必 须建立 客 户资料基本资料档案，登 记有关交易 情形、财 务及信用状况。2) 客 户 授 信 总 额 之 拟 定 ， 是 否 考 虑 对 方 之 资 本 额 、 营 业 情 形 、 损 益情形、创业期间、信用、保证及抵押额度等内容。3) 必 须办妥 保证 者，是否至少每年重新办理 对保工作， 并由第三 者每半年对保一次。4) 对 於 未 办 妥 手 续 或 超 过 授 信 总 额 者 ， 其 出 货 应 经 特 案 核 准 。5) 对 新 增 客 户 或 转 向 他 公 司 购 货 者 ， 必 须

14、 分 析 其 变 更 原 因 ， 并 检 讨改进。6) 对 於市场 资料 之蒐集是否充份，范围包括 供需量之变 迁、产品 技术之革新、竞争者之策略等。第 3節相 关资 料客户资料、订单等。1) 制 定 个 别 推 广 业 务 人 员 业 绩 目 标 。2) 制 定业务 人员 奖励制度以激励营业员之工 作意愿。3) 设 计完整 训练 计划，使其有自信及能力面 对客户。4) 重 视职业 道德 教育，强调操守重要。5) 强 调自动 自发 自我管理。6) 每 月由业 务人 员填制汇总营业月报表 。7) 每 月结算 业务 单位业绩，并将与目标的差 距告之，促 使其自我 激励。8) 定 期分析 业务 部门之实绩、损益，并制年 度销售比较 表。9) 业 务人员 每月 底填制 下月份之客户预定拜访表，藉以安排 日程及出差日期