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1、精选优质文档-倾情为你奉上第4章 会计软件的安装与基础设置学习目标了解会计软件的运行环境及安装过程，熟练掌握会计软件的启动、退出及初始化。目前，很多单位通过购买通用商品化会计软件来实现会计电算化，主要由于，一方面商品化会计软件用户界面友好、通用性强、适用于多种操作系统，另一方面，软件的厂家对软件进行维护，减少了使用单位的许多工作。目前比较流行的会计软件主要有用友、金蝶、国强、新中大等，本书主要以用友会计软件为例。会计软件的初始化是会计电算化系统正常运行的基础。这些初始化工作主要有建立账套名称、启用会计期间、行业性质、设置用户及其权限、确定编码方案、进行客户及供应商的分类及建立档案等基础性工作。
2、4.1 会计软件的安装与启动4.1.1 会计软件的安装目前绝大多数会计软件运行在Windows操作系统下，下面的会计软件安装以用友软件8.52版为蓝本。1.用友ERP-U8的运行环境用户的硬件及网络环境直接影响到ERP-U8应用系统的运行效率与稳定性，建议用户在准备运行环境的过程中应遵循以下标准进行建设。（1）硬件环境 客户端推荐配置：内存512MB以上、CPU 1GHZ以上、磁盘空间4GB以上； 数据服务器推荐配置：内存1GB以上、CPU 1GHZ以上、磁盘空间20GB以上； 发布服务器推荐配置：内存1GB以上、CPU 1GHZ以上、磁盘空间10GB以上； 网络带宽推荐配置：局域网10MBP
3、S以上；（2）软件环境 操作系统：Win98、Win NT 4.0、Win2000、Win XP(简体中/英文版)； 数据库：MS SQL 2000，MSDE 2000 网络协议：TCP/IP、Named Pipe2.会计软件的安装(1) 安装加密盒。如果是网络应用模式，首先把加密盒插在服务器的并口上。如果是单机应用模式，则把加密盒插在本地并口上。(2) 以Windows NT系统管理员注册进入系统，将用友ERPU8管理软件光盘放入服务器的共享光盘中，打开Window NT的资源管理器，打开光盘目录，双击Setup.exe文件，显示ERPU8管理软件安装欢迎界面。(3) 单击“下一步”进入“安
4、装授权许可证协议”界面。(4) 单击“是”，接受协议内容进入“客户信息确认”界面。(5) 输入用户名和公司名称，用户名默认为本机的机器名，单击“下一步”进入“选择目的位置”界面。(6) 选择安装程序安装文件夹，可以单击“浏览”修改安装路径和文件夹，单击“下一步”进入“选择安装类型”界面。(7) 重新启动计算机。4.1.2 会计软件的启动与退出1.会计软件的启动（1）桌面启动打开计算机，进入Windows操作系统，在桌面上双击用友软件的图标即进入会计软件。（2）程序组启动打开计算机，进入Windows操作系统，用鼠标单击“开始”菜单，选中“程序”，选中“用友ERP-U8”，然后选择要处理内容。2
5、.会计软件的退出在“系统管理”窗口，单击“文件”，选择“退出”；也可以单击屏幕右上角的关闭按钮“”退出系统。4.2 账套的建立与用户的设置4.2.1 系统的注册系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置用户、角色和权限，设置备份计划，监控系统运行过程，清除异常任务等。第一次进入系统时，需要以系统管理员的身份注册进入系统，才能进行操作处理。具体操作步骤如下:（1）如图4-1所示，单击“开始”，选中“程序”，选中用友软件中的“系统服务”后单击“系统管理”，如图4-2所示，单击“系统”后，单击“注册”。图
6、4-1 软件的启动 图4-2 系统注册（2）以系统管理员admin的身份进入系统，第一次进入没有密码，单击“确定”即可，如设置密码，则用鼠标单击“改密码”前面的空白框，打上对勾后单击“确定”，输入两次密码后单击“确定”即可，如图4-3所示。图4-3系统管理员登录4.2.2 账套的建立账套是指一组相互关联的财务数据。一般来说，可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套，系统可以建立多个账套。新建账套的基本信息主要包括账套号、账套名称、账套路径、启用时间及会计期间。账套建立过程如下：（1）如图4-4所示，单击“账套”，选中“建立”单击。 图4-4 账套的建立（2）如图4-5所示，输入账套号“88
7、8”，输入账套名称“沈阳市华旭集团有限责任公司”，输入启用会计期间“2005年6月”，单击“下一步”。 图4-5账套信息（3）如图4-6所示，输入单位名称“沈阳市华旭集团有限责任公司”，输入单位简称“华旭”，输入单位地址“沈阳市友好街888号”，输入法人代表“王一”，输入电话“024-”，输入税号“2345”，单击“下一步”。图4-6 单位信息（4）如图4-7所示，输入本币代码“RMB”，输入本币名称“人民币”，选择企业类型“工业”，选择行业性质“新会计制度”，选定“按行业性质预置科目”选项，单击“下一步”。 图4-7 核算类型（5）如图4-8所示，根据单位的实际情况，决定选中某些项。在本例中
8、分别选中“存货是否分类”、“客户是否分类”、“供应商是否分类”、“有无外币核算”。如果不能确定是否进行分类核算，在此可以不进行设置，等分销软件启用时再进行设置。单击“完成”，在“可以创建账套了么?”中选择“是”。图4-8基础信息（6）如图4-9所示，在“分类编码方案”对话框中，根据单位制定的编码方案设置存货分类编码级次、客户分类编码级次、供应商等分类编码级次以及科目编码级次，单击“确认”。图4-9分类编码方案（7）如图4-10，4-11所示，根据单位的要求确定所有的小数位，单击“确认”，新账套“沈阳市华旭集团有限责任公司账套”创建成功。图4-10数据精度定义 4-11 创建账套成功4.2.3
9、用户及权限的管理1角色管理角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟的组织。例如：实际工作中常有的会计和出纳两个角色（他们既可以是同一个部门的人员，也可以分属不同的部门但工作职能是一样的）。在设置了角色之后，就可以定义角色的权限，当用户归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。设置角色的方便之处在于可以根据职能统一进行权限的划分，方便授权。角色管理包括角色的增加、删除、修改等维护工作。具体操作步骤如下： 以系统管理员的身份注册进入系统管理，单击“权限”选择“角色”进入“角色管理”窗口。 单击“增加”按钮，打开“增加角色”对话框
10、，输入角色编号和角色名称。 如果要修改角色信息，单击“修改”按钮，进入角色编辑界面，对当前所选角色记录进入编辑，除角色编号不能进行修改之外，其它的信息均可以修改。 如果要删除角色信息，单击“删除”按钮，系统弹出提示信息要求确认，用户确认后即可在删除。图4-12角色管理2用户管理用户是会计电算化以后会计软件的使用者，安装软件以后需要设置用户。以系统管理员的身份进入系统，建立用户的编号、姓名，并对每个用户赋予相应的权限。具体操作步骤如下：（1）注册成功后，如图4-13所示，单击“权限”，单击“用户”。图4-13 用户管理（2）如图4-14，4-15所示，单击“增加”，输入编号“101”，输入姓名“
11、李乐”，输入所属部门“财务部”，单击“增加”。 图4-14 增加用户图4-15用户信息用户修改与删除的步骤和增加基本相同，用鼠标先选中要修改或删除的用户，单击“修改”即可以进行修改;单击“删除”就可以把用户删除，但用户一旦已经进入系统进行过操作，则不允许删除。3.权限管理权限管理是指对允许操作软件的用户规定操作权限。在系统使用之前需要对用户进行岗位分工，以此来防止与业务无关人员擅自使用软件。系统管理员与账套主管都可以进入系统管理，但权限不完全相同。系统管理员负责指定账套主管，对整个系统的安全和维护工作负责，对账套进行管理，设置用户并进行财务分工。账套主管负责账套的维护工作，对所选年度账套进行管
12、理，并对所选账套的用户进行财务分工。系统管理员进行财务分工的步骤如下:（1）如图4-16所示，在“系统管理”窗口中，单击“权限”后，单击“权限”。 图4-16权限管理（2）如图4-17所示，在左侧选中用户“李乐”，在右侧选中“888沈阳市华旭集团有限责任公司账套”，选中期间“2005”年，在账套前面“账套主管”前打上对勾，在“设置用户:101账套主管权限吗?”中，选择“是”。图4-17 操作员权限（3）在“用户权限”窗口中，选中用户“张悦”，单击“修改”，选中“888”账套，选中会计期间“2005”年。（4）如图4-18所示，打开总账，选择“凭证”，如赋予“张悦”全部权限，则在“总账”前面打“
13、对号”后，单击“确定”。 图4-18 增加用户权限4.3 系统的维护会计软件在运行中，经常需要进行维护，如对账套数据的备份与恢复、对异常现象的处理等，它是会计软件能够正常运行的保证。4.3.1 账套的输出与删除企业实际运营中，存在很多不可预知的不安全因素，如地震、火灾、计算机病毒、人为的误操作等，任何一种情况发生对于系统安全都是致命性的。如何在意外发生时将企业损失降低到最低，是每个企业共同关注的问题。对于企业系统管理员来讲，定时地将企业数据备份出来存储到不同的介质上，对数据的安全性是非常重要的。备份数据一方面用于必要时恢复数据之用；另一方面，对于异地管理的公司，此种方法还可以解决审计和数据汇总
14、的问题。 在账套输出前需建立一个空的文件夹，以便把备份数据存放在文件夹中。具体操作步骤如下: （1）如图4-19所示，在“系统管理”窗口中单击“账套”，选中“输出”，在账套号中选中“888”账套，如果要删除当前账套，则在“删除当前输出账套”前打上对勾;如不删除可直接单击“确认”。 图4-19 账套输出 （2）如图4-20所示，在“选择备份目标”中，选中D盘，找到事先建立的文件夹“用友”，双击打开，单击“确认”，然后系统开始备份，备份后出现提示“硬盘备份完毕!”。 图4-20 数据备份 4.3.2 账套的引入 账套的引入是将系统外的账套数据引入到系统中，该功能的增加将有利于集团公司的操作，子公司
15、的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。如果是作为集团公司的管理人员应用本系统，最好在建立账套之前就预先做好规划，为每个子公司分配不同的账套号，以有效避免引入子公司数据时因为账套号相同而覆盖其它账套的数据。具体操作步骤如下: （1）在“系统管理”窗口中单击“账套”，选中“引入”，如图4-21所示，选中D盘中的名为“用友”的文件夹并双击打开，选中账套文件后单击“打开”。 图4-21账套引入（2）当出现窗口询问“此项操作将覆盖888账套当前的所有信息，继续吗?”时，单击“是”，完成账套引入。图略。4.3.3账套的修改用户可以通过系统提供的修改账套功能，查看或修改账套信息。当系统管理员建完账套并设置了账套主管后，在未使用相关信息的基础上，需要对某些信息进行调整，以便使信息更真实准确的反映企业的相关内容时，可以进行适当的调整。只有账套主管可以修改其具有权限的年度账套中的信息，系统管理员无权修改。以账套主管的身份注册，
