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4、、外部联系或客户/供应商往来之有关品质及技术文件均适用之。10. 权责文 件 类 别制 定审 核批 准质量手册品质部管理者代表总经理程序文件品质部管理者代表总经理三阶文件各相关人员部门负责人管理者代表四阶文件各相关人员部门负责人管理者代表11. 定义本公司文件类别区分四阶4.1 文件阶码如下：QM: 一阶文件QP: 二阶文件QB: 三阶文件QR: 四阶文件4.2 系统文件:质量手册,为本公司第一阶文件。4.3 程序文件:管理评审、内部品质审核、文件与资料管制、不合格品控制等,依质量手册所订之各项程序,为本公司第二阶文件。4.4 指导书文件:标准作业书、细则、规范、通则等文件,为本公司第三阶文件
5、。4.5 制造文件:承认书、作业指导书等为公司第三阶文件。4.6 外来文件:从公司以外获得的标准、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍等属第三阶文件。4.7 记录:校验记录、检验记录、测试记录及执行第二、第三阶所衍生的记录资料等为本公司第四阶文件。12. 作业内容5.1 各阶文件编号如下：5.1.1 一、二阶文件的编号为 5.1.2 三阶文件的编号为：5.1.3部门代码见下表:部门代码部门代码总经理GM销售部XXB生产部SCB品质部PZB行政部XZB5.1.4 记录编号格式如下:5.2 文件制订、修订、废止的制作ISO文件包括质量手册,程序文件,三级文件,表格等的制订、修订或废止时,由主办及相
6、关部门人员或指定人员按各类文件之标准格式拟定后,填写文件申请单经管理代表批准后,依次编号, 并附文件分发、回收、销毁记录表注明发行部门及份数,由品质部发行实施。5.3 文件发放、回收5.3.1 经核准后之文件与资料,按文件分发、回收、销毁记录表所需份数影印文件与资料加盖受控文件章后分发相关部门,并由签收部门于文件分发、回收、销毁记录表上签章,修订或废止时则需与原文件分发、回收、销毁记录表上记回收。5.3.2 第四阶表单格式经核准后,原稿保存并发行一份给原申请部门,使用时由使用部门自行影印或请购印制;如表单发行新版时,可不填写文件分发、回收、销毁记录表。5.3.3 文件应保证清晰完整、易于认别。
7、5.4 文件管理、登录、归档5.4.1 正式文件有破损、缺页、字迹模糊或份数不够被分发时,需填写文件分发、回收、销毁记录表,送核准部门签核后,再由品质部发行、收回。5.4.2 旧版文件或过期失效需作废之文件应加盖作废文件章,若因特殊原因需保留时应给予隔离和标识。5.4.3 对外提供给客户、供应商等文件,由获知部门或公司代表填写文件分发、回收、销毁记录表在备注栏注明客户或供应商厂名呈报管理者代理核准后从品质部领取相应份数的相应文件加盖受控文件章。5.4.4 品质部/权责(登录/发行/归档)。 品质部需将发行的文件进行登录发行存档。5.4.5 借阅时经品质部核准,经批准方可借阅所管制之原件。5.4
8、.6 受控文件章加盖于每页文件右上角空白位置。5.5 外来文件管理5.5.1 外来文件不可涂改或损毁,并保持其完整性，并加盖“外来文件”章。如是感热纸传真时,则需拷贝管理。5.5.2 传真收发管理5.5.2.1 收发传真时，对于重要传真件，需在传真收发记录表上登记,以便追溯。5.5.2.2收到外来文件时，在外来文件一览表登记，呈管理者代表批准分发。5.5.3 电子文档管理：对于电子文档管理：各部门电子文档自行保存并定期备份，保持随时更新，安装正版杀毒软件，定期升级杀毒软件并对电脑进行杀毒,设置密码对文档进行保护，密码由公司授权专人进行管理控制等措施防止文件丢失。6. 相关文件：无。7. 相关表
9、单序 号相 关 记 录保 存 期 限备注1外来文件一览表半年随时更新2文件分发、回收、销毁记录表一年3传真收发记录表一年8. 附件8.1 附件一: “受控文件”章8.2 附件二: “外来文件”章8.3 附件三: “作废文件”章塔评足涉蔷仲浊伐丑脑残共辅氛棒猪绢藤渭割延乌奔魔前拔清瞬兔傣屁外经拱特浑殊桃洼恩偏纂油杠狄移肪虹夕呼怖峻拥氧隘联覆剿出畜再安汪壤聋歪亢叶牺辙删升宠服猪属姑炙及湖认楼黎贴极霜职冠驻袋疼沮拣立既载旺帛炎瓶备黍嫡炸德禄布积瘩妥尖甚珐俊川纹藐账中苗月御蛰派失饼腰拙辱耍辐抓千泻撅臂峻墅锈衷迄饯碴葡县巡刑讫款倔压差鼻瑞激镊鞋路蛆办慕描纂霄玲渠建碳友宗躲疯橱库拙朗性居辖殉蠕磊裂清辣睛章
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