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1、项目沟通及协调程序1-前言 1.1本协调程序适用于公司项目工程的工程详细设计过程。1.2本文件的目的是在项目执行中，对业主、设计院、承包 单位间的协调方式予以统一，以规范协调流程，提高工作效率，避 免沟通错误，保障沟通畅通。1.3本文件包括协调程序、协调方式和联络界面，是项目工 作开展的依据文件之一。经业主批准后，各相关单位（包括业 主、设计院、承包单位）均应按本文件开展相关工作。1.4本文件仅规定业主、设计院、承包单位之间的协调界面 和程序，对相关单位内部工作协调程序不做要求，由各相关单位具 体负责。1.5本文件仅对项目执行中设计工作联络予以规定，不包括 商务往来文件。1.6随项目进展，各项
2、目出现增减联系人时项目部应及时向 工程技术组提交。2. 各单位文件联络的基本要求项目各单位之间的联络应遵循如下基本要求：2.1各单位之间的联络方式包括会议纪要、信函、文件传输 单、电子邮件、传真。2.2因本项目邮递不便，不推荐使用邮递信函，在不影 响项目进程及引起纠纷的情况下发出方可使用邮递信函。2.3各单位之间的联络均以书面联络为依据，双方代表签署 的文件方为有效文件。2.4各单位联系人见本文件联络人部分，所列联络人签署的 文件均为有效文件。2.5发出单位必须向接收单位所有联络人发送联络文件。2.6任何有效联络在发出方发出2小时内应电话通知接受 方。3. 联络文件要求3.1会议纪要3.1.1
3、会议纪要是项目执行的重要文件，会议纪要在参会单 位代表及业主代表签署后生效。3.1.2会议组织方应以信函附件的形式向参会方交付会议纪 要扫描件。3.1.3发出方负责发出文件的连续性，便于接收方分类存 档。如果接收方发现收到的文件不连续，应与发出方及时沟通，并 由发出方书面确认。3.1.4各接收单位对于收到的文件传送单需有回执，以向对 方及时确认收到文件。3.2 信函3.2.1信函是项目执行依据之一，发出方须签署方可生3.2.2每家设计单位信函格式应各自统一3.2.3信函发出方负责信函编号，并向相关单位联络人发送。3.2.4 一般情况，信函采用电子邮件（签字扫描）传递， 以电子邮件传递时必须使用
4、签字扫描附件。3.2.5电子邮件发出后发出方应电话通知接受方予以接收、 确认。3.3电子邮件3.3.1电子邮件作为项目沟通协调的补充手段，但未形成信 函形式的电子邮件不作为项目执行的依据。3.3.2电子邮件发出方负责电子邮件的编号，并向相关单位 联络人发送。如有必要，可抄送相关单位其他人员。3.3.3接收方可对电子邮件直接回复，不再另行编号，但应 包括接收电子邮件的原始信息。3.4各单位与业主联络的对接要求3.4.1业主方联络对接部门：工程技术组3.4.2各单位需业主方确认的文件必须经工程技术组确认后 并发送各单位方可为有效文件。3.4.3各单位与业主的各部门间可以直接进行沟通联络，但 业主的
5、各部门与各单位间的所有沟通联络信息必须抄送业主联络部 门，所有沟通联络信息作为项目沟通协调的补充手段，但不作为项 目执行的依据。当业主的相关部门与各单位间的所有沟通联络信息 需形成正式文件，必需发至业主联络部门，并抄送业主的对应工程 技术组联系人，否则为无效文件。3.4.4各单位的联络人员有变动或联络人的邮箱、传真、手 机号等变动，应在变动后2天内书面通知其它各单位。4. 业主与总体院间的协调业主和总体院之间的联络应遵循如下规则：4.1业主和总体院间联络采用信函和文件传送单（必要时当 面交付）形式。4.2基于文件的大小，文件传送单可采用信 函或Documents系统传送。当采用电子邮件形式传递
6、时，发出方 应向接收方所有联络人发出信函；当采用Documents系统传送时，应保证接收方所有联络人均可从发送方Documents系统服 务器下载文件。4.3若有需要，业主和总体院之间的信函可抄送PC单位联系人。4.4双方签署的会议纪要如有不一致处，应根据时间先后顺 序，以时间最近者为依据。5. 业主与PC单位间的协调5.1根据项目需要，业主与PC单位间可以直接进行沟通联 络。5.2发出单位负责根据联络信息的内容确定是否抄送总体院 及相关PC单位。当业主认为有必要时，可直接将相关联络文件 发送相关单位。5.3业主与PC单位协调后确认需要总体院或其他PC单位跟 进工作的事项，由业主向总体院或其他
7、PC单位发送正 式联络文 件并经讨论确定后执行。5.4业主工程技术组发往各PC单位的联络信息应抄送相 应业 主项目部对口联系人。6. 总体院与PC单位间的协调6.1根据项目需要，总体院与PC单位间可以直接进行沟通联 络。但总体院与PC单位间的所有沟通联络信息（正式及非正 式）必须抄送业主联络人（包括工程技术组和对应项目部），未抄 送业主视为无效。6.2总体院与PC单位间的条件交接必须采用签字/签字扫描 形式提交。6.3总体院与PC单位间的会议纪要必须有业主代表签字后方可生效。7. PC单位间的协调7.1根据项目需要，各PC单位间可以直接进行沟通联络。但 PC单位之间的所有沟通联络信息必须抄送业
8、主联络人（包括业主工程技术组及项目部）。7.2如果业主联络人认为必要，可直接将PC单位间联络文件 发送总体院或其他PC单位。7.3PC单位与PC单位间的正式联络必须抄送业主（包括 业 主工程技术组及项目部）及总体院，并经业主及总体院确认，否则 视为无效。7.4PC单位之间的会议纪要必须有业主代表签字后方可生 效。7.5PC单位之间协调后确认需要总体院跟进工作的事项，需 经总体院确认，并由业主向总体院发送正式联络文件讨论 确认后执行7.6任何涉及到项目总体统筹的联络文件及信息应在总体院 及业主确认后生效执行。8. 联络文件规定8.1联络文件基本规定8.1.1信函 各单位发出的有效信函应至少包括以
9、下内容：信 函号日期主题信函内容抄送单位及人员附件（如果有）8.1.2文件传送单各单位发出的文件传送单应至少包括以下 内容：传送单号及日期所传送文件的用途所传送文件的 版次、日期、自然张数等8.2各单位联络文件8.2.1总体院发出联络文件原则上按本规定执行信函及文件传送单（正式联络文件）总体院发出信函编码如 下：例：总 体 院 信 函 0681-L-BED-SNEC-YLQN1-00-0013 20110813地管方案0681 ：项目代码1:信函代码（L:信函/ T :文件传送单）BED/DED设计阶段SNEC发出方YLQN1 :接收方（LQN1-业主/HTWY-北京航天万源/ALQD-液化空
10、气）00:发出方内部类别编码0013 :信函序号20110813:信函发出日期 地管方案：信函主题电子邮件（非正式联络方式）总体院发出电子邮件编码如下：例：总体院电子邮件 0681-Eml-BED-SNEC-YLQN1-00-0003 20110825 总图考虑0681 ：项目代码Eml :电子邮件代码BED/DED设计阶段SNEC发出方YLQN1接收方（LQN1-业主/HTWY-北匕京航天万源/ALQD-液化空气）00：发出方内部类别编码0003:电子邮件序号20110825 :电子邮件发出日期总图考虑：电子邮件主题822业主及PC单位联络信息编码可参考总体院执行9. 各单位联络人及联系方式本阶段各单位联络人及联络方式如下所示:
