（完整版）工程项目档案整理管理办法

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1、本word文档可编辑修改建筑工 程项目档案管理办法试行第一章 总则第一条 为了加强公司所承建工 程 的档案管理，进一步提高工 程档案 的管理水平，确保工 程档案完整、准确、及时归档，充分发挥工 程档案在经营管理、施工 生产中 的作用，更好 的维护企业合法权益。根据建设部建筑工 程文件归档整理规范（GB503282001）和工 程局工 程项目档案管理办法(暂行 )等 的有关规定，结合公司实际，特制定本办法。第二条 工 程项目档案：指在工 程经营管理、工 程施工 管理及工 程竣工 验收全过程中形成 的文字、图表、声像等不同形式 的反映工 程全过程 的纸质和电子文件 的统称。第三条 本办法适用于公司

2、承建 的和以工 程局名义签约 的工 程项目。第二章 管理部门与职责第四条 经理办公室负责牵头组织对工 程档案 的管理工 作，包括建立健全管理体系、制度建设、信息化建设、监督检查指导等。第五条 科技部和项目管理部为工 程项目档案 的主相关部门，负责对工 程档案 的催收，并分别对公司所承建 的和以工 程局名义签约 的工 程项目档案进行验收归档，其他部门负责对本业务1关注我 实时更新 最新资料 建筑系统工 程档案归档范围内资料 的收集归档。第六条 科技部负责定期对项目工 程技术资料（包括技术管理、质量控制资料及安全和功能检验资料）进行检查指导，督促项目将交工 资料及时归档。对存在 的问题提出整改措施

3、，限期整改，并及时验证整改效果。负责对交工 资料（包括技术管理、质量控制资料及安全和功能检验资料） 的核查；负责对工 程施工 技术及技术鉴定会 的相关资料（如照片、光盘等） 的收集归档；负责填写项目档案归档认可书。第七条 项目管理部负责对工 程施工 许可证、开工 报告、单位工 程竣工 质量验收记录、单位工 程质量控制资料核查记录、单位（子单位）工 程安全和功能检验资料和单位（子单位）工 程观感质量检查记录 的核查；负责对工 程进度照片、实体照片、工 程质量事故 的照片、光盘等 的收集归档；负责对工 程评优报奖文字资料、宣传照片、录像、光盘及国家、省（部） 、市以上质量荣誉称号 的各类证书、奖杯

4、、奖牌等 的收集归档；负责督促项目将工 程质量验收、竣工 备案资料及时归档；负责在工 程开工 时发放“工 程项目管理备案登记表”、“工 程项目档案归档通知书”及“项目文件交接清单”；负责填写项目档案归档认可书。第八条 市场营销部负责对工 程招标文件、投标文件等相关资料收集归档。第九条成本管理部负责对工 程中标通知书、工 程总包合同、联营协议，工 程（预）结算书等相关资料收集归档。2 建筑第十条招标采购部负责对专业分包合同、劳务分包合同及物资和设备采购、租赁合同等相关资料收集归档。第十一条 安全监督管理部负责对工 程安全事故处理资料包括安全事故处理 的照片、录像、光盘收集归档；负责对安全荣誉报奖

5、宣传照片、录像、光盘及荣誉称号 的各类证书、奖杯、奖牌等 的收集归档。第十二条 党委工 作部负责对重要领导视察工 程及工 程洽谈、签约、开竣工 典礼 的照片、录音、录像、光盘等相关资料 的收集归档。第十三条项目经理部在施工 过程中配备能保证工 程项目档案安全 的设施设备，设专职工 程资料员负责工 程项目档案归档范围中资料 的收集、保管和移交归档工 作（如资料员发生变动，需与下任资料员或项目技术负责人做好交接工 作） ，以保证工 程项目施工 全过程各种文件 的完整、准确和真实有效。建立新开工 工 程项目备案制，对工 程项目档案 的形成与管理纳入项目管理目标责任书，应列入成本责任制，最终兑现指标中

6、。项目经理是工 程项目档案归档 的第一责任人，建立档案管理岗位责任制，制定严格 的考核、奖罚措施，完善责任落实和责任追究制度。第三章 工 程项目档案 的归档范围及归档时间第十四条 凡与工 程建设项目有关 的重要活动、记载工 程建设主要过程和现状、具有保存和查考价值 的各种载体 的文件，均应收集齐全进行汇总、整理、编目，并按当地档案管理要求进行3 建筑分类组卷装订后移交公司档案室，归档 的工 程项目档案必须达到完整、准确、系统。第十五条 工 程项目档案归档 的内容包括：工 程经营文件、工 程施工 文件、工 程声像荣誉实物等。具体归档范围按照建设工 程文件归档整理规范（GB/T50328 2001

7、）执行。（一）工 程经营文件工 程招投标文件、工 程合同（协议）、中标通知书、工 程（预）结算书等。（二）工 程施工 文件工 程施工 许可证、开工 报告、施工 方案、施工 组织设计、技术交底、施工 总结、技术总结，图纸会审记录、图纸变更单、安全环保措施、地基（桩基）施工 检查记录、隐蔽工 程检查记录、质量评定书、安全事故处理记录、工 程质量检验记录、分项试验验收记录、设备合格证、材料质量合格证、竣工 验收备案文件、竣工 图，优质工 程、科技成果、示范工 程申报及总结资料等。（三）工 程声像荣誉实物档案1重要领导视察工 程 的照片、录音、录像、光盘；2工 程洽谈、签约、开竣工 典礼照片、录像光盘

8、；2工 程施工 进度照片、实体照片和工 程照片光盘；3工 程质量事故、安全事故处理照片、录像、光盘；4工 程施工 技术、技术鉴定会照片、光盘；5工 程评优报奖宣传照片、录像、光盘；4 建筑6荣获国家、省（部）、市以上质量、安全等荣誉称号 的各类证书、奖杯、奖牌等；第十六条 工 程项目档案归档时间，工 程经营档案在工 程结算后三个月内移交公司档案室，工 程施工 档案和工 程声像荣誉实物档案于工 程竣工 后三个月内移交公司档案室。第四章 工 程项目档案 的收集第十七条工 程项目档案 的形成和积累产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应纳入项目建设计划和有关部门及人员 的职责范围、工 作标准或岗位

9、责任制。并有相应 的检查、控制及考核措施。第十八条 项目档案 的填写、收集、整理必须与工 程同步，内容完整。项目、子项签章齐全，技术负责人随时检查其完整性、真实性和准确性。工 程竣工 验收应与项目档案验收同步，使项目档案管理工 作始终贯穿于施工 全过程。第十九条 项目资料员应对项目档案进行分类收集、整理，建立项目文件清单。项目资料员在收到项目档案后，应检查其是否符合要求，对符合要求 的项目档案及时分类登记到清单上，并分类保存；对收到和下发 的项目文件应及时进行收发文登记。第二十条 项目实行总承包 的，由各分包单位负责其分包工 程项目档案 的填写、收集，并按总包单位要求（规定）进行整理，总包单位

10、应定期和不定期 的检查和指导，凡是检查不合格 的项目（或内容），应责令限期整改（达不到要求时，可拒付工 程款）。5 建筑分包单位应在分包工 程验收后将施工 资料交总包单位汇总。第五章工 程项目档案 的归档质量及要求第二十一条 归档 的工 程档案至少编制三套原件 （建设单位、施工 单位、当地城建档案馆），内容必须符合国家有关工 程技术规范、标准和规程及当地城建档案馆要求。第二十二条 工 程项目档案必须真实、准确、与工 程实际相符。做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。需永久、长期保存 的文件一律用碳素墨水书写，不应用易褪色 的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写

11、、绘制。录音、录像、光盘应保证载体 的有效性，电子文件应使用不可擦涂型光盘。第二十三条 工 程项目（或单位工 程）应用全称，或明确不易误解 的简称。工 程项目档案形成用纸一般规格为A4（297mmX210mm）幅面。竣工 图应是新蓝图，不得为复印件。不同幅面 的竣工 图应统一折叠成 A4幅面，图标栏露在外面。第二十四条 工 程项目所形成 的全部项目档案在归档前应根据国家和地方有关规定，并按档案管理 的要求，由文件形成单位进行整理。组卷要遵循项目文件 的形成规律和成套性特点，保持卷内文件 的有机联系、分类科学、组卷合理、装订规范，便于保管和利用。项目施工 文件按单项工 程、单位工 程或装置、阶段

12、、结构、专业组卷，不同载体 的文件一般应分别组卷，具体组卷要求按照建筑工 程文件归档整理规范（ GB50328 2001） 的有关6 建筑规定执行。（当地有要求 的亦可按属地规范执行）第二十五条 中标通知书、竣工 验收证明书等常用于投标 的文件至少要备份五套，以保证经营投标 的再利用。第六章项目文件 的验收与移交第二十六条 工 程竣工 验收前，项目经理部书面报请当地城建档案馆对工 程项目档案进行预验收。科技部、项目管理部负责检查工 程项目档案 的齐全完整，验收合格后出具“工 程项目档案归档认可书”，由科技部及项目管理部共同负责向公司档案室办理移交，档案室依据“工 程项目档案认可书”办理工 程项

13、目档案 的接收手续。第二十七条 验收工 程项目档案 的重点（一）工 程项目档案积累 的是否完整、准确、系统，是否真实反映工 程建设过程和工 程竣工 后 的实际情况；（二）分类组卷、装订是否符合（GB/T50328 2001）规范；（三）竣工 图编制是否符合专业技术要求，是否有竣工 图章；（四）各环节程序责任人 的签章手续是否真实、齐全。第二十八条 移交归档 的工 程档案必须是经过整理并装订成册 的原件，装订方法采用三孔一线（孔距可以不装订，卷内要有卷内目录及备考表。第七章 附则8cm）或胶装，竣工 图第二十九条 本办法由公司总经理办公室制订并负责解释。本办法自印发之日起施行。7 建筑附件： 1

14、、工 程项目资料管理备案登记表2、工 程项目档案归档通知书3、工 程项目档案归档认可书4、项目文件交接清单8 建筑附件 1：工 程项目资料管理备案登记表施工 单位：工 程名称工 程地点开工 日期工 程造价结构类型设计单位建设单位竣工 日期建筑面积层 数9 建筑监理单位科技部资料员联系电话电子信箱项目管理部资料员联系电话电子信箱联系电话电子信箱档案室联系电话电子信箱项目经理项目技术负责人联系电话电子信箱工 程联系电话电子信箱资料员备注此表一式三份，由项目经理部资料员填好后报送至公司档案室备案。附件 2:第号工 程项目档案归档通知书：存根 由你单位施工 的工 程，已列入公司档案室归档范围，请按照有关归档标准，将该工 程 的项目管理文件（原件）排列组卷后于工 程竣工 后三个月内，交公司科技部和项目部审核评定后移交档案室。10 建筑收件人：年 月 日第号工 程项目档案归档通知书：由你单位施工 的工 程，已列入公司档案室归档范围，请按照有关归档标准，将该工 程 的项目管理文件（原件）排列组卷后于工 程竣工 后三个月内，交公司科技部和项目部审核评