酒店后勤采购管理手册

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1、XXX 大酒店采购管理手册 为使酒店的采购工作走上制度化、 规范化,合理控制成本,加强内部工作协调 和提高工作效率,特制定本采购管理手册: 一、采购管理部门 酒店设立专职采购部,从属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集 团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作. 二、采购部工作基本规定 1. 所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准批准 2. 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类 至少有三家供货商提供报价单 3. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定4. 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责 5. 采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查

2、、接待厂商等方式获 取酒店使用的各类物品重要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书 面形式报告给酒店财务部及董事会 6. 所有供应商名片、报价单、协议等资料及样品采购部须登记归档并妥善 保管,有人员变动时须所有列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格 信息采购部天天须录入至采购部价格信息库. 7. 采购时间规定:一般物品采购时间为 3 天;急用物品当天必须采购回来;印 刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购 8. 采购部严禁采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销 9. 严禁使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜 10.采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支

3、付事宜.对到期的应付帐 款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为 日后的采购工作提供便利. 三、 采购审批程序 1.申购单审批程序： 使用部门经理(仓库主管) 购部询价 董事会 资产会计复查 财务总监 稽查部 董事批准 行政办 采申购单返回采购部2.单位价值 1000 元以下或批量价值在 2023 元以下的由采购部钞票自购的物 品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经 董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行 不定期抽查. 2. 单位价值 1000 元以上或批量价值在 2023 元以上的物品采购审批程序: 采购部寻

4、找至少三家厂商比较价格品质 采购部与供货商共同草拟协议或采购协议 批 董事会审批盖章或签字 评估小组拟定供货商 财务审批 行政办审执行协议或协议( 评估小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成) 3.赊购(月结)物品采购审批程序 蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货. 其它物品按上述第 1、2、3 款程序执行. 各月结供应商选定办法： 采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价, 采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评估小组,通力 合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分 头或联合组织市场调查，根椐市

5、场调查的价格，与供应商拟定固定的一个月的供 应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料.带格式的: 项目符号和编号 格式 的 四、采购监督 采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完毕,平 时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监 督. 五、供应商管理 2.1、财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及 集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部 分不合格供货商. 3.2、选用供应商角度采用 1+2+N 原则，所谓 1+2+N 是指一类商品一个主供 应商、2 个辅助供应商、N 个考察供应商

6、。这类商品只有一个重要供应商， 大约 70%的物资从他手中购买。2 个辅助供应商提供大约 20%的物资，一旦主 供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助 供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。 3、采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象. 采购部工作流程 一、各类物品采购工作流程 1、 仓库补仓物品的采购工作流程： 仓库补仓物品的采购工作流程： 补仓物品的采购工作流程 仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低 于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓 库补仓“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料

7、: （1）货品名称，规格； （2）平均每月消耗量； （3）库存数量； （4）最近一次订货单价； （5）最近一次订货数量； （6）提供本次订货数量建议。 经何董事签批批准后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请 单上签字确认，并注明到货时间。采购部经理初审批准后，按仓 库“采购申请单”内容规定， 在至少三家供货商中比较,选定相应 供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批 准后，采购部立即组织实行，一般物品规定之 3 天内完毕。如有 特殊情况，要向主管领导报告 。 2、 部门新增物品的采购工作流程： 部门新增物品的采购工作流程： 工作流程 若部门欲添置新物品，部门经理或各餐厅总厨应

8、撰写有关专门申 请报告，经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部， 采购部经理初审批准后，按 “采购申请单”内容规定，在至少三 家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审 批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实行. 3、 部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程： 部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程： 工作流程 如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报 损报告”给财务部及董事会审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内 必须注明以下资料: （1）货品名称，规格； （2）最近一次订货单价； （3）最

9、近一次订货数量； （4）提供本次订货数量建议。 采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程 序办理有关审批手续，经董事会批准后，组织采购。 4、 鲜活食品冻品的采购工作流程： 鲜活食品冻品的采购工作流程： 食品冻品的采购工作流程 蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由各 酒吧、各部门总厨或主管，根据当天经营情况，预测明天用量， 填写每日申购单交采购部，采购部当天下午以电话落单或第二日 直接到市场选购。 5、 燃料的采购工作流程： 燃料的采购工作流程： 工作流程 采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购 申购计划，填写采购申请单,按酒店采购审批程序办

10、理，并组织实 施。 6、 维修零配件和工程物料的采购工作流程： 维修零配件和工程物料的采购工作流程： 工作流程 工程仓平常补仓由工程部填写“采购申请单”， 且采购申请单内必 须注明以下资料: （1）货品名称，规格； （2）平均每月消耗量； （3）库存数量； （4）最近一次订货单价； （5）最近一次订货数量； （6）提供本次订货数量建议。 大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算 表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采 购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格； （2）库存数量； （3）最近一次订货单价； （4）最近一次订货数量； （5）提供本次订

11、货数量建议。 以上采购申请单经何董事签批批准后送采购部经理初审， 采购部经 理初审批准后，按 “采购申请单”内容规定，在至少三家供货商 中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报 批，经董事 会批准后，采购部立即组织实行. 二、 采购工作流程中须规范事项: 采购工作流程中须规范事项: 1、所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门经理核签后， 整 份共四联交给资产会计，资产会计复核后送董事。 2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：第一联作仓库收货用。第 二联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核算。第 四联部门存档。 3、审核采购申清单：收到采购申请单后、采购

12、部应作出以下复查以防 错漏。 （1）签置核对：检查采购申请单是否部门经理签置，核对其是否正 确。 （2）数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数 量否对的。 4、邀请供应商报价。 三、货比三家工作流程： 货比三家工作流程： 每类物品报价单需要最少三家作出比较， 目的是防止有关人员从中徇私舞 弊， 保证采购物品价格的合理性。 酒店采用三方报价的方法进行采购工作， 即在订货前，必须征询 3 个或 3 个以上供应商报价，然后拟定选用那家供 应商的物品，具体做法是： 1、采购部按照采购申请单的规定组织进货，填制空白报价单， 涉及：填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、 数量

13、、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择 3 个供应商） ，规定供应商填写价格并署名退回。 对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓 名，职务等。 提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交评估小 组审批。 2、评估小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见， 对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确 定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报董事会审核. 四、采购活动的后续须跟进工作 1、采购订单的跟催 当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。 2、采购订单取消 （1）酒店取消订单：

14、 如因某种因素，酒店需要取消己发出之订单，供应商也许提 出取消的补偿，故采购部必须预先提出有也许出现的问题及可行 解决方法，以便报董事会作出决定。 （2）供应商取消订单： 如因某种因素，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必 须能找到另一供应商并立即告知需求部门。为保障酒店利益，供 应商必须补偿酒店人力、时间及其他经济损失。 3.违反协议： 协议上应载明具体细则，如有违反，便应依协议上所载解决。 4.档案储存： 所有供应商名片、报价单、协议等资料须分类归档备查,并连同 采购人员自购物品价格信息天天须录入至采 购部价格信息库. 5.采购交货延迟检讨 凡未能准时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动 的，需填写采购交货延迟检讨表 ，说明因素及跟进情况并呈 财务部及董事会批示。 6.采购物品的维护保养：如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要 注意这一项.对设备等项目的购买，采购员要向工程部征询有 关自行维护的也许性及日后保养维修方法。同时，事先一定 要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容， 以免导致不能配套或无法安装的情况。