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1、环保记录控制程序环保记录控制程序订正订正订正内容纲要页版订正审查同意日期单号次次2011/03/30/系统文件新拟订4A/0/同意：审查：编制：环保记录控制程序10目的为保证企业有害物质管理系统运作时所产生的所有记录获得有效控制,并便于查阅、追忆、特制定本程序。20合用范围本程序合用于企业有害物质管理系统活动所产生所有记录。30定义3 1环保记录：说明所获得的环境管理结果或供给所达成活动的凭证文件。40职责4 1文控中心411负责各种空白表格（记录）的审批、一致编号、制/订正控制。4 2各有关部门4 21负责依据实质工作需要进行表格（记录）编制。50运作程序5 1表格制定控制511文件刊行并运
2、转后，各有关部门在正式制定表格前，需填写表格制/订正申请表向文控中心提出申请，文控中心收到申请后进行审批，审批通事后进行一致编号及制定工作，各部门不得自行制定表格。512表格的格式规定：A）表格编制时，所有使用一致的字体；B）表格的顶端为企业名称；C）紧接表格的顶端为表格的名称，表格名称的字号必定要大于企业名称的字号；D）若表格对外使用，应在表格顶端左上角标出企业的标记。513表格的编号规定：A/0表示记录的流水号及版本版次表示出自文件及出自文件流水号记录代号表示企业名称取英文简写比如:编号为:CC-F-HSPP-001-001A/0。514表格的订正/改正5141各部门依据实质的需要皆可填写
3、表格制/订正申请单改正相应的表格，一定考虑到表格的实质用途和可操作性，改正表格时，还一定衡量实质需要和此刻表格的数量。5142表格的订正/改正依5.1.1的规定进行。515表格的同意与奏效5151表格制/订正达成后，文控中心经理/主管应付表格进行审查内容以下：A）表格名称与表格栏目/内容的适合性；B）此份表格的必需性，有无其余近似表格可取代；C）清楚性、易读性；D）表格编号和版本/版次。5152表格审查完成，文控中心应确立表格正式奏效日期后，表格正本由文控中心保留，文控中心复印并散发各有关部门。到该表格的正式生产日期各使用部门才正式启用。5153如改正表格，同时宣告原旧版表格作废。516表格订
4、购的控制因为部分表格的使用量特别大而一定考虑外面订制购置，在订制前应交由文控中心审查其版本能否为最新版本，由使用部门或制定部门填写申购单，由采买下单负责购置。517作废表格办理当更新表格或宣告作废时，各部门应立刻停止使用作废表格，各使用部门自行办理销毁，文控中心销毁，不再保留。52记录控制521记录的要求记录原则上应使用一致固定的表格形式不适于记录内容和信息时，则可考虑使用其余适用的格式，但须按5.1.1进前进行制定方可正式使用。522记录的填写、审查和散发5221记录填写时一定清楚、清楚、不得涂改，必需时涂改必定要有涂改人署名。5222凡记录必定要有记录人的签字和日期，必需时经有关受权人员审
5、查。5223记录散发按有关文件规定进行，无文件规定的记录散发，由记录审查人和责任部门经理/主管负责确立后分后副本至有关部门。53记录保留531记录应保留在适合的环境中，免得损毁/丢失，各种记录片保留时应予以分类摆放，并标示出记录名称、检索方式、保留限期。532凡损毁/丢失的记录，除非有靠谱的门路/方法，不然不同意修复/补失。533所有记录的正本应保留在制作部门，重要的记录应视其体状况，可移交文控中心保管。54记录保留限期541各部门应依据记录的使用状况制作环保记录一览表并合时随者记录的改正或加来改正环保记录一览表。542各样记录原则上起码保留两年，重要的记录保留3-5年。重要记录是指方案、计划
6、类记录和质量环保异样办理记录等。543到了保留限期的记录，由保留部门依据实质状况决定销毁或持续保留。55记录的检索和查阅551有关人员可查问各部门的环保记录一览表检索记录及有关信息，可查阅自己需要的资料和信息，如借阅人员要保证记录及其信息受损毁和丢失，更不可以改正记录。56过期记录办理凡超出保留限期的记录，有关负责人应按期或不按期进行评审，视其内容的重要性分别办理：A）若很重要而短期内有可能使用，则可在地址持续保留；B）若重要但短期内不大可能应用，则转移地址保留或原地址保留；C）没有实质应用价值的记录，则可就地销毁。57外来记录的管理凡是以企业名义，与企业质量环境系统、设计/开发、生产流程、产品有重要关系的来源于企业外面机构/单位的记录及资料，由负责部门进行接收、登记、归档、保留、保存及其控制。60参照文件61环保文件与数据控制程序70表单/记录71表格制/订正申请72环保记录一览表80流程图表格制/修制/订正审一致编号、履行制/订正表格审查表格散发/旧版回收旧版办理新版使用表格制/订正制/订正审一致编号、履行制/订正表格审查表格散发/旧版回收旧版办理新版使用
