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1、华南理工大学数字档案室试点建设情况报告 作者：欧阳慧芳 胡春燕 来源：档案天地2021 年第 12 期 2015 年 10 月 16 日，根据国家档案局关于公布第一批数字档案室建设试点单位名单的通 知（档发20155 号），华南理工大学成功获批国家档案局第一批数字档案室建设试点单 位。自此，根据数字档案室建设指南（国家档案局 2014 年颁布），对照国家档案局办 公室关于印发的通知（档办发20163 号），华南理工大学在数 字档案室建设关于领导与组织、基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系 建设等方面做了极大的努力，取得了预期的成效。情况如下： 一、领导与组织 （一）明确了电子
2、文件归档管理与数字档案室建设的分管领导和职能部门。华南理工大学 校内各二级单位（归档单位）均有明确的分管档案工作负责人及兼职档案员，在全校形成了一 个较完整的档案工作网络，切实保障了电子文件归档与数字档案室建设等档案工作的人才队 伍。 （二）将电子文件归档与数字档案室建设纳入了本单位电子政务（或信息化）建设发展规 划。在华南理工大学改革和发展十二五十三五十四五规划、华南理工大学发展三大规划 （2009-2020 年）以及学校近五年年度工作要点以及学校第十六、十七次党代会文件汇编等材 料中，均有将电子文件归档与数字档案室建设等重要工作列入其中，体现了学校对该项工作的 重视。 （三）华南理工大学在
3、实际工作过程中，已形成档案部门、信息化部门联合工作机制，开 展业务系统电子文件归档功能开发、数字档案室建设与管理。近几年来，校档案馆与信息化办 公室以及校内其他相关业务部门和各业务系统开发商的工作人员通过集中开会座谈、线上会 议、QQ、微信或电话等不同方式，就校内各业务系统电子文件归档、数字档案室建设等问题 进行了反复多次的讨论与沟通，建立起了顺畅的联合工作机制。 （四）华南理工大学已将数字档案室建设与管理工作纳入有关人员岗位职责和年度考核。 在华南理工大学党政职能部门和直属单位工作职责（2017 年修订）中有明确表述：档案馆负 责组织实施档案信息化建设，推进数字档案馆建设工作，并纳入单位工作
4、考核。 二、基础设施建设 （一）华南理工大学数字档案管理系统部署于学校网络中心主机房云平台（国际校区、五 山校区各部署一套，做到了同城异地备份），相关服务器等硬件设备均放置于网络中心主机 房。本校国际校区主机房是按照电子信息系统机房设计规范（GB 50174-2008）要求的 A 级机房标准建设而成，五山校区主机房达到 B 级建设标准。 华南理工大学主机房具备双路供电系统，已配备计算机设备专用配电柜、计算机设备专用 后备式不间断电源，蓄电池组供电时间高于 2 小时;已配备主机房安全防范与监控系统、门禁 设施，监控视频保存周期达到三个月以上;已配备温度、烟感等报警装置、主机房洁净气体灭 火系统;
5、已配备主机房专用空调设施，主机房开机、关机温湿度控制符合标准要求（开机温度 22-24、湿度 40%-55%，关机温度 5-35、湿度 40%-70%）。 （二）华南理工大学数字档案室配备了能够满足数字档案资源管理需要的网络基础设施， 具备互联网、校园网、单位内部局域网等网络信息点，各网络信息点数量配置满足业务要求。 办公区、整理区和利用区网络信息点数量满足需要，应用系统运行在与因特网逻辑隔离的校园 专网内，并通过防火墙 IP 策略实现校园网范围内特定可信终端访问系统，网络带宽满足各类 数字档案资源传输、利用要求。 （三）本校数字档案室已配备能满足工作需要的专用服务器，包括档案馆自行采购部署的
6、 服务器以及云平台统一提供的虚拟机。 （四）本校数字档案室配备有数字档案资源在线存储设备。 （五）本校数字档案室配备了有近线和同城异地（广州市天河区及番禺区）备份设备。 （六）本校数字档案室配备了正版 windows 网络操作系统，正版操作系统统一由学校网络 中心提供，数字档案管理系统配置的操作系统为 Windows Server 2016 Technical Preview 4 以及 开源的 centos7 操作系统;采用操作系统自带的中间件 IIS;使用广东科怡信息科技有限公司（原 名广州市科怡信息科技有限公司）自行研发并获得软件版权的全文检索软件（科怡全文检索软 件 V1.0）;使用开源
7、的 TesseractEngine 光学字符识别（OCR）等基础软件，还配备有通用的字 处理、图像查看、音视频播放等工具软件，如福昕 PDF 编辑器（个人版）、windows 照片查看 器、光影魔术手图像处理软件、暴风影音播放器等。 （七）本校数字档案室应用系统已通过信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求 （GB/T22239-2008）信息系统安全等级保护二级测评，于 2021 年 4 月取得了测评报告。 （八）本校数字档案室每人均配备有专用终端计算机，馆内共有台式计算机 42 台，手提 电脑 3 台。另外还配有工程扫描仪 1 台、平板扫描仪 7 台、数码照相机 3 台、数码摄像机 2 臺
8、、打印机 7 台、打印复印一体机 3 台、录音笔 3 支等终端设备，以及 3 个恒温恒湿防磁柜、 2 个刻录机、100 多个移动硬盘等辅助设备。 三、应用系统建设 华南理工大学数字档案室应用系统是由广东科怡信息科技有限公司研发，实现了对纸质档 案与电子档案的同步收集、保管和利用，于 2020 年正式上线运行。 该系统设计采用前后端分离，前端使用 H5， CSS3， JS 等技术，后端主要基于.Net MVC 设计模式，M 代表模型 Model，V 代表视图 View， C 代表控制器 Controller。MVC 模式将系 统分为三层，层与层之间通过一定的模式联系，使数据实体与业务逻辑、业务逻辑与页面展现 分离。该应用系统功能模块包括文件管理、整理编目、档案管理、档案采集、元数据采集、档 案检索（全文检索、智能检索、分类检索）、档案利用、档案保管、销毁鉴定、档案统计、档
