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1、工作分析析与职务务说明书书之建立立以SS公司为为例刘丽华国立中央央大学人人力资源源管理研研究所研研究生林文政国立中央央大学人人力资源源管理研研究所副副教授壹、 个案公司司简介S公司创创业之初初仅以资资本额为为旧台新新币二仟仟万，折折算新台台币仅为为五百元元之创业业基金作作为公司司草创之之资本，当当时员工工也只有有三十八八人。但但是经过过全体同同仁戮力力以赴，业业绩逐渐渐成长，尤尤其民国国四十年年以后，业业绩大幅幅扩张，分分支机构构一一增增设，同同时陆续续购入自自有办公公厅舍，继继而奠定定了日后后蓬勃发发展的坚坚实基础础。S公司目目前主要要营业项项目有存存放款、代代收、汇汇兑、信信托、信信用卡、
2、外外汇.等。截截至八十十七年底底，共有有六、七七十个营营业据点点，员工工二千余余人。鉴鉴于我国国在加入入WTOO后，势势必得面面对外商商公司可可自由来来台湾开开业之竞竞争威胁胁，加上上国内其其它同业业相较于于本公司司之优势势及对本本身所遇遇到之瓶瓶颈，为为了提升升竞争力力，S公司积积极投入入各项改改善方案案之规划划以因应应环境潮潮流，期期望以最最有效率率的方式式引领组组织迎接接未来的的挑战。貳、 研究动机机及目的的一、研究究动机在产业环环境竞争争激烈情情况之下下，S公司意意识到若若以现存存经营方方式将无无法在多多变、不不确定的的环境变变动中求求生存，更更諻论永永续发展展。因此此，公司司计划进进
3、行一连连串的现现况分析析，从对对内管理理及对外外经营两两方面着着手发掘掘问题。在此计划划下，公公司进行行了一连连串的问问题分析析及诊断断，发现现在营运运上若继继续采以以守株待待兔而非非主动出出击的方方式招览览客户，在在竞争对对手强势势激进的的行销手手法下，将将会丧失失许多客客户。有有鉴于此此，公司司决定改改变以往往被动的的作法，而而以实际际行动来来主动争争取客户户，并在在人员管管理上以以个人工工作表现现为未来来晋升及及调薪的的基准，藉藉以激励励员工勤勤奋努力力，创造造出高品品质的服服务来满满足客户户需求。但是若要要达到公公司所规规划之目目标，现现行人力力资源管管理制度度并无法法支持公公司新政政
4、策之推推行，原原因在于于公司并并无有效效运用人人力及激激励员工工。以下下即是SS 公司司在人力力资源管管理上之之问题：(一)在在人力规规划方面面Bergger(19776)认认为人力力规划之之主要内内容包括括短程计计划与长长程计划划；短程程计划系系根据组组织之目目前需求求测定目目前人力力需求，并并进一步步估计目目前管理理资源能能力及需需求，从从而订定定计划以以弥补能能力与需需求间的的差距；至于长长程计划划，则系系以未来来的组织织需求为为起点并并参考短短期计划划的需求求，以测测定未来来的人力力需求。然而，SS公司对对于人力力需求并并无完善善的计划划，目前前以业务务需要及及人力资资源部主主管经验验
5、为主要要衡量准准则，见见有职缺缺即进行行递补，并并无人力力需求之之规划。依依此作法法，在短短期或许许能找到到递补人人员，但但是，对对于公司司在长期期的发展展上却是是无益的的。(二)在在招募与与遴选方方面S公司在在人员招招募与遴遴选上，并没有依各部门之需求选取适用人才，而是各部门提出人员需求后，由人力资源部门对外进行招募活动，并主观初步筛选应征者进行笔试。笔试后，以成绩高低录取所需名额，并分派至各部门。因此，在任用上，常会发生人才并无适才适所的问题，非但员工无法适应，在工作上无法有所表现，部门亦因派任之工作无法完成而延误进度。(三)在在薪资管管理方面面薪资管理理的主要要目的在在于订定定公平而而合
6、理的的薪资制制度(黄英忠忠,19997)。S公司现现行之薪薪资制度度采年资资薪制，员员工个人人薪资是是依年资资及升级级考试而而加以调调整并非非以绩效效表现，虽虽然同一一职等之之薪资差差距小，影影响不大大，大约约只有一一、二百百元，但但是升等等后之薪薪资差距距却有四四、五仟仟元之多多，加上上主管加加级津贴贴有二四万之之多，导导致员工工以追求求升等为为目的，并并不求在在工作上上有良好好的表现现。S公司制制度的另另一项缺缺点为同同工不同同酬。例例如，同同为柜员员，每日日负责相相同的工工作，却却只因为为服务年年资之不不同，导导致薪资资有很大大的差异异。在公公司中，若若有拥有有相同条条件，生生产力相相同
7、的员员工，所所领的薪薪资却不不同时，会会使得员员工产生生不满的的情绪，让让他们不不愿意再再多付出出努力或或选择离离职。另另外，也也会因薪薪资分配配的不公公平，降降低员工工的工作作意愿，此此时，公公司面临临的不只只是组织织绩效下下降，员员工因不不满造成成的事件件，将使使得人事事成本增增加，徒徒增公司司负担。一般来说说，S公司新新进人员员的薪资资是高于于市场薪薪资，但但是3-5年后后之薪资资却低于于市场薪薪资，对对新进人人员来说说，初期期是具激激励效果果的，但但几年之之后会对对公司给给付的薪薪资不满满，导致致更大的的反感与与抱怨。(四)在在绩效考考核方面面绩效考核核制度之之考核项项目并未未针对工工
8、作内容容、职责责做评核核，即考考核项目目无法真真正测出出员工工工作表现现，再者者，主管管评核有有集中趋趋势，员员工的评评等皆差差不多，并并无法有有效区办办出绩效效好与绩绩效差的的员工。(五)在在晋升与与调任方方面1.晋升升一般而言言，企业业组织晋晋升员工工基于拔拔擢优秀秀人才、提提高员工工工作士士气、减减低员工工流动率率、有效效运用人人力及激激励员工工发挥潜潜力等。以以S公司现现行制度度来看，员员工并不不清楚本本身在公公司的发发展方向向，及晋晋升路径径，而且且年资在在整个晋晋升资格格条件占占了很大大的比重重，除了了年资及及绩效表表现之外外，对各各职位所所需之知知识、技技能、证证照、所所需训练练
9、等皆无无正式之之规范，造造成在员员工具备备与职位位要求的的能力有有很大差差距，无无法升任任有能力力、有担担当的优优秀人才才。在一般员员工晋升升上，需需具备有有服务年年资限制制之资格格，方能能参加晋晋升考试试。但是是在这中中间会发发现当真真正工作作表现佳佳的人因因无法通通过考试试而一直直无晋升升机会；较擅长长于笔试试的人，相相对的晋晋升机会会则较高高，如此此一来，使使得员工工之工作作意愿低低，工作作表现不不佳，也也造成了了公司的的绩效不不佳。在管理职职的晋升升上，亦亦因无明明确之知知识、才才能、及及个人特特质之规规范，以以致于在在升任后后发生了了无法执执行管理理工作的的问题。2.调任任S公司在在
10、调任员员工方面面并无依依据员工工之专才才及意愿愿予以调调任，而而是由人人力资源源部门与与主管决决定，因因此，引引起员工工相当大大之反弹弹。(六)在在训练与与发展方方面公司十分分重视员员工的训训练，对对于各职职位之教教育训练练课程均均有规划划，但是是对于各各职位所所需之知知识与能能力尚无无正式之之说明，造造成教育育训练供供给与需需求有所所差距，进进而影响响员工的的受训志志愿与发发展。根据上述述之问题题，可以以发现SS公司不不管在晋晋升、调调任、训训练、绩绩效考核核上都欠欠缺较客客观的标标准依据据，而薪薪资之给给付亦欠欠缺公平平之衡量量准则。所所以，为为了改善善各项制制度，公公司对职职位之职职责必
11、须须清楚划划分，并并规范胜胜任各职职位所需需之知识识及才能能。而当当务之急急应着手手进行工工作分析析，重视视检公司司各类职职位之工工作内容容与规范范，并建建立一套套正式、完完整的职职务说明明书，以以作为公公司后续续改善之之基础。二、研究究目的本工作分分析方案案执行之之目的如如下所述述：1.建立立一套完完整的职职务说明明书，作作为公司司经营与与人力资资源规划划之基础础。2.建立立各职位位明确之之任用条条件，达达到人才才选用之之适用性性，并对对招募遴遴选制度度加以调调整、充充补。3.依据据工作内内容、及及考核标标准建立立公平性性与激励励性之薪薪资制度度。4.配合合训练发发展与职职涯管理理制度，使使
12、公司每每一位同同仁，了了解其角角色、定定位与未未来发展展路径与与条件。5.藉由由各职位位工作分分析的过过程与结结果，使使部属与与主管明明确知道道彼此工工作内容容与目标标，作为为绩效考考核依据据之标准准及修正正之基础础。6.藉由由工作分分析对各各部门、职职位之工工作职责责进行确确认和划划分，以以奠定日日后营运运之顺畅畅。参、文献献探讨一、 工作分析析的意义义Milkkoviich(19999)认认为工作作分析(Jobb annalyysiss)是指指有系统统地收集集相关工工作信息息的过程程。黄英英忠(119899)认为为工作分分析又称称职务分分析，是是将企业业中各项项工作之之内容、责责任、性性质
13、与员员工所应应具备的的基条件件，包括括知识、能能力等加加以研究究分析的的过程。而而有系统统的的工工作分析析必须依依下列项项目来进进行，通通常称为为工作作分析公公式(jjob anaalyssis forrmulla)，即：员工为为什么要要做？(目的；whyy)；员员工要做做什么？(内容；whaat);员工如如何做？(方法；howw)；所所需技术术如何？(程度；skiill)。换言言之，工工作分析析是一种种在组织织内所执执行的管管理活动动，专注注于收集集、分析析、整合合工作相相关信息息，以提提供组织织规划与与设计、人人力资源源管理及及其它管管理机能能的基础础(Ghhorppadee,19988)
14、。二、 工作分析析的目的的工作分析析的主要要目的有有以下各各项，兹兹分别说说明之：（一）工工作评价价工作评价价依赖工工作分析析以说明明所有工工作之需需要条件件与其职职务，以以说明工工作间之之相互关关系；并并指出哪哪一部门门应包含含何种类类型之工工作。如如缺乏此此等决定定工作相相对价值值之事实实数据，则则评价人人员单凭凭书面之之定义，以以从事于于缜密的的评价工工作是不不可能的的。（二）建建立标准准工作分析析可提供供机构中中所有工工作之完完整数据据，对各各项工作作的描述述都有清清晰明确确的全貌貌，故可可指出错错误或重重复之工工作程序序，以发发觉其工工作程序序所需改改进之处处。所以以工作分分析可谓谓
15、为简化化工作与与改善程程序之主主要依据据。（三）员员工选任任人力资源源部门在在选拔或或任用员员工时，需需藉工作作分析之之指导，才才能了解解那些职职位需要要哪些知知识或技技术，以以及如何何将适当当的人才才安排于于适当的的职位上上。（四）训训练工作分析析之说明明，列出出所需职职务、责责任与资资格，在在指示训训练工作作上有相相当的价价值。有有效的训训练计划划需要有有关工作作的详细细资料，它它可提供供有关准准备和训训练计划划所应安安排的资资料，诸诸如训练练课程之之内容、所所需训练练之时间间、训练练人员之之遴选等等。5.绩效效评估：绩效评估估指的是是将员工工的实际际绩效与与组织的的期望做做一比较较。而透
16、透过工作作分析可可以决定定出绩效效标准。6.其它它：工作经过过详细分分析后，还还有许多多其它的的效用，如如有助于于工作权权责权范范围的划划定；改改善劳资资关系，避避免员工工双方无无方因工工作内容容定义不不清晰而而产生的的抱怨及及争议。此此外，工工作分析析亦有助助于人力力资源研研究与管管理、工工作环境境不适、人人事经费费、转调调与升迁迁等问题题都有莫莫大的助助益。三、 工作分析析之程序序为了使工工作分析析执行顺顺畅，及及确保分分析结果果之有效效性，许许多学者者提出在在执行工工作分析析前应先先有计划划，规划划好整个个工作分分析流程程，方能能有效获获取数据据及进行行分析。表表一即是是各家学学者所提提之工作作分析流流程：表一工作作分析程程序学
