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1、*彩色印刷有限公司文件编号：QCQP-001版次：A0版文件控制程序日期: 2004年06月20日第1页共3页1.0目的对与本公司质量管理体系有关的文件和资料进行控制，确保相关场所使用的文件为有效版本。2.0适用范围适用于与质量管理体系有关的文件、资料和磁盘、光盘内的文件等。3.0职责3.1管理代表负责审核、总经理负责批准质量手册；3.2各部门负责本部门的程序文件、作业规范的编写，管理代表审核，总经理批准；3.3人事部是质量管理体系文件和资料的归口管理部门。4.0程序4.1文件的起草、审核、批准4.1.1本公司的质量体系文件分为：1)第一层次：质量手册2)第二层次：程序文件3)第三层次：作业规
2、范和其它文件作业规范，包括管理标准（各种管理制度、规范）、操作规程、工艺规范、技术标准（国家或行业标准）、部门的相关记录等；其它质量文件：针对特定要求、合同或项目编制的质量计划等，目的是为了适应其特有的活动方式。4.1.2管理者代表依照ISO9001：2000标准要求，及本公司的具体情况，责成人事部负责组织编写质量手册，总经理批准发布；4.1.3管理代表依据质量管理体系的运作需要，编制文件总览表，各部门依据文件总览表编写本部门的质量体系文件，总经理批准。4.1.4文件编号：1)质量手册质量手册的编号为QCQM。其中QC为“七彩”之意（以下皆同），QM为质量手册代号，紧跟QM后面的是三个数字表示
3、文件编号。2)程序文件程序文件的编号为QCQP。其中QP为程序文件代号，紧跟QP后面的三个数字表示该程序文件的流水编号。3)规范文件规范文件的编号为QCQW-，其中QW为规范文件代号，紧跟QW后面的三个数字表示该规范的流水编号。4)记录记录的编号为QCQR，其中QR为记录代号，紧跟QR后面的三个数字表示该记录的流水编号。4.3文件发放与回收4.3.1人事部负责依据每份文件首页中规定的发放范围，将该文件发放到各指定部门。质量手册的发放按手册发放范围执行。发放时，经手人和接收人员应在文件收发、回收记录上签收；4.3.2发放受控文件时，发放人员应在文件上加盖“受控文件”印章，并注明受控编号，更改时予
4、以更新，发放非受控文件时，发放时既没有印章也不进行编号，更改时不予更新；4.3.3因破损而重新领用新文件，分发号不变，并收回相应旧文件，因丢失而给予补发，应给予相应的分发号，发放的部门做好相应的收发记录；4.3.4如非首次发放，发放文件人员在发放有效版本时，同时收回作废文件，接收人员在文件收发记录回收上签收。4.4文件更改4.4.1质量手册需要修改时，由管理代表填写文件更改申请单，经总经理批准，由管理代表组织更改；4.4.2其它文件需要更改时，由修改部门或个人填写文件更改申请单，由原审批人负责审批，修改后报总经理审批后由原部门执行修改；4.4.3所有修改的原文件必须由办公室统一收回，以确保有效
5、文件的唯一性。办公室需及时更新文件总览表，以保证所有文件均为最新版次。4.5文件保存、作废与销毁4.5.1文件保存a.文件必须存放在干燥、安全的地方；b.受控文件的原件，由办公室保存；c.不得在受控文件上乱画乱改，不准私自外借，确保文件清晰、易于识别和检索。e.对于储存在电脑内的文件，属于受控版本的文件，需以加密的方式存盘保存，并做好备份。4.5.2文件作废与销毁a.所有的失效文件各相关部门负责及时交到办公室，并填写文件发放回收记录，回收人在回收的作废文件上加盖“作废文件”印章进行标识，防止非预期使用；b.因某种原因需保留已作废的文件，应加注保留资料标识，加盖“保留文件”印章进行标识，并分开存
6、放；c.无保留价值的作废文件，需要销毁，由办公室填写文件销毁记录，经总经理批准后负责销毁。4.5.3文件借阅、复制 借阅或复制与质量管理体系有关的文件，应填写文件借阅/复制记录，由管理代表批准后，方能借阅、复制。复制受控文件必须由办公室承办人执行。4.6外来文件管理4.6.1凡属政府机构、行业主管部门、客户、供方、其他利益相关者对本公司所发公文、文件、通知、客户图纸、标准、其它信息，统称为“外来文件”；接收部门均依照以下规定对外来文件进行管理，并登录于外来文件控制清单表。4.6.2收到外来文件的部门，需识别其适用性，确定需分发的部门，并控制分发以确保其有效，填写文件收发回收记录要求接收部门签收
7、；对外来电子邮件、软盘拷贝的文件、光盘文件，需用杀毒软件对其进行检查确认无病毒后，方可分发使用。4.6.3各部门负责收集相关的国际、国家、行业标准的最新版本由办公室统一编号，加盖“受控文件”印章，分发到相关部门，同时收回旧版本，并做好文件收发、回收记录。4.7每年在管理评审时对质量管理体系文件进行一次评审，由办公室负责提报。需要更改时按本章4.4条款执行。4.8作为质量记录的文件执行记录控制程序规定。5.0相关文件和记录5.1记录控制程序5.2文件发放、回收记录 5.3文件更改申请单 5.4文件总览表 6管理印章式样：6.1受控章式样(红色) 受控文件文件编号：6.2作废章式样(红色)作废文件
8、作废日期: 年 月 日6.3 保留章式样（红色）保留文件保留期限至: 年 月 日1.0目的对质量管理体系所涵盖的记录进行控制，为证明质量管理体系的有效性和符合性提供证据。2.0适用范围本公司的所有记录。3.0职责3.1各部门负责本部门的记录归档管理。人事部为记录归口管理部门。4.0程序4.1各部门负责收集，整理各部门的记录并负责归档保管；4.2记录的标识编号按文件控制程序执行；4.3记录填写规范，不得随意涂改。如因笔误或计算错误要修改原始数据，应采用单杠划去原始数据，在其右上方写上更改的数据，记录必须签名，记录应用圆珠笔或钢笔填写；4.4记录保存和保护4.4.1人事部制定记录总览表，规定各种记
9、录的名称、使用和保管部门、保管期限；4.4.2各部门填写记录后，每月整理归档记录，并统一归档保管；4.4.3记录按类别及日期顺序存放于干燥的地方，人事部每6个月检查各部门使用记录及管理情况；4.5记录发放、借阅和复制4.5.1各部门填写文件发放、回收记录向人事部领用所需的空白记录表格；4.5.2需要借阅或复制记录时，应填写文件借阅/复制记录由记录管理人登记备案；4.5.2 非本公司的人员未经管理者代表批准，不得查阅记录文档。4.6记录的销毁处理记录如超过保管期限，由各部门负责人提出文件销毁申请交管理代表批准后，由授权人员执行销毁，并填写文件销毁记录表中的“销毁情况”；4.7各部门的记录格式由部
10、门负责人组织编制，部门负责人审批，交人事部统一管理；4.8如记录格式需要更改时，执行文件控制程序有关规定。5.0相关文件和记录5.1文件控制程序5.2文件发放、回收记录5.3记录总览表1.0目的保证公司质量管理体系的有效运行，以推动体系实施并达到预定目标。 2.0适用范围适用本公司对质量管理体系的评审活动。3.0职责3.1总经理负责主持管理评审会议，批准管理评审计划。3.2管理者代表负责向总经理报告质量管理体系运作情况，提出改进建议，编写管理评审报告；3.3各部门负责收集并提供评审所需材料和评审中的所有记录，并对评审后的纠正和预防措施进行跟踪和验证；3.4管理者代表负责评审计划的制定并协助总经
11、理做好评审工作。4.0程序4.1管理评审计划4.1.1管理评审周期间隔不应超过12个月，一般在本年度内审后进行。在特殊情况下，如组织机构、资源配置发生重大变化、重大的质量事故和严重的顾客投诉、市场发生重大变化，可召集临时会议；4.1.2管理者代表在每次管理评审前一星期编制管理评审计划,报总经理批准，计划内容包括：a.评审时间b.评审目的c.评审范围d.参加评审人员e.评审依据f.评审内容4.2管理评审的输入4.2.1质量管理体系审核(包括内部审核和认证机构审核)的结果；4.2.2顾客满意度的调查结果；4.2.3顾客投诉及其处理情况；4.2.4对内部审核和日常发现的不合格项采取的纠正和预防措施的
12、实施，及其有效性的监控结果；4.2.5培训质量评价结果；4.2.6纠正和预防措施执行情况；4.2.7上一次评审所制定的措施的实施情况；4.2.8可能影响公司质量管理体系的变化（包括外部和内部变化）；4.2.9质量方针、质量目标达成情况；4.2.10质量管理体系文件的适宜性、有效性；4.2.11过程的控制情况；4.2.12产品质量状况；4.2.13其它方面的改进建议。4.3评审准备4.3.1管理者代表在评审前，编制管理评审计划；4.3.2各部门负责根据评审输入要求，收集准备管理评审资料；4.3.3人事部负责通知参加评审会议人员并分发管理评审计划和有关准备资料。4.4管理评审会议4.4.1总经理主
13、持评审会议，各部门负责人和有关人员对评审输入做出评价；对于存在或潜在的不合格项提出纠正和预防措施，确认责任人和时间。4.5管理评审输出4.5.1质量管理体系及其过程的改进，包括质量方针、组织机构、过程控制方面的评价；4.5.2对产品符合要求进行评价和资源的需求。4.6会议结束后，由管理者代表依据管理评审的输出要求进行总结，编写管理评审报告交总经理批准后，分发至各相关部门。上次管理评审的输出可以作为下次管理评审的输入。4.7管理者代表负责对改进、纠正和预防措施的效果进行跟踪、验证。4.8管理评审的相关记录由管理者代表按记录控制程序保管。5.0相关文件及记录5.1内部审核程序5.2纠正和预防管制程
14、序5.3文件管制程序5.4记录管制程序5.5管理评审计划5.6管理评审报告1.0目的确定从事影响产品质量有关人员所必须的相应岗位的能力要求，进行培训以满足能力要求。2.0适用范围 适用于在质量管理体系规定职责的所有人员。3.0职责3.1人事部负责汇编岗位职责与任职要求，并根据具体情况编制年度培训计划报总经理批准后实施；3.2人事部会同各部门组织进行培训，及培训记录、档案的管理工作。4.0程序4.1对承担质量管理体系的职责人员应规定其能力，对能力的判断应从教育、培训、技能和经历等方面考虑；4.2管理者代表依据本公司的特性，组织各部门编制岗位职责与任职要求，并经总经理批准，交由人事部汇编后，各部门执行；4.3各部门主管每年年初根据公司发展状况、销售状况等，提报本部门的人力资源需求规划，交人事部统一汇整，编制全公司人力资源需求计划，呈总经理批准后按计划进行招聘。4.4部门负责人应至少满足下列条件之一：4.4.1高中以上学历，具备从事本专业的技术职称；4.4.2受过本专业知识的系统培训；4.4.3具备在本行业3年以上的相关工作经历。4.5培训规划4.5.1各部门主管每年年初根据部门人力培训需求、专业范畴等，提报本部门的职工培训需求，交人事部统一汇整编制成
