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1、经典Excel表格使用手册函数公式解决筛选难题 某天，有一同事拿着一份成绩表来找我寻求帮助。原来这是一份Excel格式的全市对口高考成绩表，整个工作表中除了处于A列的准考证号字段外，其他字段就是各科的考试成绩以及总分成绩。现在的要求是从这份工作表中将本校学生的成绩筛选出来。但现在的问题是当初排准考证号的时候是各个学校的学生间隔排列的，只知道本校考生的准考证号都是偶数。因此，只有把所有的偶数考生成绩筛选出来，才有可能最后解决问题。可是，怎样才能把所有的偶数学生全部筛选出来呢？想了“分类汇总”、“自动筛选”、“高级筛选”等可能的功能，但都没有什么结果。总不能要我一行一行地逐个选取吧？这可是有着一千
2、多考生的工作表呀，这么选的话，岂不把我的眼都要弄瞎了？不行，还得想个好办法。对了，既然要根据准考证号来选取其中的偶数，那么是不是可以利用取余数函数来解决问题呢？Excel中MOD（Number，Divisor）函数可以返回两数相除的余数，而拿准考证号除2，所得的余数不是0就是1吗？这样的话，我们再把余数为0的全部筛选出来，问题不就解决了吗？但仔细看看，问题还有两个：一是准考证号是首位为0的14位数，在Excel中这样的数字运算起来是可能有其他问题出现的；第二个问题是准考证号是文本格式，根本不能直接拿来运算。解决的办法很快也找到了，第一个问题我们可以使用RIGHT函数截取最后两位数进行运算，这对
3、于余数是没有任何影响的。用RIGHT函数截取出来的也是文本，所以，还得使用VALUE函数将它转换成数字。这样，第二个问题也就不是问题了。办法有了，实现起来就简单多了。在工作表的最后（G列）添加“识别符”字段。点击G2单元格，输入如下公式：=MOD(VALUE(RIGHT(A3,2),2)，按下回车键。您看，结果是不是出来了？选中该单元格，将鼠标移到单元格的填充句柄处，向下拖动至最后一行，自动计算出全部结果。剩下的事情就是在这一列中筛选出所有为0结果，我就不再罗嗦了。EXCEL中高级筛选条件的写法EXCEL电子表格软件的高级筛选是一项功能非常好用的数据筛选功能，利用高级筛选，可以从数据清单中按照
4、某些复杂的条件来查找符合条件的记录，它的操作过程很简单，但操作的关键是写好筛选条件，下面就来讲一讲如何书写筛选条件。书写筛选条件时要先划分一片条件区域，条件区域可以选择数据清单以外的任何空白处，只要空白的空间足以放下所有条件就可以。写条件时要遵守的规则是：1、要在条件区域的第一行写上条件中用到的字段名，比如要筛选数据清单中“年龄”在30岁以上，“学历”为本科的职员，其中“年龄”和“学历”是数据清单中对应列的列名，称作字段名，那么在条件区域的第一行一定是写这两个列的名称（字段名），即“年龄”和“学历”，而且字段名的一定要写在同一行。2、在字段名行的下方书写筛选条件，条件的数据要和相应的字段在同一
5、列，比如上例中年龄为30岁，则“30”这个数据要写在条件区域中“年龄”所在列，同时“本科”要写在条件区域中“学历”所在的列。那么在写条件时，一般都同时有多个条件，这些条件是个什么关系，又怎么在条件区域中分布呢？我们平时所用的逻辑条件，如果有多个，它们之间总是会存在两种关系，一种是“或”关系，一种是“与”关系。“或”关系是指几个条件中只需有一个成立，结果就会成立的情况，比如一句话“小张和小王，你们谁来把你们的邮件取回去。”，这样表达的是他们两个人的邮件要往回取，“去人取”是条件，“取回邮件”是结果。这里存在三个条件，一个是“小张去取”，一个是“小王去取”，再一个是“两个人都去”，那么在这三个条件
6、中，只要有一个成立，结果“取回邮件”就会成立，那么这些条件之间的关系就是“或”关系，当然在考虑这个关系的时候，我们只要记作“小张去取或小王去取”就可以了，表示两个条件中，只要有一个成立，结果就成立，当然两个都成立，结果更会成立了。“与”关系是指在几个条件中，必须这些条件都成立，结果才成立的情况，比如一件事“如果明天不下雨也不刮风，那我就出门”，这里有两个条件，一个是“不下雨”，一个是“不刮风”，只有这两个条件都成立，结果“我出门”才会有，那么我们就称这两个条件为“与”关系。可以记作“不下雨与不刮风”，表示两个条件要同时成立结果才会成立。那么回到高级筛选中，在具体写条件时，我们要分析好条件之间是
7、与关系还是或关系，如果是与关系，这些条件要写到同一行中，如是是或关系，这些条件要写到不同的行中，也就是说不同行的条件表示或关系，同行的条件表示与关系。说这么多，不知你听着有什么感觉，拿上面举的那个例子来说，“年龄在30岁以上”和“学历是本科”是两个条件，在题目的含义中我们看出这两个条件要同时成立，是与关系，所以条件区域写法如下表年龄学历30 本科把两个条件写在一行，表示他们是与关系。这里第一个条件“30”写的时候在前面加了一个“”号，表示在30以上，我们平时用的不等关系有大于、小于等几种，它们使用的符号如下表所示：大于小于=小于等于=不等于如果是等于关系，则直接写值，不需加符号。另外要注意的是
8、，这些符号必须是英文半角符号，也就是说最好在英文状态下输入，不可以是全角符号，否则EXCEL不会认识它们。下面举几个具体的实例，看一下筛选条件的写法：1、选择出语文、数学、英语三门成绩中至有少一门不及格的学生。分析：三门课程中至少有一门课程不及格，我们可以这样理解：一位学生，如果语文不及格就选出来，或者数学、或者英语不及格都把他们选出来，那么这样三个条件，很显然是或关系。条件区域写法如下：语文数学英语6060=60=60=603、筛选出语文、数学、英语三门课程中只有一门不及格的学生。分析：只有一门不及格，我们可以这样考虑：如果语文不及格，肯定要数学、英语及格，如果数学不及格，肯定要语文、英语及
9、格，如果要英语不及格，肯定要语文、数学及格。这样三个大条件，每个大条件中又包含三个小条件，这些条件是个什么关系呢，我们先分析其中的一个大条件“语文不及格，数学英语及格”，这个大条件中有三个小条件，三个小条件要同时成立才符合我们的要求，所以它们之间是与关系，那么三个条件之间只要有一个成立，该学生就是只有一门不及格者，所以它们之间是或关系，这样我们写出条件区域如下所示：语文数学英语=60=60=60=60=60=60604、筛选出“系别”为英语系、中文系，“年龄”在20岁以上的“籍贯”是北京、天津的学生。此条件区域写法如下，读者可以自己分析条件的含义。系别年龄籍贯英语系20北京英语系20天津中文系
10、20北京中文系20天津其实条件写法并不难，只要你把所需的问题分解成最小的逻辑条件，把条件之间的逻辑关系弄清楚，就可以写出正确的条件区域。弹指之间输入特定文本Excel让我们能够轻松处理各种各样的表格，大大提高了我们办公准备就绪，但有时常常要输入一些特定的文本（如单位名称等），有没有什么快捷的方法来准确无误地输入这些特定文本，其实Excel提供了多种方法来方便我们实现高效输入特定文本。1.剪贴板法 Office拥有更多强大的剪贴板，我们可以利用这一功能反复输入一些特定的文本。首先把要多次输入的文本复制到剪贴板，在要使用时就可在右边的剪贴板窗口中选取要输入的文本即可。2.查找替换法在Excel工作
11、表中可能要多次输入相同的文本，尤其是如果要在多处使用一些特殊符号的话，那就非常麻烦，不过以通过“编辑”菜单中的“查找”功能来实现。具体操作方法：首先在要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母或单词（如WMG 注意：该字母/单词不能与其他单元格中的相同），然后直接按Ctrl+H快捷键来打开“替换”对话框，在“查找内容”栏内输入代替的东东“WMG”，在“替换为”栏内输入“智创工作室 亦可”，再按“替换全部”按钮即可。 （图一）3.自动更正法 OFFICE提供了“自动更正”功能，通过“工具”菜单中的“自动更正选项”打开自动更正窗口，在“替换”栏内填入“WMG”，在“替换为”栏内填入“智创工作室 亦
12、可”，单击“添加”后按“确定”返回。以后只要在单元格中输入“WMG”以及后续文本或者按“Enter”键后，系统会自动将其更正为“智创工作室 亦可”。 （图二）4.巧用快捷键我们可以使用快捷键来高效输一些文本，先按住Ctrl键的同时，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），然后输入文本，再按下“Ctrl+Enter”快捷键，这样就可将该文本同时输入上述选定的单元格中。5.函数合并法 对于经常需要输入的一些单位的名称（如“娄底市电广网络公司”，“娄底市信息网络公司”等），通常也可用 Excel提供的CONCATENATE函数（功能：将多个文本字符串合并成一个）来实现这些特定文本的输入。具体操作
13、方法：假设在A1和A2单元格已经输入了“娄底市”和”网络公司”，而我们要在C1中输入“某某市电广网络公司”，那就在C1单元格中输入公式：=CONCATENATE(A1,D2,A2)，而以后我们只要在D2单元格中输入“电广”，则C1单元格中将自动填充文本“娄底市电广网络公司”，若在D2中输入“信息”则C1自动填充为：“娄底市信息网络公司”。6.选择列表法 假设要需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，并且该列中没有空单元格，我们就可以右击下面的单元格，选“选择列表”选项，则上面输入过的文本以下拉菜单形式出现，用左键选中你需要的文本，即可将其快速输入到选定的单元格中。7.格式定义法通过我们在做报表
14、时需要给大量的数值加上单位（如“万元”等），这时我们就可通过“自定义”单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位的目的：我们选中需要添加单位的单元格，点击“格式”菜单中的“单元格”命令即打开了“单元格格式”对话框，切换到“数字”选项卡片中，选中“分类”列表框中的“自定义”，然后在“类型”栏内输入“#万元”，单击“确定”按钮返回，以后在上述单元格中输入数值后即会自动添加“万元”两字在其后面，不过此格式定义法仅仅能够适用于数值。 （图三） 有了这些快速输入文本的方法后，工作效率是不是提高啦！ 听着就行 让Excel报账 许多人经常要用Excel来统计一些数据，统计完成后还要对数据进行校对，但是这么多
15、数据怎样才能不出差错地进行校对呢？其实我们可以用一下Excel自带的“文本到语音”功能，让软件通过发声自动给你报账。打开Excel，点击“工具语音显示文本到语音工具栏”，由于这个功能在安装Excel的时候不是默认安装的，所以在第一次使用时会提示插入Office 安装光盘来安装这个功能。安装完成后打开“文本到语音”工具栏，先在数据文件中用鼠标选择要朗读的第一个数据，接着根据数据的排列情况来选择是“按行”还是“按列”来进行朗读，设置完成后点击工具栏最左面的“朗读单元格”按钮就可以了。在朗读的时候被朗读到的单元格会以选中状态显示，而且还可以流利地朗读中文，英文是一个字母一个字母朗读的，这样就可以校对英文单词的
