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1、普通发票防伪开具系统用户手册目 录第一章 系统概述61.1 系统功能结构61.2 软件使用流程61.3 业务操作流程7第二章 系统的安装、注册与登录82.1 系统运行环境82.1.1 硬件设备82.1.2 软件运行环境82.2 系统安装82.3 系统注册82.4 系统登录10第三章 系统设置133.1系统初始化143.2企业税务信息153.3 网络参数设置173.4 编码设置17第四章 发票管理234.1发票领用管理244.1.1 网络读取244.1.2 介质读取254.1.3 普通发票库存查询264.1.4 向分开票机分配发票（主机）284.1.5 取消向分机分配发票（主机）324.1.6
2、读入分机退回发票（主机）334.1.7 分开票机发票领用管理（分机）354.2发票开具374.2.1 普通发票填开374.2.2 发票查询554.2.3 普通发票补录574.2.4 已开发票作废594.2.5 未开发票作废614.2.6 异常发票作废634.3 普通发票打印格式654.4 报送处理674.4.1 介质报送674.4.2 网络报送684.4.3 分开票机信息管理（主机）694.4.4 分开票机报送资料接受（主机）704.4.5 分开票机报送资料传出（分机）724.4.6 期间结转73第五章 发票统计775.1 发票库月度资料统计785.2 发票库年度资料统计805.3 普通发票领
3、用开具作废信息825.4 导出商业销售发票信息835.5 分户台帐（主分机）84第六章 系统维护856.1 备份目录设置856.2 数据备份876.3 数据恢复876.4 操作员管理886.5 菜单信息管理926.6 运行日志查询93第七章 数据操作专题957.1 通用数据浏览窗口的结构967.2 数据浏览与编辑格式的设定977.2.1 各栏目显示宽度的调整977.2.2 选择显示栏目987.2.3 设定栏目编辑方式及对齐方式997.2.4 设定栏目编辑走向1017.2.5 切换数据表格显示格式1017.3 数据编辑操作1027.3.1 各编辑按钮的用途1027.3.2 修改数据1027.3.
4、3 增加一条记录1037.3.4 删除一条记录1047.4 数据过滤查询1047.4.1 数据查询基本流程1057.4.2 设置查询参数1067.4.3 设置基本查询条件1067.4.4 设置组合查询条件1087.5 数据统计与汇总1107.5.1 数据统计基本流程1107.5.2 统计条件设置方法1127.5.3 汇总条件设置方法114第一章 系统概述1.1 系统功能结构青岛市普通发票防伪开具系统操作员管理数据备份数据整理发票领用管理发票开具发票报送年度统计月度统计发票统计客户编码客户编码参数设置系统初始化 网络参数设置期间结转系统设置统计查询系统维护发票管理图1-1 普通发票防伪开具系统软
5、件结构1.2 软件使用流程系统初次登录（由管理员设置口令）系统注册安装软件编码设置相关参数设置系统初始化可进入正常业务操作图1-2 软件使用流程1.3 业务操作流程从网络或介质下载票源信息从税务局领购纸质发票发票开具及打印期间结转发票信息报送图1-3 业务操作流程第二章 系统的安装、注册与登录2.1 系统运行环境2.1.1 硬件设备计算机：PentiumII512以上PC兼容机、内存空间不小于512MB、可用硬盘空间不小于2GB、光驱1个、鼠标1个；针式打印机：用于打印所填开的普通发票以及销货清单。2.1.2 软件运行环境Windows9x/2000/XP简体中文版操作系统。2.2 系统安装将
6、“青岛市普通发票防伪开具系统”安装盘放入光盘驱动器，安装程序便自动运行（或者通过双击Setup.exe安装程序图标）打开安装向导。初次安装本系统的用户选择“完全安装”的方式；已经使用本系统、需要进行系统升级的用户，则选择“版本升级”安装方式。完全安装将覆盖已有的程序文件和数据文件，而版本升级则只覆盖程序文件，不覆盖数据文件，即保留现存的用户数据。2.3 系统注册双击桌面上的“普通发票防伪开具系统”图标，或单击“开始/程序/发票管控/普通发票防伪开具系统”菜单便启动系统而打开“系统封面”，如下图所示。图2-1 系统封面单击“系统管理”按钮，便弹出“系统管理”对话框 ；输入口令后按“回车”键，若口
7、令核对正确则“系统注册”等功能按钮被激活，如下图所示。登录口令应该由管理员设置并掌握。图2-2 系统管理对话框单击“系统注册”按钮，便弹出“系统注册基本信息”对话框，如下图所示。单击“注册信息”标签页，点击页面中的“安装注册文件”按钮，选择注册文件进行注册，如下图所示。图2-3系统注册安装注册文件2.4 系统登录系统登录是系统管理的一种形式。凡是合法操作人员，应按其操作权限级别与身份录入到本系统操作员数据库中，且每个操作员都设有自己的登录口令。只有身份合法且口令核对正确时才可以登录本系统。启动系统而进入系统封面后，单击“进入系统”按钮，便弹出“选择操作员”窗口，如下图所示。图2-4操作员选择窗
8、口菜单栏在“选择操作员”窗口中，直接选择操作员，输入正确密码即登录到“系统主界面” ，如下图所示。工具栏状态栏图2-5 系统主界面系统主界面由菜单栏、工具栏、子窗口显示平台和状态栏四部分组成。“文件”菜单中包含四个功能模块：系统设置、发票管理、发票统计和系统维护，各菜单项所对应的快捷按钮显示在工具栏中。用户可从“文件”菜单或工具栏中选择相应的功能模块，系统便打开相应的子窗口,则该模块的功能菜单列于主窗口菜单栏上。第三章 系统设置本模块主要用于对系统进行初始化和初始数据录入、设置企业基本税务信息，这是初次使用本系统时必须首先进行的操作。另外，还可以设置各种编码数据，为填开或录入发票等业务处理做好
9、准备。通过点击系统主界面工具条上的“系统设置”按钮或“文件” 主菜单中的“系统设置”菜单项，便可以打开“系统设置”子窗口。该模块的功能菜单列于主窗口菜单栏上，其常用的菜单功能及基本流程则以导航图的形式显示于子窗口上，如下图所示。 图3-1 系统设置模块本模块的菜单结构如下图所示：系统设置系统初始化编码设置结束初始化息网络参数设置息系统参数设置开始初始化商品编码客户编码免税农产品编码 图3-2 系统设置模块菜单结构3.1系统初始化主要功能：建立本系统使用的全套数据库，清空所有业务数据（保留各种编码数据）；录入系统主管姓名，使系统处于“初始设置”状态。图3-3 系统初始化对话框在“系统初始化”对话
10、框中，按提示输入如下信息：主管姓名：直接输入姓名，最大长度为4个汉字；初始税务年份和初始税务月份：由用户输入具体的开帐年份(须为四位)和月份；结帐日：由系统自动生成，0表示月末结账。2 说明初次安装本软件后，必须首先使用本功能；而使用本软件进行了一定时间的业务处理之后，切勿轻易使用本功能。只有当原来的业务数据有误且无法通过备份数据恢复时才能使用本功能。. 因本功能涉及到数据安全性问题，故只能由系统主管操作。系统在进行了“开始初始化”操作后，只能进行初始设置及系统维护工作，不能进行发票管理等业务处理。当初始数据设置完毕，可以通过“结束初始化”菜单功能使系统进入“正常处理”状态。3.2企业税务信息
11、主要功能：用于录入本单位基本税务信息、开票机信息。图3-4 企业税务信息对话框基本信息图3-5 企业税务信息对话框开票机信息2 说明2 “企业名称”、“纳税登记号”与“开票机号码”已在系统注册时填写，其余各项信息按提示直接填写即可。“银行帐号”一栏，可以通过其右边的上下选择按钮选择记录进行修改，或者选择新的空白记录进行添加。2 发票填开界面上的“销方信息”便取自此处录入的基本信息数据，须认真正确地填写。2 对于主开票机，需要在此处设定分开票机的数量。3.3 网络参数设置进入系统设置界面后，点击“系统初始化/网络参数设置”菜单项或者界面中的“网络参数”按钮，进入网络参数设置窗口，用于录入连接税局
12、网络地址。图3-6 网络参数设置窗口3.4 编码设置该主菜单包含的子菜单有：客户编码、商品编码和免税农产品编码，如果是专业市场用户，还增加了销方编码。可以在这里设置编码信息，在填开发票页面系统也可以自动保存编码信息，从而省去了重复录入的麻烦。% 注意：专业市场用户不能在此编辑商品编码和免税农产品编码，只能查看，销方编码同样不可编辑。在填开发票时，会有一个商品信息编辑的页面能添加商品信息。“客户编码”、“商品编码”和“免税农产品编码”为变长分级编码，用树状结构表示和管理编码族，编码设置以及其它信息的录入方法都相似；“增值税税目编码”为定长（四位）分级编码，而且在软件安装时，已经带有标准的编码数据
13、，用户只需在此基础上进行增、删或稍加修改即可；“普通发票类别编码”为定长（十位）无级编码。图3-7 客户编码设置窗口窗口左侧为“编码族管理器”，以树状结构表示编码级别，并可以通过其左上角的弹出菜单对编码族进行整族管理；窗口右侧为数据表格，显示客户信息，即在此处增加客户或修改客户数据。在整个编码设置窗口中，可以对客户编码数据进行录入、修改、删除以及查询等一系列编辑操作，还可以根据需要增加或删除编码表的附加栏目。操作方法如下：（1）关于工具条上通用功能按钮以及数据编辑键的使用方法，请参阅本手册第七章。2 说明2 在客户编码和商品编码设置窗口中包含“导入”和“导出”两个功能按钮。“导入”按钮主要用于
14、将符合格式要求的文本文件中的编码信息导入到系统相应的编码库中。“导出”按钮主要用于将编码库中的全部编码信息，以文本文件格式导出到指定路径下，备份编码库信息，以避免编码信息丢失或重新安装系统时手工录入编码的繁琐性。（2）关于数据显示格式的设置，请参阅本手册第七章。（3）各栏目数据说明及编辑方法：a. 采用变长分级编码方案，编码最大长度为16个字符。b. 名称：即客户单位名称，此项数据不能为空，最大长度为50个汉字，由用户直接输入。c. 简码： 必须由大写半角字母开始，最大长度为6个字符；末级编码，由用户直接输入。d. 税号：即客户的纳税登记号，可以为15位、17位、18位和20位数字或字母，也可以为空。2 说明2 若其前四位编码在行政区编码表中不存在，则系统便给出“增设行政区编码”对话框，要求用户写出该行政区域名称以记
