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1、广州富力地产股份有限公司材料设备采购管理流程文件编号RF-CZ-LC-02版本/修订A/0日期2013年8月1日材料设备采采购管理理流程编制日期审核日期批准日期一、 流程目的 规范工程材材料设备备采购行行为，提提高采购购效率及及效益，防范风风险。二、 适用范围适用于公司司进行项项目工程程材料设设备的采采购工作作。三、 定义12344.11.56788.111910111212.11314151616.112344.11.2.3.4.4.1.12344.1233.1 采购计划：指采购购项目实实施前制制订的各各个采购购环节的的时间安安排，根根据控制制角度及及力度的的不同分分为：材材料设备备总体采采
2、购计划划、年度度采购计计划、季季度采购购计划、单单项采购购计划。3.2 谈判方案：指在商务务谈判实实施前制制定的指指导谈判判实施的的方案，内内容通常常包括：谈判目目标、谈谈判内容容、谈判判程序、谈谈判策略略、各种种可能出出现的情情况分析析及备选选方案等等。四、 职责1718192020.12.2122232424.1242526272828.12930313232.156788.15.6.7.8.8.1.56788.15612344.1 供应部4.1.1 负责材料设设备采购购组织工工作；4.1.2 负责材料设设备合同同的起草草、报审审、签订订，组织合合同交底底。4.2 核算部32.24.2.1
3、 参与商务谈谈判；4.2.2 负责价格对对比分析析。4.3 成本监控中中心32.34.3.1 参与金额1000万的商商务谈判判。4.4 工程部、总总工室（设计管理部）32.44.4.1 负责各自范范围内的技术要要求。4.5 法律事务部部（法务务人员）32.54.5.1 负责对合同同等进行行法务审审核。4.6 监察中心（组组）32.64.6.1 根据集团要要求对相关采购购事项进行行独立的监察工作作。4.7 申请部门32.74.7.1 指申请招标标项目的的各地区区公司工工程部等等；4.7.2 提交采购购申请表表，并并提供所所需的资资料、样样板、范范围图纸纸、推荐荐入围单位位等。3334353636
4、.13.3738394040.1374142434444.14546474848.1910111212.19.10.11.12.12.1.910111212.189五、 流程图 广州供应部部材料设设备采购购流程表表（样例例）六、 关键活动描描述566.1 采购计划阶阶段6.1.1 供应部根据据项目目总控计计划、工工程进度度计划、材料设备进场计划、甲供材目录（施工图完成1周内）及目标成本等资料，编制项目材料设备总体采购计划，报地区公司总经理审批。6.1.2 供应部于每每年122月编制制年度采采购计划划，年度度采购计计划根据据已审批批通过的的项目总总体采购购计划汇汇总生成成。6.1.3 供应部于每
5、每季度最最后一个个月编制制季度采采购计划划。6.2 采购准备阶阶段6.2.1 材料采购预预算总表表1) 需求部门提提交材材料采购购预算总总表，并并按责责权手册册报审审。6.2.2 采购申请单单1) 需求部门提提交采采购申请请单（附附经审批批的材料料采购预预算总表表），内容及及要求如如下： 申请单须提提供所需需产品的的型号、规规格、数数量、用用途、到货时时间和收收货人，同时必须提供图纸或样品等技术资料，不能指定品牌。 各楼盘配送送的油烟烟机、煤煤气炉、消消毒碗柜柜等物品品的用料料申请须须提供相相关部门门联合签签发的相相应楼盘盘的装修修标准表表。 各楼盘售楼楼部、大大堂、样样板房内内的家私私、饰品
6、品等物品品购置须须提供经经集团领领导批准准的预算。6.2.3 材料物品品的最终终选型定定板1) 供应部接到到设计管管理部/总工室室的材材料物品选型定定板单（设设计样）后后，根据据采购情情况，形形成材材料物品品选型定定板单（采采购样），按按责权权手册报报审，完完成最终终的材料料定板工工作。具具体操作作要求及及程序见见产品品标准及及选型定定板作业业指引。6.2.4 入围单位1) 采用竞争性性谈判（议议标）方方式时，参参与谈判判的入围围单位应不不少于三三家，具体体操作要要求及程程序见供供应商入入围及评评估管理理作业指指引。6.3 采购实施阶阶段6.3.1 如大型材料料设备采采购（金金额110万），应
7、采用招标方式，具体操作要求及程序见工程招标管理流程。6.3.2 如采用竞争争性谈判判方式，供供应部在在谈判前前应确定定谈判方方案。谈谈判方案案内容应应包括但但不限于于：谈判判目标、谈谈判内容容、谈判判程序、谈谈判策略略、各种种可能出出现的情情况分析析及备选选方案等等。6.3.3 供应部要求求供应商商编制报报价清单单。6.3.4 谈判过程中中的踏勘勘、答疑疑，具体体操作要要求及程程序参照照工程程招标管管理流程程中踏勘勘、答疑疑的相关规定定。6.3.5 供应部应组组织谈判判小组与与供应商商充分沟沟通，使使其准确确了解公公司采购购需求、技技术要求求、质量量标准、验验收标准准、报价价要求等等，以保保证
8、谈判判的成效效，并且且应在谈谈判过程程中逐步步明确对对产品/服务的的具体要要求、价格构构成和评评定成交交的标准准，填写写合同同条件约约谈记录录表。6.3.6 供应部将最最后报价价时间通通知所有有参加谈谈判且符符合技术术要求的的供应商商，要求求供应商商在规定定时间内内进行最最后报价价。6.3.7 供应部根据据最后报报价及谈谈判结果果编制价价格对比比分析及及采购报报价单，并并按责责权手册册报审审。核算算部提供供谈判所所需标底底价，供供应部组组织谈判判工作，通通知核算算部及相关部部门参与与谈判，如如不参加加，需预预先给出出合理性性建议或或意见，以以供谈判判过程采采纳或参参考。6.3.8 商务约谈完完
9、成后监监察中心心（组）可对有疑义事项进行再次市场询价并要求相关部门进行解释或修正。6.3.9 审批后，供供应部将决策结果果通知参参加谈判判的供应应商。6.4 合约签订阶阶段6.4.1 供应部组织织各职能能部门相相关人员员与中标标的单位位详细商商谈合同同内容，最最终由供供应部形形成合同同文本，按按责权权手册办办理审核核审批手手续。6.4.2 在发放中标标通知书书后的三三十日内内，合同同专员负负责完成成与中标标单位的的合同签签订、整整理归档档工作，具具体操作作要求及及程序见见合同同管理作作业指引引。6.4.3 合同外工程程，应按按设计计变更管管理作业业指引、工作指令管理作业指引办理工作指令，如设计
10、变更估算金额50万或工作指令5万（不含设计变更），需在完成审批后重新签订合同，具体审核审批权限见责权手册。6.5 采购内部控控制1.1123456786.5.1 监察中心（组组）作为为集团既既定内部部控制制制度实际际执行情情况的监监控部门门，其职职能是监监督整个个采购过程程是否符符合规范范、是否否按程序序办事。集集团监察察中心（组组）有权权全过程程参与并并监督采采购工作作，但不不参与决决策决议议。6.5.2 监察中心（组组）有权权随时对对各类采采购工作作的执行行情况进进行阶段段性或全全面地工工作抽查查，包括括但不限限于采购购手续的的齐全、操操作流程程的准确确、采购购资料的的完整以以及整个个采购过程程的公平平、公正正性。6.5.3 监察中心（组组）每年年组织不不定期的的采购专专项审计计。七、 支持性文件件4.5.6.77.1 流程及作业业指引7.1.1 工程招标管管理流程程7.1.2 供应商入围围及评估估管理作作业指引引7.1.3 合同管理作作业指引引7.1.4 设计变更管管理作业业指引7.1.5 工作指令管管理作业业指引7.2 参考表单及及模板7.2.1 材料采购预预算总表表7.2.2 采购申请单单7.2.3 合同条件约约谈记录录表7.2.4 采购报价单单第7页 共7页
