《Word邮件合并教程.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Word邮件合并教程.doc（12页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、Word邮件合并教程一、 准备工作：用excel或word或access制作一个规则的数据表。注意数据表中不能有空行（有空行时，会生成一页无用的页面），但可以空列。数据表除表头和表尾外，其它记录数据的记录部分必须是规则的，否則在进行邮件合并时，对记录的读取会产生错误。二、新建一个word文档，或是调用一个编好格式的文档。三、点击工具菜单中的信函与邮件合并，如图所示：此时有两种操作方法：这儿先介绍工具栏法，选择显示邮件合并工具栏，则弹出如下所示工具栏：选择第一个工具，是设置文档类型，有如下图所示的几种类型供选择：其中除目录方式外，其余方式在自动生成的合并文档中，将是一个记录生成一页的文件，而目录
2、方式则可以在一页中显示多个记录，这适合打印学生成绩通知单，但要注意的是每个学生成绩单后一定要有两个回车，不然，生成的文档将是以连续的表格方式出现。当然。其它几种类型也可在一页中打印多个记录，这将在后面作详细介绍。四、点击工具栏上第二个按钮：打开数据源：如图所示弹出如下对话框：找到存放数据源的表格所在位置，双击打开数据源文档，弹出如上图所示的对话框：选择要合并的数据表单。然后点击第三个工具按钮：收件人，可对所打开的表单进行适当的选择编辑，可去掉不需要的记录，这对有表头的表来说非常重要。编辑时，在要的记录前面的框中打，也可用如图所示的筛选功能进行选择：五、这步是邮件合并操作中最关键的一步，点击工具
3、栏中第六个按钮，插入域。先将光标移动到word文档中要合并入数据的位置，然后点插入域，弹出如下对话框：此时，如果数据源表格是一个规则表格，则弹出的域名称，一般为表单中字段名，显示多为中文形式，如果是有表头的不规则表头，则会出现以字母F1Fn的字段名，此时就要我们在邮件合并收件人中熟悉各字段代表的是什么，以便在后面插入时不出错。 插入域时，必须是一个一个地插入，将想要合并的域插入到word文档中自己设想好的位置。（该位置完全是根据自己的设定来确定。操作完所要合并的所有数据域，如下图所示：此时如果选择的不是目录形式，则生成文档中一页将只有一个记录，若想要节约纸张，在一页中生成多个记录，则可将上面的
4、表格进行复制，然后在复制的表中的第一个字段处，点击插入word域工具，在弹出的菜单中选择：下一记录，则复制的表第一个字段前就多出如下图所示：这样数据指针才会依次往下跳。第一个学生的成绩单上不必这样做，因为一开始，数据指针是指向第一个学生的，到换页时，数据指针会自动下移一个记录。然后再进行复制，直到一页纸被填满。六、点击如下图所示图标：可在域代码间进行切换，切换后或显示出生成的实际数据，如下图所示：七、到此所有合并的基础操作完成了，保存此文档，以备将来继续调用，而不必重复进行许多操作，当数据源表中数据发生变化后，可直接点查看合并数据按钮，切换域代码进行刷新，则新的数据将自动进入word文档中。因
5、此所编好的合并文档，可作为模版保存。八、最后，点击如下图所示，合并到新文档按钮，则会生成一个合并好的文档。到此，所有合并操作全部完成。可直接进行打印了。下面介绍第二种方法：选择邮件合并，如图所示，一、二、弹出如图所示对话框：此时文档类型只有四种类型可供选择，选择方法与法一相同。然后点击下一步，弹出如下对话框：这儿有word文档的几种选择方法，一般默认第一个：使用当前文档三、再点下一步，弹出如下对话框四、点下一步，弹出选择数据源对话框：与方法一相同找到数据源表格并打开数据源表格。五、点击编辑收件人列表，可对数据源表格中要合并的数据记录进行筛选。这些操作都与方法一相同。六、完成后点击下一步：弹出如
6、下对话框：移动光标到要合并数据的地方：点击其他项目：（此功能与方法一中插入域相同），重复此过程，直到所要合并的域全部编辑完成。七、点击下一步，可预览信函，此时显示如下图：八、再点下一步：完成合并，如下图：九、最后点编辑个人信函，生成一个合并文档。与方法一相同，如果选择的是目录类型，则生成的文档一页中含有多个记录，但若选的是其它类型，则生成的文档中一页只有一个记录。其它类型要想在一页中打印多个记录，则只能切换到工具栏方法上去，在工具栏中进行操作。其操作效果如下图所示：切换域代码后，得到如下表格：最后说明，文档合并后文字数据的大小由word中自己定义来决定。本教程中使用的表格是含表头的较规则表格，生成的是规则的成绩表单，若生成的是其它不规则的word文档，只是需在要插入域的地方进行插入即可。这样就可以利用excel表格来打印各种各样的word文件。应用此方法可轻松制作学生成绩单、职工工资条、学生证书、通知信函、录取通知书等。
