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1、ABC理论与实施(下)二、ABC系统的实施方法以下描述了实施ABC系统的一种结构化方法，这种方法已经在一些公司成功实现。该系统实施成本相对较低：典型地，三个人专职做4到6个月，成本少于$100，000。这里所述的结构化方法可分为两大部分。第一部分描述在开始实施前应做的设计选择。这些选择定义了系统将拥有的特性。第二大部分定义了成功实施ABC系统的步骤。这些步骤帮助决定系统的实际设计将是什么样子和它将如何被很好接受。（1）、需要先做的决策至少有六个决策要在ABC系统实施前做出，即：1。系统是和现存系统集成还是成为一个独立系统？2。在实施前是否应有正式设计？3。最终系统的所有权应归谁？4。系统应该有
2、多精确？5。系统应该报出历史的还是未来的成本？6。初步设计应该复杂还是简单？为了说明做出这些决策时必需要考虑的因素，下面讨论一个早期的ABC实施者所做的选择。这些决策是由一个包括设备控制者、设计小组领导和作者在内的筹划组做出的。决策1：独立系统有几个因素导致了筹划组把现有成本会计系统放置一边而开发一个基于微机的独立ABC系统用于初步应用。首先，现有系统是一个社团系统（corporate system）。做出任何重大变化都需要一个漫长的批准过程。其次，实施一个独立系统可能相对较快和较便宜，主要因为公司不必开发集成新的ABC系统和公司其它信息系统（如总分类账）的软件。最后，集成ABC系统和现有财务
3、系统将需要外部审计师的批准，这将是另一个潜在的耗时的和昂贵的过程。使用独立系统这一决策并非没有成本。首先，ABC系统需要的一些数据在现有系统中已经是可用的，而它们必须重新输入和冗余存储。一旦重新输入，就要维护更新，随着时间的推移将成为主要负担。另外，没有人清楚如何处理新旧两个系统间必定产生的反响（repercussion），报告出不同的产品成本因此预示着两种不同的行为过程。决策2：没有正式的设计文档筹划组决定立即实施ABC系统，不经过漫长的设计批准过程。因此，设计小组从没形成一个正式的文档。做出这一决策是因为他们对ABC系统的设计知道的太少了而不能在没有首先了解项目的大部分数据采集和分析阶段时
4、在纸上设计一个好系统（例如，所有的面谈必须在小组能确定重要作业之前完成）。没有进行正式设计的另一个原因在于当收到更多的信息时便于系统设计的更改。尤其是，控制者担心提出一个正式设计文档将过早地限制设计小组在获得经验后改变系统设计的能力。最后，高级管理部门既然把实施新系统的任务交给了控制者，那么，他们就对控制者完成任务的能力有信心，对正式设计的评论就显得没有兴趣。决策3：一个管理而非财务系统工厂管理者实施新系统的主要目标之一就是把它看成一个管理系统而非财务系统。管理者希望产品和工程是系统的物主。多学科小组。为达到这一目标，实施小组包括来自金融学外的几个学科的成员。这样做以培养整个公司对新系统承担的
5、义务。筹划组也相信多学科小组将提高新系统的设计水平，因为能指望小组的非财经人员详尽的产品和工程的知识对系统设计有所贡献。然而，多学科小组也许有一些潜在的障碍。一是职能经理不会派高水平的人员去该小组工作。二是小组的非财务成员可能需要有关成本系统设计的精深的培训。实际上，这种担心证明是不确切的。职能经理会热情支持该项目因为他们迫切需要更好的成本系统。对小组非财经人员的培训问题可以通过简单延长设计研讨会解决。选择标准。选择小组成员有几个重要的标准。候选人必须是：聪明；解决问题的方法灵活；工厂知识渊博。注意，成本会计知识并非考虑选择的标准，尽管感到好像小组中至少要有一人必须了解公司现有会计系统。使用这
6、些标准，选出了四种小组成员：小组领导是一直在战略计划组工作的工程师；有生产经验和工厂会计系统工作知识的成本会计师；生产主管；有多年经验的工业工程师。决策4：降低精确度筹划组决定设计新的ABC系统的前提是：“近似的正确比精确的错误好”。接受这一前提允许作业基础系统大量地依赖由面谈数据得来的估计。这些估计是必要的相对不精确的。例如，一个管理者（supervisor）可能说：“我花了30%的时间在这个中心”。而实际时间可能是高达40%或低至20% 。只要有可能，就对估计值交叉检查以使误差最小。报告最接近的成本的作业基础系统的不精确，可以和现有成本会计系统报告成本到四位小数的精确相对照。降低的精确度是
7、可接受的，因为作业基础产品成本将用于战略决策，如那些生意应积极争取那些应避免。这些决策基于许多因素，包括产品成本。因此，作业基础系统固有的相对不准确未必会影响最终的决策。例如，一个产品的作业基础成本是$25+/-$2，售价精确为$12，那么无论报告出的产品成本是$23或$27都未必会改变撤下该产品的决策。相比之下，如果现有的会计系统报告出成本为$5。4362，将会做出不同的决策。作业基础系统中接受“软的”面谈数据的决策要求该决策建立一个独立系统。如果决策为集成ABC系统和现有财务系统，那么外部审计师们将不得不因改变而停止活动。筹划组担心面谈数据将难于改变，这意味着外部审计师们接受新系统可能有麻
8、烦。独立的系统避免了评论的必要性。决策5：平均的年历史成本筹划组决定开发的系统报告平均的年历史成本而非估计未来成本。因此，系统设计成回答：“去年生产产品化了多少钱？”而不是回答：“明年生产产品将化多少钱？“。报告历史产品成本的决策只是暂时的。一旦建立起了ABC系统，将探索开发预测作业基础产品成本的可能性。同时，历史的产品基础作业成本将提供产品相关决策的基础。决策6：能被简化的复杂系统筹划组决定设计一个复杂系统然后简化。采用这种方法主要保证新系统不会歪曲事实。建立复杂的作业基础系统会有风险。使用者可能被系统提供的细节所淹没。实施和维护复杂系统的成本也较高。筹划组选择的解决办法是设计一个公认的复杂
9、系统然后再简化到精确度和复杂性都可接受的水平。这六项设计前的选择减少了实施新系统所花的时间。（2）、实施计划筹划组设计结构化实施计划有助于确保探索研究的成功。三个主要目标是：确保实施小组对ABC理论和实践知道的足够多能设计出适当的系统。确保管理者对ABC理论和它的潜在效益了解的足够多以至管理者能接受和使用项目决定。确保项目的设计和数据采集阶段能高效完成。 实施计划一般有以下7个步骤或阶段：1。ABC研讨会（Seminar on ABC）。它包括给工厂管理小组成员做的关于ABC的简短演讲。演讲完进行讨论。该研讨会的目的是：介绍工厂管理中ABC的概念及效益讨论设备的特性为以作业为基础的系统做准备确
10、定设计小组成员的需要研讨会大约持续两小时2。设计研讨会（Design seminar）。它有两个主要的目的：对实施小组进行ABC教育确保实施小组理解设计组所作决策的含意设计研讨会还要为建立高度地小组一致性服务。高度一致性已经被证明是新系统实施成功的主要因素。设计研讨会持续四天。这期间，设计小组成员使用计算机进行仿真设计练习。这些练习包括以下问题：如何确定作业中心如何确定在第一阶段和第二阶段分摊成本的方法如何收集数据3。设计和数据采集（Design and data gathering）。它分为两部分。首先检验直接材料和直接人工的标准。然后分析间接费用（overhead），确定产生费用的作业。间
11、接费用分析按下列步骤进行：通过面谈确定设备完成的主要作业确定这些作业的成本通过面谈确定作业动因确定和每种产品相关的各成本动因的数量计算以作业为基础的产品成本间接费用又分为以下几个主要部分：按月支付的工资。间接按小时支付的工资。维护和修理费折旧和税收额外收益（Fringe benefits）其它资源（如：供应，工具，项目开支）前面五部分占设备总的间接费用的80%。按月支付的工资。通过评估各部门的工资成本分摊按月支付的工资。这种评估很必要，因为它不象直接人工，部门间的工资比例变化很大。例如，工程部门的工资普遍高于人事部门的工资。这种工资水平的差别意味着使用平均工资乘以工资小时数（直接人工的分摊方法
12、）的这种追踪工资是不恰当的。这样做的话，ABC系统将报告出产品成本中产生了过多的扭曲。部门工资总额根据以下几点评估：a。工资比例和人头数；b。工作职能； c。加班工时；d。该部门的工龄；必要时，进行部门内的调整。一旦部门总量确定后，就可以进行雇员面谈。面谈的目的是了解每个岗位的主要职责和所完成的作业。如果两人或两人以上共在一个岗位，那么面谈还要重点弄清这一岗位或部门为什么要这么多人。通过面谈确认三类领取月薪的雇员：a。与产品相关的雇员处理特定的产品。面谈中这类雇员能确认使他们忙碌的产品所消耗的作业。这类雇员包括那些工作职能如产品监督和质量控制的职员。b。与设备相关的雇员应付特定的设备。面谈中，
13、这些雇员能确认使他们忙碌的设备所消耗的作业。这类雇员包括那些工作职能如制造工程和维修管理的职员。c。 与管理相关的雇员进行管理支持。面谈中这类雇员不能确认使他们忙碌的产品或设备所消耗的作业，但是他们能确认他们所管理或支持的人。这类雇员包括那些工作职位如人事部门职员，工厂经理和秘书。按月记薪的雇员中与产品相关的雇员的成本相对比较容易分摊进产品。面谈中，这些雇员确认出他们花在特定产品或作业上的时间比例，如果时间花费在产品上，则成本直接分摊给相应的产品。如果雇员根据作业（如处理质量纠纷）而不是产品分摊他们的时间，那么成本就根据他们处理的事务的数量分摊。这样，象质量纠纷的成本就根据质量纠纷与每个产品相
14、关的数量分摊给产品。有些情况下，事务是不可度量的。这时，采用综合度量（例如，每种产品的生产小时数）。与设备一体的雇员成本分摊进包含该设备的作业中心。然后，再根据机器小时数或准备次数把这些成本分摊进产品。与管理有关的月工资只占工资总量的一小部分并且是人事部门工资的主要部分。因为该部门主要问题是与按月和按小时的工人总数有关，这类成本分别根据工资人数和总工时分摊进产品。间接按小时支付的工资。它根据与按月计酬的间接劳动力监督人的面谈获得的信息分摊进产品。这些面谈的焦点是：被管理的雇员的人数对他们的劳动分工他们忙碌的是那些作业接下来，使用这一信息确定成本库并把成本分摊进成本库。间接计时劳动工资不因部门不
15、同而整体改变。因此，这些工资在为不同加班水平做过调整后使用单一的工资率估计。维护和修理费。维护和修理成本根据与维护和修理主管面谈各种设备的特性获得的信息分摊进产品。因为产生工作的作业与设备相关，那么该成本就以与设备相关人员的月工资一样分摊：先分摊进包含设备的作业中心然后通过机器小时数分摊进产品。折旧和税收。折旧和税收成本包括固定资产的三个不同方面的折旧和税收：a。 机器和设备；b。 资产；c。 建筑。与机器和设备有关的成本直接分摊进包含设备的作业中心，然后通过机器小时数分摊进产品。资产和建筑的折旧和税收成本就比较难以分摊进产品。这些成本根据面积分摊进作业中心。然而，没有与产品相关的作业能被确认出产生了这些成本。即使没有作业能被确定出来，计划小组决定使用机器小时把这些成本分摊进产品。这样决策可使应用现有成本会计系统分摊成本和使用ABC系统分摊成本具有可比性。额外收益（Fr
