管家婆使用说明书.doc

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1、管家婆产品说明书第一部分 如何开始第一章 安装及启动第一节 安 装 注：这里指安装管家婆For Windows 豪华版，其载体有光盘和软盘两种。一管家婆安装对系统的要求运行环境：Windows95/98/NT硬 盘：需要 100M 空间二系统安装1 将光盘放入光驱或将1#盘插入软驱中；注：使用光盘安装和软盘安装稍有不同，以下分别介绍： 光盘安装双击Windows桌面上 我的电脑 图标。进入后找到光驱的盘符，双击此盘符显示出光盘中的内容，打开豪华版文件包双击setup.exe文件，系统进入安装程序。 软盘安装单击Windows桌面 开始 菜单，单击 运行 ，弹出下图所示的对话框：在 打开 列表框

2、中输入A：setup.exe，然后单击 确定 ，进入安装程序。2 进入安装程序，出现如下窗口。系统缺省路径为C：GRASP，用户可以更改该路径名（注意：路径名不能为中文，不能超过八位）。 路径名确定后单击 下一步 ，系统进一步提示输入“系统名称”，缺省名为管家婆豪华版，确定名称后，单击 下一步 ，开始安装程序。3 如果该路径下已安装有管家婆软件，将提示选择【升级安装】或【全部安装】。选定安装方式后，单击 下一步 。 注：第一次安装管家婆的用户没有该步操作，直接进入下面第四步。4 安装完成后在Windows“开始”菜单中建立一个管家婆程序组，包含管家婆运行程序、数据备份与恢复、基本信息搬移工具、

3、人事工资管理。单击其中的一项即启动相应功能。见下图：注：“数据备份与恢复”将在第二章介绍；“基本信息搬移工具”和“人事工资管理”将在第五部分介绍。5 至此，管家婆安装工作全部完成。第二节 启 动软件安装完毕后，可以通过下列任何一种方式调用管家婆： 快捷方式管家婆安装完毕后，在Windows桌面上自动生成运行图标，双击该图标进入程序主界面。 程序组单击Windows桌面 开始 按钮，在 程序 菜单下找到 管家婆豪华版 ，单击菜单下的 管家婆豪华版 进入程序主界面。 资源管理器单击Windows桌面 开始 按钮，在 程序 菜单下找到 资源管理器 ，单击 资源管理器 按安装路径找到管家婆安装目录，双

4、击该目录下grasp.exe文件，进入程序主界面。 我的电脑单击Windows桌面 我的电脑 ，按安装路径找到管家婆安装目录，双击该目录下grasp.exe文件，进入程序主界面。第二章 数据备份与恢复由于财务软件对数据的安全性和连续性有较高要求，管家婆设置了“数据备份与恢复”功能。 管家婆V6.3版本具有“自动备份”功能（参见第四部分第四章），请注意两者的区别。 单击Windows桌面 开始 按钮，移动蓝色光条至 程序 菜单处，弹出子菜单，如下图所示： 鼠标光条移至 管家婆豪华版 处（如上图），弹出下一级子菜单，继续移动鼠标至 数据备份与恢复 处单击鼠标左键，出现如下窗口：选择用户名，并输入正

5、确的密码后按 确定 。系统将提示选择 备份数据 和 恢复数据 如下图： 选定后按 下一步 弹出如下窗口，提示用户选择工作路径。单击选中的工作路径，核对无误并确认后，系统开始执行“备份”或“恢复”工作。完成后提示“备份”或“恢复”成功：注意： “数据备份”是备份管家婆数据库中所有数据，不能选择其中部分数据做备份；“数据恢复”同理； 定期做好数据备份并妥善保存备份盘； 数据备份时建议同时在软盘和硬盘上作两份； 不能恢复不同版本的管家婆数据； 操作“数据恢复”，将覆盖管家婆中已有数据，因此用户如要保留原数据，必须先作“数据备份”； “超级用户”可以直接使用该功能，其他用户必须由“超级用户”在系统“用

6、户口令及权限设置”中设定此项权力，才能使用。第三章 一个简单的案例本章内容主要针对初次使用管家婆软件的用户。通过实例，介绍大致的操作流程和一般方法，让用户对本软件有一个初步地认识。对较深入的问题请参考相关章节。实例说明：成都乔克电脑公司是一家集软件开发和销售为一体的公司，拥有相当数量的客户和代理商。该公司为拓展业务范围，决定新设一“家电销售部”，主要从是电视机销售。家电销售部从1999年4月24日开始营业，期初财务状况为：1. 有10台“长虹2919”彩电，成本价为3500元/台；2. 原客户“北京连邦总店”的120000应收款由家电销售部接管，作为公司对家电销售部的投资；3. 除上述以外，该

7、家电部没有其他的资产和负债；开业当日，“北京连邦总店”即以每台4000元的价格，提走2台“长虹2919”彩电。对方提货时付了1000元的现金作为预付款，余下7000元货款将在一周内结清。第一步：启动管家婆软件请参照本部分的第一章第二节第二步：超级用户与用户密码 进入管家婆，首先弹出“用户密码输入”窗口。初次使用只能以“超级用户”的身份进入，该用户密码为空，直接按 ENTER 或 确认 进入。 何为超级用户？ 管家婆系统允许为每一个职员，设置进入管家婆所使用的密码（好比不同的职员，有进入不同的房门有不同的钥匙），并确定该职员的操作权限，即他能作什么，不能作什么。这个拥有至高无上的权利的特殊用户，

8、在管家婆中被称为【超级用户】。 建议立即设定超级用户密码 建议立即进入【系统维护】主菜单下的【超级用户】子菜单，在【权限管理】中设定超级用户的密码口令，以保证最高权利不被他人盗用。 注意：密码不能为中文，并区分英文字母大小写。第三步：了解管家婆用户界面为方便用户，管家婆的主画面包括三个部分：1 主菜单部分：屏幕最上方的6个命令称为 主菜单 （如下图）。主菜单相当于管家婆软件全部功能的目录索引，所有功能都可以从主菜单中操作。初次使用建议浏览一遍主菜单。2快捷键部分：系统将常用的功能以大图标形式列出来，以方便用户操作（如下图）：3图形化部分：以常见业务流程方式显示（见上面的大图）： 左边5个业务模

9、块分别为： 进货管理 、 销售管理 、 钱流管理 、 库存管理 、 系统维护 。 右边上半部分是针对左边模块的业务； 右边下半部分是针对左边的模块的报表； 注意：如不需要显示图形菜单，可在主界面右上角，隐藏“图形化菜单”。第四步：初始化工作之一：建立基本信息选择主菜单【基本信息】，弹出其子菜单，共八类如下图： 库存商品：记录商品货物的编码、名称、规格、型号等信息，建议按行业特点分类分级。 往来单位：记录业务往来的单位和个人，建议按业务发生性质或频繁程度分类分级。 往来单位：记录公司职员的姓名，建议按部门分类、分级。 银行账户：记录开户银行、帐号。 费用类型：按公司具体情况增加各种费用项目，并可

10、分成三级明细科目。 其他收入：按公司具体情况增加售收入以外的收入项目，并可分成三级明细科目。 固定资产：记录公司拥有的固定资产，如汽车、办公设备等。 存货仓库：登录存货仓库或营业分点。1 建立商品信息库应用举例：一级商品二级商品三级商品电视机长虹长虹2919长虹2505长虹34寸康佳康佳2999康佳2555具体操作为：【基本信息】=【库存商品】，如图所示：2建立往来单位信息库应用举例：一级单位二级单位零售供货商甲乙大客户丙北京连邦总店无论任何单位或个人，只要同我们发生买卖关系，即产生往来帐。在管家婆中，可以用多级分类的方法，漂亮的组织这些数据。第五步：初始化工作之二：建立期初帐本的余额1 录入

11、库存商品期初库存及成本基础仓库商品全名期初数量成本均价期初总价长虹291910350035000长虹2505000长虹34寸000康佳2999000康佳2555000 注意：期初总价 = 期初数量 * 成本均价，是自动计算得出。2 录入往来单位期初应收款、应付款往来单位期初应收款期初应付款北京连邦总店1200000第六步：确认正确完成期初建帐打开“资产负债表”，整个期初财务状况已自动核算出来，一目了然。如图：第七步：处理日常业务系统提供了多种业务单据，用于处理日常的进、销，收、付款，费用报销等业务，并将这些业务所产生的变化，自动登录在相应的帐本上。单击主菜单【录帐】=【业务录入】，系统弹出业务

12、单据供用户选择：1 录入第一笔业务：销售2台电视机 在本示例中，家电销售部的第一笔业务是：4月24日，销售2台“长虹2919”给“北京连邦总店”，单价为4000元。对方支付了1000元现金，余下7000元应收款。根据该业务，打开一张销售单，作如下记录：注意：在上述表格中 “ 购买单位 ”、“ 经手人 ”、“ 发货仓库 ”、“ 商品全名 ”、“ 收款帐户 ”等5项，是通过按Enter键或鼠标双击表格空白区域，从建立的往来单位、内部职员、存货仓库、库存商品、银行帐户等基本信息库中调出； 其它内容，如“附加说明”，“销售数量”，“销售单价”，“收款金额”等，只需通过键盘录入。第八步：单据过帐录入信息

13、确认无误后，按Esc键或单击单据右下角的 退出 键，系统提示“过帐”、“废弃”、“草稿”三项选择。 按Esc键，取消本次操作，返回到录入单据的状态； 存入草稿：如果该单据不立即过帐入库，可作为草稿存入“业务草稿”中，待确定后，从草稿库中调出该单据审核后，再过帐。 单据过帐：销售单进入系统核算，各项数据自动上帐； 废弃退出：将本张销售单作废删除，并退回主菜单；第九步：管家婆的查帐与分析功能一览表从完备的角度上看，企业财务的管理应包括两大部分， 对企业资产的跟踪（资产负债表）：资产=负债+所有者权益； 对企业利润的分析（经营情况表）：利润=收入-（成本+费用）； 其他更复杂的统计和数据提取；基于以上考虑，管家婆提供以下查帐功能： 库存商品：查看各库存的商品数量、金额及日记帐； 现金银行： 应收应付： 借欠商品：查看借进、借出商品的具体单位和品名 费用支出： 其他收入： 固定资产： 销售分析：若干销售分析报表 往来分析：比上述“应收应付”更高级的分析功能； 单据统计： 业务统计： 各种进销存报表：比上述“库存商品”更高级的分析； 各种帐务（财务）报表：资产负债表、损益表等；第十步：有多少货？库存状况表及日记帐点击【查帐】=【库存商品】，得到如下的库存状况：基础仓库商品全名数量成本均价库存总价长虹29198350028000长虹258800