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1、体系编号：密 级：保存期限： 年 采购过程管理制度文件编号：XXXXXXXXX版本号：1编 制： 审 核： 标准化： 签 发： XXXXXXXXXX有限公司修订记录版本号修改内容简述修订人生效日期一、目的为规范物资采购的作业流程，降低物资的采购成本，确保物资优质、及时到货，快速响应公司生产和项目建设的需要，使采购作业的流程更加明晰、有据可查，明确相关人员的职责和权利，特制定本规定及流程。二、适用范围本规程适用于本公司的项目采购及日常物料采购。三、职责设计部：负责填报项目设备料单、项目综合料单，采购部对申请采购的物料有疑义，设计部负责解释和变更。技术部：负责项目的概算、预算的编制及相关技术文件、
2、数据表、技术协议的审核，并负责将上述资料在采购实施前交项目部审核，项目部审核完成后转交采购部。项目部：负责将审核签字完成的项目设备料单、项目综合料单、项目采购概算、预算以及与物资采购相关的技术数据、资料交给采购部。采购部：负责编制采购方案、计划进度表、供应商的初选、询价和招标 ，牵头完成技术协议的签署，选定最终供应商，审批完成后签订合同，并负责实施采购过程的质量和进度跟踪管理以及到货后报检入库。行政人事部：负责合同文档管理、付款计划申报、出入库管理方面的工作。四、采购作业流程管理 流程详见采购作业流程图4.1编制采购二级进度计划采购部在项目启动后，根据项目的总体一级进度计划和设计部二级进度计划
3、，采购部需在1个工作日内编制出采购二级进度计划表，采购计划应有部门负责人、项目经理签字以及签字日期。采购二级进度计划表中要对整个项目采购流程进行步骤分解，必须明确标出供应商选择审批、询价、评标、确定供应商、签订合同、长线物资和一般物资以及短线物资的采购周期、跟踪、验收入库等整个流程所用的时间节点，所有项目采购表单中必须准确填写项目名称及编号，具体表单详见采购二级进度计划表4.2接受料单项目物资由设计部根据设计内容填报项目设备料单、项目综合料单及项目流转单，交项目部审核后，转交采购部门，其他物资由需求部门，根据生产或经营实际需要，填写请购单。项目部和其他需求部门提供给采购部门的项目料单、请购单中
4、，必须明确设备或材料的材质、规格型号、数量、执行标准等详细数据，长线或关键设备需提供技术规格书，同时在技术规格书中，列出需要进行分项报价的项目内容、技术要求等详细数据表，以免不同的供应商报价时，出现标的物数据的偏移，避免在评标时出现不确定项。项目部在接受设计部提供的项目设备料单、项目综合料单时，需认真审核，符合要求后方可转交采购部门。设计部移交料单给项目部时，料单上必须标识时间及第X版，如项目设备料单-20170726第一版，具体表单详见项目设备料单、项目综合料单。每个项目必须附上项目流转单,每次资料移交时，双方填报的项目流转单中，需明确移交清单、移交时间、移交人、接收人、接收时间等，部门移交
5、的清单中如非第一版必须在流转单中写出原因，以便项目经理及时了解各环节需要时间及返工环节，具体表单详见项目流转单。项目设备料单、项目综合料单、请购单必须有制表人、部门主管、项目经理、总经理签字确认。采购部需要对所有料单进行审核，如采购资料不全、审核签字不全或不符合规定，可退后项目部进行完善。4.3编制采购计划进度表依据项目总体一级进度计划和设计部二级进度计划的时间节点，采购部门必须在接到项目料单后的第二个工作日内，完成采购方案、采购计划进度表的编制，完成后返项目部备案；同时通过电话，向协议供应商确认供货周期，如供应商不能按要求的供货时间提供所需设备/材料，应及时增补合适的供应商，并完成供应商引入
6、（分包商）申请表的审批，表中必须明确供应商的名称、供应商品、联系人及联系方式，写清楚申报理由，报总经理审批。供应商的引入，需符合协议供应商管理制度中的相关规定。4.4拟询价、邀标供应商审批和询价采购部在完成采购方案、采购计划进度表后的第二个工作日，需在协议供应商名录里，每种物资选择3-5家供应商，完成拟询价、邀标供应商审批表，报需求部门及总经理审核批准，同日内向协议供应商发出询价书。询价书中必须明确：供应商应根据询价书中的要求，提供各种设备/材料尺寸、材质、报价、付款方式、供货周期以及公司资质、相关业绩等，同时长线或关键设备询价书需附带提供技术规格书，同时在技术规格书中列出需要进行分项报价的项
7、目内容、技术要求等详细数据表格，并需明确指出，不按要求进行报价则视为无效报价。询价书附带的技术规格书、数据表等技术文件，需转制成PDF格式，内容不得透露任何项目信息。已签订过合同的标准化产品，不再重复进行询比价流程，直接填写项目供应商确认表（需附协议供应商框架协议、前期签订执行过的合同），报总经理审批后，向主要协议商进行采购合同的签订。 4.5询价过程跟踪管理采购部每天与供应商保持联系，询价周期要求：综合材料3个工作日、国产设备5个工作日、合资品牌设备7个工作日、全进口设备15个工作日；询价结果形成比价表，比价表需每天更新后发送总经理，询价截至日到期后，未及时报价的单位视同自动放弃，后续到达的
8、价格，可作为定价参考，但不能再参与本次比价。当询价周期过去2/3，完成报价的单位数量未达到最低3家的要求时，需在当天完成增加供应商询价的相关工作，以确保报价单位数量及比价的有效性。每当有新项目进行询价时，需针对现有供应商在询价周期、交货期、质量等方面的不足，适当增加新的单位进行询价，以不断完善协议供应商名录。当增加新品种、新单位进行询价时，第一次的报价，需要求供应商将报价报总经理邮箱，再由总经理转发采购部门进行汇总统计。 比价表中必须填报询价发出时间、询价截止时间、物料的名称、规格、数量、价格、供货周期、结算方式、供应商名称、联系人、联系方式、网站信息等相关内容，具体表单详见比价表。4.6选定
9、供应商供应商的选定需进行评标，评标分为技术标和商务标两部分，先进行技术标评标，后进行商务标评标。技术标占评标分值40%，商务标占评标分值60%。询价截止日的第二个工作日上午，采购部需将所有报价供应商的技术方案、流程图等相关技术资料，发送给项目经理，并由项目经理组织相关技术人员进行审核，最终由项目经理完成技术评标综合分析表（技术指标：参照技术部提供的技术规格书中的详细数据及技术要求）当天筛选出最佳技术方案。第三天由项目经理组织进行技术评标，参加技术评标人员：总经理、项目部主管、项目经理、设计部主管、技术部主管。总经理如因特殊情况不能参加，由副总经理出席。技术评标需根据技术方案和技术指标进行详细分
10、析，排出优先顺序。询价截止日的第二个工作日，采购部需根据比价单中各供应商的报价，参照项目概算表，遵循“适价、适质、适量、适时、适地”原则，填写商务评标综合分析表，表中将概算价格、报价交货期、付款方式、售后服务等内容进行详细对比，发总经理审核，第三个工作日组织有总经理、采购部等相关人员参加的评标会，确定出最终的供应商，并完成项目供应商确认表的报批。选定的供应商价格单价、总价均不得超项目概算表价格，超单价、总价5%，写情况说明报副总经理审批；超单价、总价10%写情况说明报总经理审批。项目供应商确认表中必须含有物料名称、供应商名称、联系方式、付款方式、供货周期等，由制表人发起，部门负责人确认，总经理
11、进行审批，确定最终供应商，具体表单详见项目供应商确认表4.7签署技术协议一般物资、标准设备的采购，只需与供应商确认需求部门的技术要求、技术规格书，如有疑问必须联系物资需求部门与供应商沟通确认。非标、重要物资的采购，必须逐一召集拟询价、邀标的供应商，与公司项目部、技术部、设计部、制造部以及外聘专家进行技术交流。技术交流有两个阶段可以进行：首先，在项目经理审核拟询价、邀标供应商审批表时，就可以进行资质和业绩的查询和初步交流，其次在供应商报价后，可在技术方案的审查过程中进行。技术协议和技术协议审批表必须在项目供应商确认表审批完成后7个工作日内完成。与供应商签署的技术协议中必须包含设备/物料的尺寸、材
12、质、重量、使用温度、使用压力、执行标准等一系列数据，具体表单详见技术协议；技术协议审批表中必须有拟采购的物料名称、关键技术指标、我方与供应商双方的主要对口部门负责人的姓名、联系方式、意见等，填完整后需有部门负责人及总经理审批，具体表单详见技术协议审批表技术协议由项目部根据相关技术规格书、技术数据表以及相关设计数据、图纸进行拟定，交设计部、技术部审核后定稿，项目经理签字后盖章，作为商务合同不可或缺的组成部分。4.8签订商务合同商务合同的签订时间，需根据制造部项目制造计划确认表中物资需求的时间节点、先后顺序以及供应商在报价中的交货期来进行确定，一般来讲，到货时间必须保证比物资需求时间提前7个工作日
13、，以防止不确定因素影响项目进度。因此，项目实施后，根据不同物资的到货周期，商务合同的签订和付款计划需要同时有7个工作日的提前量，先签长周期物资，后签综合器材。商务合同分为购销合同、采购合同两类。对于价值低于一万元的物资及设备采购签订购销合同，购销合同中必须明确产品的名称、规格、型号、数量、金额，约定好付款方式、运输方式及费用、供货时间等，并提供正确的公司名称、税号、帐号、开户行。具体表单详见购销合同；对于设备价值高于一万元的设备要签订采购合同。采购合同中不仅包括购销合同中的基本信息，还要包括约定的技术协议，供货范围，设备生产发运及调试验收时间表以及培训及售后服务。同时，采购合同的签订，必须等待
14、技术协议签订完成后方可进行。具体表单详见采购合同；若必须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，第一时间送交需求部门进行确认。对于需要保存的样品，做好样品登记表。供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。选定的供应商价格单价、总价均不得超项目概算表，超单价、总价5%，写情况说明报副总经理审批；超单价、总价10%写情况说明报总经理审批。样品登记表中必须明确登记送样单位、送样品名、接收人，如涉及样品费用，请会用财务部等相关部门人员予以确认，具体表单详见样品登记表。4.9编制采购三级进度计划表合同签订完成后，需结合采购二级进度计划表，3个工作日内编制完成
15、更为详细的采购三级进度计划表，采购三级进度计划表里必须填报物料的规格、名称、数量、合同总价、结算方式、定金、定金时间、尾款、尾款时间，同时表中需详列每一种规格型号的具体付款时间、到货时间，并提供给项目经理、制造部门，作为项目管理、资金管理、采购、制造过程进度控制的依据。4.10采购过程跟踪管理合同签订后，要依据合同内容形成采购三级进度计划表和付款计划，每周跟踪物资到货情况，当在跟踪过程中发现有交货延误迹象时，需要求供应商提供应急方案以及以原交货期为目标，提供经过调整后的加工进度计划表，并每日更新发送我方进行确认，最大限度的挽回时间损失。同时需要及时向项目经理进行汇报，及时调整项目进度计划。发生争执时，依据合同的相应条款进行处理，同时根据协议供应商管理制度中的
