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1、木业制造有限公司文书管理制度文书管理制度文件编号JF-XZ-04版次A/0页次1OF12拟订部门人力资源管拟订日期奏效日期理中心编制审核核准1、目的：为使文书管理制度化，以增进文书办理之质量和效率，特制定本规则。2、范围本规则所称文书管理，是指公司各部门、科室、各管理中心或各子公司(含事业部、业务履行部门)与外界来往的文书(包含电报)及关系公司(含公司内容)各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档所有过程之办理与控制。3、包办部门公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门一致办理，各子公司(工厂)所在地的总收发由其所属行政人力资源部门办理。公司公司收发部门负责文书之收受及发送。4
2、、管理部门4.1公司各部门、各科室、各管理中心及各子公司以及公司名义与外界来、往的文书，以各子公司总经办或行政为人力资源管理部门；业务、采买、总务、资料、法律、售后服务等业务部门的文书，得以该业务部门的最高主管部门为文书管理部门。4 2各子公司(工厂)所在地与外界来往属地域性文书，以其所在地之经理室或行政人力资源部(或总务部门)为管理部门。4.3关系公司各公司、部门间来往文书原则上以公司、工厂以上部门为管理部门。4.4各管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校正、监印、档案管理等事宜；文书未按规定办理者，管理部门不得受理。5 主办及会办部门文书内容所波及的业务主办
3、部门为该项文书的主办部门，若有波及其余部门时，其余部门则为该项文书的会办部门。6 行文6.1行文类型(1) 函：公布规章或暂时性规定及对机关集体、公司、个人或关系公司各公司间及公司内各部门间行文使用。(2) 通告：就主管业务向民众或特定对象宣告时使用。文书管理制度文件编号JF-XZ-04版次A/0页次2OF12拟订部门人力资源管拟订日期奏效日期理中心编制审核核准(3) 私函：关系公司各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。(4) 签呈：下级对上司有所请示或报告时使用。(5) 表格式公函：政府机关规定之表格式公函及公司人力资源令等，可依实质需要印为固定格式使用。(6) 其余：（ 6.1）司
4、法文书依照司法部门规定程序实行；诉讼文书，依政府相关部门诉讼审议委员会规定程序实行。（ 6.2）会议记录及例行表报等的发送不用行文。6.2行文名义、签字对关系公司外机构行文的名义、签字及用印规定以下：（ 1）以公司名义由董事长签字盖董事长职章：属政策性或影响公司重要权益的行文。（ 2）以公司名义由总经理签字盖总经理职章：对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。（ 3）以公司名义由总经理签字、盖总经理职衔签字章。对省政府、市政府所属二级机构等的行文。对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。对税务、金融机关的行文。公司各部门、科室、管理中心代表各公司对
5、外的行文(但本款第六项还有规定者从其规定)。（ 4）以公司名义，由总经理签字、盖总经理职衔章或签字：对本款第二项所列之外的公家机构或公营公司、法人集体的行文。营业、资料、工务等部门于各种规章规定的核决权限或受权范围内对客户、厂商之行文。（5）以部门名义，由厂长或生产经理签字盖厂长或生产经理职衔章或签字：营业、资材、工务等部门于各种规章规定的核决权限或受权范围内对客户、厂商的行6.2.2.文书管理制度文件编号JF-XZ-04版次A/0页次3OF12拟订部门人力资源管拟订日期奏效日期理中心编制审核核准文。（6）以部门名义盖部门章：采买部门对厂商的行文。人事、总务、教育训练、法律等部门于经办业务之权
6、责范围内对公、民营事业、民间机构或个人的行文。（ 7）应依本款第四项的名义、签字及用印规定行文而该行文单位无负责人者，得盖用公司公章行文。（ 8）因环境特别或事实需要，须另行规定行文名义、签字及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理赞同。关系公司各部门间应以部门名义行文，并依以下规定签订、用印：（ 1）正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理签字盖职衔签字章；以业务接洽私函行文者，由经办部门主管及经办人签字报部门负责人赞同，盖用部门章。（ 2）公司各部门、各科室、各管理中心对各子公司行文的信件，盖用公司部门章。（ 3.）总务、资材、会计、总务等服务部门对其余部门的行文盖部门
7、章。（ 4）工厂、各事业部以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签订。通告、人事通知单、聘用书、奖状、契约及依法律或特定业务(如出入口、税务、关税、劳保、招标等)，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖印，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或受权范围内的部门主管签字章或私章。特定签订人及印信的文件从其规定。需以平等身份的签订人名义复文者，应商酌真相办理。7 行文的赞同行文权限7.1以董事长签字行文者，应送总裁办或总经理室转呈董事长赞同行文。7.2以总经理签字行文者，除总公司各部门、各管理中心代表各公司对外行文得由经理(主任)赞同行文者外，应送各公司总
8、经理室转呈总经理赞同行文。7.3以事业部经理签字行文者、应送经理室转呈经理赞同行文。7.4以部门名义由厂长、经理签字行文者，应由部门主管赞同行文。文书管理制度文件编号JF-XZ-04版次A/0页次4OF12拟订部门人力资源管拟订日期奏效日期理中心编制审核核准7.5以部门名义行文者，应由部门主管赞同行文。7.6以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员赞同行文。7.7因专案业务需要，如出入口、税务、关税、劳保、招标等使用公司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经该业务部门主管于受权之范围内经赞同后始得为之。7.8固定格式文书，应由签字的主管于原稿赞同行文后，受权业务主办部门主管依
9、式行文。8 文书办理程式8.1公则文书分类(1) 机密类：拥有专利性、独到技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。(2) A类：凡关系重要，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。(3) B类：一般文书及常常性业务来往文书。(4) C类：一般通知或参照性的信件不必呈判者，仅登记分文直接交经办部门办理后归档。(5) 其余类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷信件，无需收文、登记，可直接送相关部门参阅。收发文登记单(1) 第一联为收(发)文登记单，收发人员按流水号码次序装订存查。(2) 第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员回收，按办理限期或待复
10、日期之先后序次整理，按日查对催办。(3) 第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后保存，按办理限期或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。(4) 第四联为经办人员存查联，于文件办好后按了案、未了案分类存查。(5) 第五联为核查联，于文件办好时随文归档，如系代行或受权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。文书管理制度文件编号JF-XZ-04版次A/0页次5OF12人力资源管拟订部门拟订日期奏效日期理中心编制审核核准9 收(发)文字号的拟订管理9.1对外行文的字号公司：（X1）（X2）(X3)总字第号。X1X2为公司简称；X3为地域或部门，不需分地域或许部门省略；为公司收(发)文流水号。
11、事业部(含直属部门)：X1X2(X3)X4字第号(X4为事业部或直属部门代字，由各公司总经办拟订管理)。营业部门：由各公司总经理室拟订。9.2对关系公司行文的字号9.2.1.由各公司总经办一致拟订管理。9.2.2.公司公司各部、室、中心由公司公司董事长或总经办一致拟订管理。9.3收发文编号9.3.1.由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。“业务接洽私函”另行编定，亦采纳流水号码一文一号编列。9.3.2.复文以收文号码为发文号码，若有二号以上来文并案办理，以最后的收文号码为发文号码。9.3.3.主动发文号码与一般光复文号码采纳同一编号次序。10. 与外界来往文件10.1.收文10.1.1.
12、登记、分文来文由收发人员拆封后，于“收(发)文登记单”登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及纲要后，送分文人员依其性质判断文书类型、经办部门，再由收发人员散发。文件的分送收发人员散发文件，应保存“收(发)文登记单”文件交办经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入“收(发)文登记单”文件办理文书管理制度文件编号JF-XZ-04版次A/0页次6OF12拟订部门人力资源管拟订日期奏效日期理中心编制审核核准（1）经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管赞同履行。（2）经办人应将办理经过、结果或复文纲要记录于“收(发)文登记单”（ 3）收发人员收到办好的来文及“收(发)文
13、登记单”登记：（ 4）经办部门如业务需要，能够复印保存。10.2.5.来文附件如属现金、支票、汇票或其余有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交财务部门签收不该随文传达。11 主动发文(1) 拟稿、登记经办人以公函稿笺拟妥文稿，检附“收(发)文登记单”，填写受文者、类型、经办部门、内容纲要、附件、经办人姓名、预约保留年限及销案或待复限期等栏，呈部门主管核稿人员经判行，送收发人员编号，转打字、校正后，送交文书管理部门收发人员。(2) 发文办理收发人员收到发文文件、原稿“收(发)文登记单”，马上发文文件及原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后，登记单收发文编号的流水号装订；不必待复文件，均依待复日期的先后整理以备稽催；发文原稿、底本归档。12 外界复文的办理收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序办理外，收发人员应将收文日期及字号转记于原发文后归档，经办部门接到复文时，主管应填记收文日期及字号。13.关系公司
