跟单员工作计划.docx

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1、 跟单员工作计划 一.外贸业务部的定性及定位 一个公司或工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。 首先，直接同客人的接触使它始终处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐而又要求细心。 其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的表达，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在表达着整个公司的文化。 再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通沟通间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及效劳是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析讨论后转达给公司内部其它部

2、门的，故在这点上可以说外销部门是公司与客户之间的纽带。 基于这些特点，就要求公司的工作人员：在做事的时应有原则，但又能敏捷处理事情，做事仔细负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同意见(无论好的或坏的)，对于突发大事的发生，要能冷静处理，有沟通力量，工作协调力量，工作组织力量及能承受工作压力。 在本部门内各位员工之间要充分合作，相互协调，工作任务安排明确，工作要有序，坚持根据标准的业务流程式操作，工作穿插检查，这样可避开引起问题的发生，争取制造一种活泼，轻松的工作环境气氛，但在工作上又不失其严谨的一面。 外贸部门有其特别性，但它不是孤立存在的，是以生产部门及其它部门为根底的。在工作中

3、要能同本公司其它部门进展积极有效的沟通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。 二.外贸业务部门的工作流程 1)外部 2)内部 3)所需资料表格 4)工作要求 (一).外部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心，同报关公司的联系，同运输公司的联系，同仓库的联系，同银行的联系，同船公司的联系，同各级配件供给商的联系。同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。各个环节之间要安排认真。工作不能断层， (二).内部的沟通主要是与其它部门的协作，包括，选购部，生产部，等其它部门，从主要工作的特点来讲，工作主要是在通过沟通沟通的方式来完成工作任务的转达，

4、帮助生产部，选购部等其它部门完成订单。细致表述客人的要求，来把文字或比拟抽象的订单转化成实际的货物。故外贸部门最主要的工作方式是：如何能进展有效的沟通。协调各方面的联系。及进展有序，有效的 工作安排。它以其它部门为根底，又起到组织其它部门的作用 (三).外贸业务部门的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用肯定的资料表格来标准部门的工作。做到各种信息都有记录。 1)样办单：(SAMPLE FORM)。样办在业务中有着不行无视的重要性，假如客户要求打样办，要填样办单，样办单经外贸主管或经理确认后，送生产部一份，样办单业务部存一份，交会计一份，样办单填写肯定要标明全部的客人要求细节。样办要比

5、客人要求多做一个，留存业务部，以便客人确认后根据样办生产大货。 订单落实后，如有条件(公司主见)，每张订单都要打板确认。跟单员要让供给商在生产大货之前，依据订单要求打样确认，以确保各个配件的质量和交货期，确认样办无误后再通知供给商生产。 2).报价单：(QUOTATION FORM)，同客人面谈时，价格可以立刻确定，但在业务联系中许多时候要用到报价单，报价单填写要标明产品全部细节，交货条件，付款方式。交货时间等。报价单由主管或业务员留存。 3).形式发票：(ProformaInvoice or P/I)，这是客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。发票中要求标明全部合同要件，包括：价格，数量

6、，订单要求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客人唛头等。经部门主管或经理确认后要让客人签字确认回传，业务部存一份，送会计一份，以便查账。 4).本钱分析单，(COST ANALYSE FORM)。在报价阶段，业务员要做好本询价的本钱分析(也许)，在订单确认后要重新进展具体的本钱分析，假如利润低于部门规订的百分比后要请部门主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可立刻操作。这里要求公司部门要对利润百分比做统一规定，如在多少以上可以立刻操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理的同意。通常规定：部门操作时，利润如低于5%，则需要征求总经理的同意。由于客人要求不同，数量不同，交货

7、条件，交货方式，付款方式，熟识程度等不同对低于常规利润的订单需要进展评估。 5).生产加工单：(ASSEMBLING FORM)。在订单确认后，要依据同客户所签合同，把客人的要求转成易于生产加工的形式。上面要列明客人对订单的详细要求。每个细节都要有注明。特殊是交货期及对质量的掌握。生产加工单打印后要给主管或经理确认。签字后下发到生产部。如有可能。公司要求每次下发生产加工单时。要召集相关部门主管开小会，由负责这些订单的业务员再次向其它部门讲解订单具体要求。做到每张订单，相关的部门都能充分了解。这样在以后的工作中如一个部门有所失误，其它人也可给以指正。开会时要求主管参与，做到再次对订单的核对，如跟

8、单(选购对订单理解有所偏差时可准时指出)。 6).选购单：(PURCHASE ORDER或P/O)，这里主要指依据订单要求选购一些所需配件。主要是发到配件供给商处。要求选购单简洁明白，对配件要求要具体讲明。质量要求及交货期。特殊注明质量要求及交货期。选购单要经主管审核后再传真给供给商。每次传真的选购单要求供给商签回作实。 7).验货报表(INSPECTION FORM)，公司要求每个跟单或主管要对每次订单进展抽检，包括对配件的检查，中期验货及最终验货。验货时要求照单验货，如有任何凝问请准时通知主管或经理，以便准时解决问题。跟单员要通知主管每次验货的状况，主管也有责任询问每张订单的状况。 8).

9、财务跟踪单：(ACCOUNT FOLLOW-UP FORM) 。公司要求会计部门要有明确的订单财务记录。 包括： 1)订单订金/尾款具体的记录。 2)各订单配件的帐款项明细资料。 9).装箱单：(PACKING LIST ) 。每张订单要依据客户的包装要求做一份包装明细单。此单在货做完验货无误后要发给客人。以证明货已做完。也是作为催款的一种示意形式。 10).其它文件：外贸部可能要接解到的文件还有：信用证(Letter of Credit or L/C),提单，C/O产地证，报关单，订舱单，商检单，海关发票，许可证(配额)等。 11).公司要求每张订单的全部资料夹入一个资料FILE,包括此张订

10、单涉及到的全部资料,供给商状况和配件。 跟单员工作规划2 生产跟单员工作规划： 第一：多了解工厂的产品，作为一位跟单员，没有许多的门禁权限，跟单员是可以进出多个部门。这就意味着，我可以学习到许多东西，只要我抱着不怕吃苦的、勤去车间、不懂多问。信任我会很快熟识工作流程的。 其次：短时间内熟识生产过程和工艺，我信任一个优秀的生产跟单员对产品的工艺流程要是特别熟识的。 第三：对各部门的工作流程都要熟识，遵从公司的规定办事。不同的公司有自己不同的规章制度，假如都按着个人意愿来行事，会导致公司秩序混乱。 第四：安排好货物的运输方式，考察运输公司的信誉度。保证客户的货物是准时出货，按时到达。 第五：充分的

11、了解客户，熟识他们订购产品的习惯，以保证消失特别时，能做出很好的推断和提出很好的解决方法。 第六：生产跟单员是客户和公司之间的一架桥梁，身为公司员工，事事为公司着想是你的责任;面对客户，我们必需让他们享受效劳，并坚持顾客就是上帝的原则。 第七：做好与产线的关系也很重要，由于生产跟单员的工作就是与产线人员的沟通和跟催，只有处理好了与车间工作人员的关系，才能让跟单工作顺当的绽开，保证订单的准时完成。 跟单员工作规划3 一、跟单员的定义： 跟单员是指在企业或公司运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品、跟踪效劳运作流向的专职人员。全部围围着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。 二、跟单员的工作

12、界定 跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口贸易型企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区分，但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。 1.业务跟单：也称为业务员，主要是对客户进展跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣，有合作意向的人进展跟进。以缔结业务，签定合同为目标的一系列活动。 2.生产跟单：也称为跟单员，对已接来的订单进展生产安排。对生产进度进展跟踪，按期将货物送到客户手中。其中在生产过程中跟踪质量治理的我们称之为QC，在一些小型的贸易公司，有时候跟单员和QC工作有一个人担当，这样工作会比拟繁琐，简单出错，一般状况之下，QC和跟单是分开的，跟单员主要是掌控订单

13、的进度和时间以及和工厂和客户的沟通，产品质量的掌握则有QC进展跟踪。 三、跟单员的工作特点 跟单员的工作几乎涉及的公司的每一个环节，从销售、生产、物料、财务等都会有跟单员的身影消失。特点是：简单的、全方位的。 1.责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，由于订单是公司的生命，客户是公司的上帝，失去订单与客户将危及到公司的生存。做好订单与客户的工作责任重大。 2.沟通、协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户、与规划部门、生产部门等很多部门的工作是一种沟通与协调，都是在完成订单的前提下而进展的与人沟通的工作，沟通协调力量特殊重要。 3.做好客户的参谋：跟单员把握着大量的客户资料，对他们的需求

14、比拟熟识，同时也了解工厂的生产状况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货或下单。 4.工作节奏多变、快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式、作息时间、工作节奏各不一样，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的，有时客户的订单是小批量的，但却要准时出货，这就要求跟单员的工作效率是快速的。 5.工作是综合性的：跟单员工作涉及公司全部部门，由此打算了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责，对内执行的是生产治理协调，所以跟单员必需熟识工厂的生产运作流程，以便做出更快更好的反响和决策。 四、跟单员的素养要求 跟单员的工作性质与特点打算了其从业的素养要求： 1)分析力

15、量：分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。 2)猜测力量：能猜测出客户的需求，合作企业的生产力量及物料的供给状况，便于接单、生产及交货的安排。 3)表达力量：擅长用文字和语言与客户沟通。 4)专业学问：对所跟单的产品要熟识，了解产品的原材料特点、来源及成分。知道产品的特点、款式、质量，便于和客户及生产人员的沟通。 5)人际关系处理的力量：处理好与客户、与上级、与同事、与外单位人员的关系，通过他们来完成自己想要做的事。 6)法律学问：了解合同法、票据法、经济法等与跟单工作有关的法律学问，做到知法、守法、懂法、用法。 7)谈判力量：有口才、有技巧。 8)治理与推销力量：对外推销高手，对内治理行家。 9)物流学问：了解运输、装卸搬运、保管、配送等学问。 五、跟单流程：