《原辅料包材特殊物品管理制度范文.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《原辅料包材特殊物品管理制度范文.doc（20页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、试行版原辅料、包材、特殊物品管理制度1 目的为规范生产物料的库存管理,特订本制度。2 范围本制度适用于原辅料（包括净料）、包装材料及特殊物品的库存管理。本制度所指特殊物品包括毒性药品、麻醉药品、精神类药品（如咖啡因）、易燃易爆品（如乙醇）及贵细原辅药材。3 职责3.1 原辅料、包材、特殊物品的主管部门为仓储部，原辅料仓负责原辅料及特殊物品的日常管理工作，包材仓负责包材的日常管理工作。3.2 特殊物品实施双人管理：双人验收、双人备料、双人发料、双人领料、双人双锁保管。4 本制度主要内容包括:l 物料入库规定l 物料出库规定l 物料贮存管理规定l 物料盘点及报废处理5 原辅料、包材入库流程 (采购
2、入库)5.1 收货前准备5.1.1 仓库保管员准备好到货物料的收货数据及文件,例如: 采购合同副本等。5.1.2 供货单位应为“主要物料供应商名单”中的合格单位。5.1.3 仓库保管员检查所用验收场地、货位按清洁规程清理干净。5.1.4 仓库保管员检查所用计量器具具有检定合格证并在使用期内，同时将计量器具刻度调零。5.2 预接收程序5.2.1 由仓库保管员在货厅进行货物初步验收(预接收)。特殊物品要有两名仓库保管员同时参与验收。5.2.2 仓库保管员检查物料运输工具是否是封闭货车或用苫布将物料严密覆盖的货车。若为敞开式的，则予以拒收。5.2.3 仓库保管员检查送货凭证上所列供货单位是否为我司质
3、量管理部所列的“主要物料供应商名单”。若不是，则予以拒收。5.2.4 仓库保管员检查送来的物料是否是送货凭证中所列物料。若不是，则予以拒收。5.2.5 仓库保管员根据采购订单/购销合同及送货凭证，逐项核对：l 中药材（含毒性药材及贵细原辅药材）：品名、规格、产地、采收（加工）日期，并清点数量。l 包装材料、易燃易爆品及其他原辅料（含麻醉药品、精神类药品）：品名、规格、批号、生产厂家，并清点数量。5.2.6 仓库保管员检查是否物料都有符合外包装的要求。若使用竹箩、草席包及有毒材料制成的包装袋，则予以拒收。5.2.7 仓库保管员检查外包装有无破损、受潮、水渍、霉变、虫蛀、鼠咬等包装破损严重引起物料
4、污染的。如有，则予以拒收。5.2.8 仓库保管员检查每件包件上是否有明显标志标明：l 中药材：品名、规格、数量、来源、产地及采收（加工）日期。若无标志，则填写标签，贴于外包装上。若难于区分的应拒收。若为毒性药材，还必须检查每件包装上是否贴有“毒”明显标志。l 包装材料：品名、规格、数量、生产厂家，是否附有产品合格证及检验报告书。如违反要求的，则予以拒收。5.2.9 对不需经过前处理而直接用于生产的中药材或饮片，仓库保管员要检查其是否有双层包装，内包装是否密封、无破损、无泄漏。如违反要求的，则予以拒收。5.2.10 对直接接触药品的包装材料，仓库保管员要检查其是否是双层包装，每层包装封口是否严密
5、、无破损。如违反要求的，则予以拒收。5.2.11 对中药材，验收时仓库保管员要进行复称，记录每包件的重量并核对总重量是否与送货单的重量一致。如不一致的，仓库有权拒收，但因生产需要而必须接收的，应立刻通知采购部，同时更正送货单。5.2.12 如接收数量与采购订单合同不一致的，如差异在合理范围内（10以内，含10），可以接收，并通知采购部以调整应付采购金额。如差异在10以上的，超出部分（送货量大于订单量）一律拒收，欠缺部分（订单量大于送货量）要求供应商尽快补回或全批拒收。5.2.13 完成以上工作后，仓库保管员根据验收情况，填写“物料验收记录”（附表一）。5.2.14 若通过验收，由仓库保管员按实
6、收数量在送货凭证上签收，送货凭证一联留底存档。5.2.15 若发现不符合验收要求的，则保持货物的原样，并立即通知质量管理部、采购部检查处理。并且，由仓库保管员填写“物料拒收记录”。5.2.16 所有拒收物料（包括预验收不合格物料），必须填写“物料拒收记录”，并以此作为供应商质量考核的依据。5.2.17 如需更换包装的，则在质量管理部检验员的监督下，按“物料包装破损处理的操作程序”执行。5.3 实物入仓5.3.1 预接收合格的物料卸车后，用清洁工具（抹布或吸尘设备）清洁外包装上的灰尘、杂物后，再将物料放在已清洁的托板上，按品种分类分批存放于指定库区。若为易燃易爆品，必须在取得质量部开具的检验合格
7、报告书后，方能将物料存入仓库。5.3.2 标签、说明书及印有与标签文字内容相同的包装材料按品种、规格、批次整齐码放，并在垛位前挂上“货位卡”。5.3.3 填写库存货位卡（只填上物料名称及进厂日期），并在垛位前挂上“货位卡”和黄色待验牌。若为毒性药材，还必须挂上有毒标志；若为易燃易爆品，还必须挂上易燃易爆品危险标志。5.4 编码5.4.1 编码原则5.4.1.1 每批进厂物料的编码是唯一的。物料编码一般由7位数字组成，分别反映物料进厂的时间及进厂顺序号，如是出口产品使用的物料，则在正常编码后另加A。5.4.1.2 物料编码是基本稳定的，不随物料使用完毕而消失。5.4.1.3 同一进厂的物料中，如
8、产地（来源）不同或物料自身编码不同的，应分别编定不同的编码。5.4.1.4 物料编码作为物料的标识，需填写于相关的原始记录、台账、货位卡上及SAP系统中。5.4.1.5 编码格式： YYMMSSS YY 表示物料进厂年份 MM 表示物料进厂月份 SSS 表示物料进厂顺序号 出口产品使用的物料，则在正常编码后另加A。5.4.2 编码程序5.4.2.1 物料预接收合格后，于收料当天由仓库保管员按物料编码原则分配编码，并将其填写在“物料进厂编码记录表”上。5.4.2.2 在相关的原始记录、台账、货位卡上及SAP系统中使用。5.5 录入SAP系统5.5.1 编码后，由仓库SAP操作员依据送货凭证、购销
9、合同、物料验收记录及物料拒收记录，将相关数据于收货当天录入SAP系统中。5.5.2 仓库SAP操作员录入数据并进行收货确认后（待检状态），打印已连续编号的机制“原辅包物料收料单”（简称“物料收料单”）交给仓库保管员，由仓库保管员对该批次到货实物的供应商名称、合同号、存货类型、数量、到货日期等信息核对无误后，在机制的“物料收料单”上签字确认。如该物料需要特别管理的，则立刻登记手工账（分类账及总账）。5.5.3 SAP录入工作及手工账（如适用的）必须在收货当天内完成。5.6 请验5.6.1 经过验收、编码的物料，须尽快通知质量管理部派专人抽样检验物料质量。5.6.2 请验时由仓库保管员从SAP系统
10、中打印出“物料取样指令”，由请验人签名后交质量管理部。若因不可抗力等特殊原因无法填写打印出“物料取样指令”时，则暂时由仓库保管员填写“物料请验单”（一式两份，一份留底，一份交质量管理部）替代“物料取样指令”，当特殊原因消失后再从系统上补打“物料取样指令”。原有的“物料请验单”作其附件存查。5.6.3 质量管理部收到仓库送来的“物料请验单”/“物料取样指令”后，派出检验员进行取样检验。5.6.4 质量管理部检验员取样后，填写“物料取样指令”相关内容并签名确认后，1份由仓库留底，1份由质量管理部存档。5.6.5 质量管理部检验员对取样检验后，出具“检验报告书”，并由检验人、复核人及审核人签名确认后
11、，交请验仓库一份，质量管理部留存一份。同时，质量管理部应根据检验结果，在SAP系统中作相应处理：合格则放行，物料状态由“待检”显示为“合格”；不合格则冻结物料。5.7 检验后处理5.7.1 如检验报告书出具的检验结论是“符合规定”的，则由仓库保管员据此解除物料垛位前的黄色待验标志，而挂上绿色的合格标志。同时在库存货位卡上补填合格物料数量、检验报告书号等。5.7.2 如检验报告书出具的检验结论是“不符合规定”的：l 由仓库保管员撤走不合格物料垛位前的黄色待验标志，并将检验不合格物料逐件贴上红色不合格标志后，全部移入不合格品区。并在手工台账上作冲销记录，同时登记不合格品台账。l 由仓库保管员填写“
12、不合格品处理报告单”，签名确认后交至采购部，由采购部出具处理意见并签名确认后，交质量管理部出具意见并签名确认。经签批的“不合格品处理报告单”返回一份至请验仓库及采购部。若处理意见为“销毁处理”，按7.6之不合格品销毁规定处理；若处理意见为“退货”的，则继续执行以下程序。l 仓库SAP操作员，根据“不合格品处理报告单”及“检验报告书”，在SAP系统内对拒收物料（冻结物料）进行冲账处理，并打印冲账生成的“物料验收单”（移动类型为102，实收数量为负数），交仓库保管员及采购经办人签名确认。l 对拒收的原辅料及特殊物品：采购部与供应商联系并办理退货业务，仓库退回实物给供应商后，由仓库保管员及供应商在所
13、有联次的送货单上签名确认。仓库保管员在不合格品台账上作冲销记录，l 对拒收的印刷品（如标签和说明书）：采购部与供应商联系并经供应商确认后，由生活服务部销毁，质量管理部监销，不退回印刷厂家处理。l 仓库保管员根据“不合格品处理报告单”、购销合同及送货凭证填写“物料退、换、索赔记录”，并由物料供应商签名确认。5.8 验收过程中的异常情况报告程序5.8.1 异常情况发生或发现后，立即向主管部门负责人报告，并填写异常情况记录。5.8.2 主管部门负责人接到情况报告后，立即向质量管理部报告或根据异常情况原因与有关部门联系。5.8.3 按照有质量管理部负责人签字的处理意见进行处理。5.8.4 如只属于设备
14、、设施异常，对原辅料质量并无影响，则报告工程部。工程部立即派人到现场检查修复，并填写检查记录，同时请厂级QA确定设施异常未影响原辅料质量，则原辅料验收可继续进行。6 净料入库流程6.1 仓库保管员收到车间打印的 “生产完工入库单”后，进行净选药材入库前检查， 包括：l 核对“生产完工入库单”的产品名称、物料编码、规格、批号与入库净选药材是否相符，字迹是否清楚无误，是否签字齐全。l 核对“生产完工入库单”本批入库数量是否与入库清点数量或入库称量一致。6.2 检查无误后仓库保管员在“生产完工入库单”签字确认。6.3 仓库保管员指导入库人员将净选药材码放在净料仓。6.4 填写库存货位卡，如物料名称、
15、物料编码、入库数量（重量）及入库日期等。6.5 根据完工入库单在收货当天登记台账和SAP系统。7 物料出库程序7.1 物料出库原则7.1.1 按先进先出发料，按批号（批次）限额发料。如领用部门对领用品有特别要求，须在领料单上清楚说明。7.1.2 未收到物料检验报告书检验结果为“符合规定”的物料，不得发放。7.1.3 超过规定复验周期的物料，无复验结果“符合规定”的物料检验报告书，不得发放。7.1.4 合格的物料必须有合格状态标识。7.1.5 处理后使用的物料，经质量管理部检验并有结果“符合规定”的物料检验报告书，才能发放。7.1.6 所有的生产或非生产用的出库，必须分別凭经审批的“生产领料单”或“其他领料单”按规定领料。不接受其他形式的领用方法，例如：口头、电邮/传真、其他形式的书面申请等。7.1.7 领料单上的资料及签名必须清晰及不能涂改，领用单上签字，必须由当事人签名，不接受私章或部门章签署。对确实需要修改的但不涉及数量、规格等实质内容的，在修改处修改人需要签名（如对日期的修改）。7.1.8 若为特殊物品，须有2名领用人同时领料，2名仓库保管员同时备料及发料。7.2 生产领料出库程序7.2.
