跟单文员工作流程表如下.docx

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1、跟单文员工作流程表如下：跟单文员就是负责业务的跟踪、监督，避免飞单 就是接到单子后把所要用到的原料辅料还有产品相关的所有的东西都要管的. 跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪（客户接待）。 1.出口货物跟单；（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签合同 等等）。基础外语及函电往来。 2 .物料采购跟单。（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养） 3 .生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。 4 .货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关知识。 5.客户联络跟踪 （客

2、户接待）：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识。面试不用紧张，自然点就行，也不要太随意，跟人主动握手，和公司其他人打招呼，早点去混个脸熟，说话利索，一般没什么问题，他们也就问你一些生活方面和以前经历，简单谈谈就好跟单员的工作内容十分繁杂，涉及面广，面对部门多。即要对上级反馈进度，又要对相关人员进行及时跟踪，稍有不慎，即铸成大错。因此,在跟单过程中,如果能够借助于一些专业的跟单工具,就会收到事半功倍的效果。比如:跟单网,提供跟单行业的丰富资讯与专业的外贸跟单软件，帮助企业解决跟单过程中的大事，杂事，琐碎事，使跟单更加轻松.解决了跟单过程中的知识问题与提供了跟单过程中的专业软件系统,使得跟单员真正从繁

3、杂的跟单事务中解脱出来,从而提高了企业的跟单管理水平。跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。跟单员分为：业务跟单员，外贸跟单员，生产跟单员。跟单员的工作性质跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要： （1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。为自己下一步的工作打算. （2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。 （3）传播信息：将企业产

4、品的信息传播出去。（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。窗体顶端备注：1、客户所下订单的数量及质量进行相关的监督（订单数量、交货日期、结款方式、回传交期）。2、确认物料是否到位，为生产做好准备。3、跟进生产，满足客户供货要求。4、把交完的订单及时交给财务，做好对帐工作，协助业务回笼资金。5、把自己不能解决的问题及时向上级反映，及时解决问题。6、做好本职工作的同时，协助财务和出纳工作。工作要领：1、热情礼貌、积极向上、责任心强。2、在客户和

5、业务之间做好沟通和协调工作并及时准确的传达信息。3、保持良好的客户关系。4、做好各部门的沟通和协调工作。跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪（客户接待）。1.出口货物跟单；（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签合同 等等）。基础外语及函电往来。 2 .物料采购跟单。（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养） 3 .生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。 4 .货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关知识。 5.客户联络跟踪 （客户接待）：了解对客户的管理，懂国际礼

6、仪知识。 外贸跟单员的基本常识一 跟单员职责： 跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。 同新、旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需。 接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门。 掌握、了解市场信息，开发新的客源。 做好售后服务。 二跟单员在收到订单后要做的工作： 首先谈接单的方法 客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样，每张订单的下法不同，我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。 下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如：颜色、数量等。 订单的审查 每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺，甚至设备也不一样。首先，要看我们目前的水平

7、能否达到客户的要求，这是关键。 要分清此单是加工单还是OP单。 开生产单、流程卡 每张单开时，一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。 生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，找到解决的办法。 小样 打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。 修改定单 一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产。 当客户提出取消定单时，跟单员一定要收回旧的资料（生产单、流程卡）。 大货生产出来后，还要按

8、排出货。 三售后服务 客户投诉或是退货时： 对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。 客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。 很严重的就重新生产，补单生产再送货。 还有采用相互让步的折扣法。 有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客房达到双赢。 四 如何沟通好使跟单工作做得更好 同本厂内的各部门沟通： 面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。 同客户的

9、沟通： 这只能代表我本人的体会，先要了解客户的心态，他们是希望你在最快的时间里，给他最好的货，面价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。同时，我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好，客户那当然也就不难交差的。其实，只要我们能对客户真诚的付出，他们也会在有些问题上会理解你的，不会令你难做的。我们能尽可能的替对方多想一点，当客户有钱赚时，结果就会是：客户赚钱、老板有钱赚，你自己也能有升职加薪的机会。我们何乐而不为了？相关顺德资讯及顺德人才招聘信息：外贸跟单员定义顺德业务跟单招聘想了解更多顺德资讯及顺德人才招聘信息，可以登录顺德人才交流中心，帮助您找到更好的

10、资讯与工作。前台文员的工作职责前台文员的工作总结怎么写呢？先把自己的工作职责搞清楚;再根据工作职责的要求,写明自己的目标态度,方法措施等。首先，前台对于来者是一个公司的初步印象。因此，前台人员的形象需要反映出公司的形象与性格。通常的要求是端庄大方。其次，一个标准的前台工作有：转接总机电话，收发传真、信件和报刊；接待来访客人，并通报相关部门；管理办公用品，管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材；打印、复印文件和管理各种表格文件；承办员工考勤和外出登记；安排约会、会议室及差旅预定；保管各种手续、手册；更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式；协助组织公司活动。这些纷繁的工作必须细致而有条不紊地

11、进行。对于来电和来访，要注意迅速辨别来者来地目的；管理办公和办公器材，必须在定期安排检查时间；而对于约会和会议的安排，则要注意将事件按照标准排先后顺序，并及时与会者沟通时间安排。前台文员职责：1、负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误；2、负责来访客户的接待、基本咨询和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌；3、对客户的投诉电话，及时填写登记表，并于第一时间传达到客户服务团队，定期将客户投诉记录汇总给主管人员；4、负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放，并保持整洁干净；5、接受行政经理工作安排并协助人事部门作好行政

12、部其他工作。1.负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误； 2.负责来访客户的接待、基本咨询和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌； 3.对客户的投诉电话，及时填写登记表，并于第一时间传达到客户服务团队，定期将客户投诉记录汇总给副总经理； 4.负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放，并保持整洁干净； 5.接受行政经理工作安排并协助人事文员作好行政部其他工作； 认真执行目标卡的管理规定，完成本部门分配的工作和任务。 前台文员服务规范 造访： 客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话

13、而致以问候或欢迎辞。 单个人问候标准语如下： “先生，您好！”或“先生，早上好！” “小姐，您好！”或“小姐，早上好！” “您好！欢迎来到XX公司。” 来者是二人，标准问候语则为： “二位先生好！” “二位小姐好” “先生、小姐，你们好！” 来者为三人以上，标准问候语则为： “各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好” “大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！” 对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下： “X先生好！” “X小姐好！” 对已是第二次或二次以上来公司的客户、来访者，在沿用“单个人问候标准语”并看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后，还可选用如下标准问候语： “先生，我记得

14、您前不久(以前)来过我们公司，今天光临，再次表示欢迎！” a)引导客户或来访者到咨询厅就座，递上茶水，送上公司营销宣传资料； b)当场解答或电话通知相关业务接待人员出现，介绍时先介绍主人，后介绍客人； c)引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意； d)进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门； e)介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出。 当值前台为女性，着职业套装，化淡妆。男性，则着西装，打领带。 禁忌：头发脏且蓬乱；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜；口腔不卫生。 电话： 1听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒； 2听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下： “您好，XX公司！”或“您好，这里是XX公司！” 对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求？作出标准回话。 咨询家装业务：先生(小姐)，关于这方面情况(家装咨询)，让我们公司客户顾问X先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。