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1、商务文书写作基础知识导读： 为了更有效地学习并运用有关商务文书写作的方法和技 巧，让我们首先了解一下商务文书写作的基本内容。（一）商务文书的分类 在实际工作中，大家可能会遇到形形色色、各种各样的商务文书， 根据其形式和内容用途可以大致将其划分为以下的类型：1. 按形式来划分以形式作为划分标准，商务文书可以大致分为以下两类： 固定格式的商务文书 常见的固定格式的商务文书主要有：商务合同、邀请信、通知、 请示以及批复。相比较而言，这类商务文书的格式是有比较规范的要 求的。非固定格式的商务文书 而所谓非固定格式的商务文书，在日常工作中则往往应用得更为 广泛，其中最为大家所熟悉的就是随着计算机和网络一
2、起兴起的电子 邮件。2. 按内容用途来划分 以内容以及用途作为划分标准，商务文书则又可以分为以下两类 通用的商务文书常见的通用商务文书主要有：通知、会议纪要、请示、批复、总 结、备忘录以及报告等。由于相对于礼仪性商务文书而言，这些文体 使用得更为频繁，所以在课程后面的内容中将对它们的写作方法进行 专门的讨论。礼仪性的商务文书而所谓礼仪性的商务文书，则主要是指贺信、贺电、邀请书、请 柬以及慰问信。（二）商务文书写作的作用正如前文所提到的，商务文书写作是很多人工作的一部分;而每 个人工作首先都是有私心的，即工作首先是为了生存而不是为了做出 贡献，然后再将私心通过公心来实现公司或单位好，个人才可以
3、好。因此，商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的。福布斯杂志的创始人一一马尔克姆福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者 为你带来财富”。也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家 带来很大的经济利益。【案例 1】单向沟通的表现日常工作生活中有很多陷入单向沟通的例子，比如说短信。在一 般情况下，无论对方是否想接收短信，只要手机开着他就会收到，并 且往往根据他自己当时的心情去诠释短信的内容。而发送人的心情则 通常难以得到传递，由此而引发不必要的误会和误解。（三）学习商务文书写作的关键商务文书写作的核心内容包括以下几个部分，这些内容也就是本 课程
4、的主要构成：商务文书的写作步骤以及相应的重点;商务文书的写作技巧;商务文书写作的注意事项;商务文书写作应掌握的范例。（四）商务文书写作的特点与要素1. 商务文书写作的特点。提炼出商务文书以下的特点：简明正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是商务文书首要 特点。准确而所谓“准确”，就是要求商务文书要做到“一字入公文，九牛 拔不出”，不要像“关门闭户掩柴飞”这样的表达一样将同样一个意 思重复三次。在意思清楚的前提下，商务文书写作应追求尽量用一段 话、一句话甚至是一个词将核心意思表达出来。朴实所谓“朴实”，就是指在商务文书写作中不要去刻意地堆砌辞藻， 一代文豪白居易尚且不这样做，我们就更不必在
5、这个方面显示自己的 实力和水平了。庄重所谓“庄重”，是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙 谐幽默，太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。规范商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点，其中标点符号 的规范性就尤为重要，但是却往往被大家所忽视。2. 商务文书写作的要素商务文书写作有以下四个要素：主旨所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的 意思。就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动 在主旨方面，应该遵循“正确、务实、集中、鲜明”的原则。材料好的商务文书不是一蹴而就，需要围绕作者的主旨来收集很多相 关方面的素材。在材料方面，应该遵循“收集要多、选择要严、使用 要巧”的原则。结构好的商务文书还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费 笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的 弱化。在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项 式”等方式。语言如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中 行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。在语言方面，应该做到 “风格平直朴实庄重、表达规范准确简练”，最低要求也必须进行拼 写检查以保证用词的准确。上文是关于商务文书写作基础知识，感谢您的阅读，希望对您有帮 助，谢谢
