《OA系统需求说明》由会员分享，可在线阅读，更多相关《OA系统需求说明（24页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、OA系统需求分析目录OA系统需求分析1一、建设背景3二、建设目标3三、建设原则4四、系统功能需求51 、信息资讯82 、公共信息93 、公文处理1.1.4 、公文归档1.3.5 、综合事务管理1.4.6 、个人办公1.8.7 、报表中心2.0.8 、后台管理2.1.五、其他需求2.2.一、建设背景我公司规模逐渐扩大，办公人员增加，业务也趋于复杂，因此，现阶段有必要引进建设一套技术先进，符合当前办公发展需要的办公自动化系统，增强协作，以更大发挥信息技术的优势，满足行政办公需求，进一步提高公司行政办公的效率。二、建设目标1 、实现全公司的数据共享，基本解决信息孤岛问题。不同业务的基础数据做到一次录
2、入，跨部门、跨业务系统重复使用；2、提供可靠的、可追查的公文流转平台，有效的缩短公务处理的周期，加快公文流转过程，减少路耗、找人、等待等中间环节，保持公务处理渠道的畅通；3、打破时空及地域限制，实现无纸化办公，远程办公、异地办公；4、通过信息网络平台，提高信息统计和分析的水平，为领导提供准确、实时的预测和决策的辅助支持；5、提供完善的信息交流机制，方便公司各部门、办公室和员工之间日常办公及业务信息的交流和管理，实现业务办理互联互通，信息数据共享；6、充分利用将要建设的网络环境及已有的网络配置资源，充分地保护已有的信息化投资；7、解决网络办公应用中的最大难题机构和管理模式的经常变动的问题，由用户
3、自定义管理模式，实现真正的部门综合业务处理机制；8、以行政办公系统为基础，实现与业务系统的无缝耦合，建成一流的企业综合办公系统。三、建设原则公司OA系统的建设应体现先进性、可靠性、实用性、安全性、易使用性、开放性、可扩展性、可维护性等原则。2 、先进性：应当采用当今主流技术，既要考虑应用平台和工具的先进，更要考虑系统结构和应用设计的先进性，以适应总体上业务管理、发展规划和细节上事务办理的需求。2、可靠性：系统设计应采用成熟、稳定、可靠的软件技术，保证系统在大数据量、高并发的情况下长时间不间断地安全运行。3、实用性：根据业务需求和业务流程，从方便用户使用的角度进行系统设计、功能和模块划分。工作流
4、程设计要求简捷流畅，能适应工作流不稳定和突发事件等各种现实情况。4、安全性：系统建设要符合用户对信息安全管理的要求，建立完善可靠的安全保障体系，对非法入侵、非法攻击和网络计算机病毒应具有很强的防范能力，确保系统具有严格的身份认证功能，并有相应的技术手段对数据安全和操作安全加以保护。5、易使用性：主要体现在两个方面：一是应用界面简捷、直观，尽量减少菜单的层次和不必要的点击过程，使用户在使用时一目了然，便于快速掌握系统操作方法，特别是要符合工作人员的思维方式和工作习惯，方便非计算机专业人员的使用；二是应提供联机的或脱机的帮助手段。6、开放性：为了使系统具有较强的生命力和开放性，应遵循已有的国际标准
5、和国内标准，以利于采用多种先进技术和产品。7、可扩展性：该信息系统是一个不断发展中的应用系统，在系统设计时要考虑到新技术，新产品出现时对本系统的兼容性；当业务需求、外部环境发生变化时，可以扩展系统的功能和性能。软件设计要简明，各功能模块间的耦合度小，以适应业务发展需要，便于系统的继承和扩展。8、可维护性：系统应具有良好的结构，各个部分应有明确和完整的定义，使得局部的修改不影响全局和其他部分的结构和运行。四、系统功能需求模块功能描述公司文件登记保存OA系统办结的所有公文信息资讯政策法规记载国家近年来颁布的宿关法律法规内部信息提供收集发布单位内部相关信息公告单位内部的公告栏公共信息工作动态每个部门
6、发布本部门的工作动态意见箱各部门的通知通告网上调查单位内部人员发布意见、建议的地方论坛某一主题的观点支持率的收集功能公文处理收义为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间公文签收、登记等处理流程办文公文发送等处理流程督办催办拟办、批示、承办、分发、反馈、传阅、催办、归档等处理流程代理授权为了解决个人出差或休假期间对公文处理权限的指定代理过程交办功能某用户可以把自己的任务通过申请后交给某人接任查询统计根据管理权限和指定条件查知当前公文处理情况和领导批示流程监控实现对公文处理的流转情况监控公文归档公文办结后可以分类归档综合事务管理会议管理领导日程会议室的管理，参加会议人员的通知等公司领导的日
7、程安排文号管理公文的文号管理来义管理管理外单位发来的公文通讯录公用电话本记录公司和与外部进行联系的有关信息人事管理公司正式及聘用人员个人基本信息的自动统计和管理车辆管理公司的车辆进行档案管理，违章及事故管理，费用管理，用车登记、用车调度物品管理办公用品、低值易耗品的管理接待管理实现公司政务接待工作的有效管理设备管理实现全公司办公、检测设备等固定资产从中购、验收、登记、发放到报废全流程的精细化管理财务管理现各部门收入与成本、人员工资的即时查询事务管理设备及办公用品申请采购审批、用款审批流程、出访审批、报销审批、人员请假等事务流程个人办公待办事宜需审批公文、请示报告、公告信息等都显示在待办事宜中消
8、息管理系统提供类似邮件传递方式的消息传递工作日志记录记录和统计个人每天的工作情况即时通讯提供方便的邮件和短信联系方式个人通讯录常用联系人个人设置个人信息的设置报表中心报表中心不同的用户可以在报表中心查看系统授权的报表报表设计以增加报表，修改已肩报表，并对报表设置默认值等数据维护持数据的手工录入，校验，批量导入后台管理用户管理实现今的用户管理平台流程表单管理根据实际工作需要在工作流引擎中制定公文管理的相关审批工作流程表单权限管理根据/、同流程和表单的需要设置某一流程表单的各项权限公文管理改变公文实例的当前状态日志管理能记录用户在使用系统过程中，对系统所做的操作数据的备份与恢复数据的备份与恢复1、
9、信息资讯通过资讯，实现信息共享功能，实现电子文档（通知、公告、文件等）、内部刊物、通讯录、规章制度及标准、规范的共享，方便存取、汇集、管理和查询。解决目前信息共享资源分散、不足和工作效率较低的问题。信息资讯的基本内容包括公司文件、内部刊物、内部信息等。资讯来源可以是办结公文、收集整理的外部来文、法律法规，或者由个人收藏资料里共享出来的资料等。由于政务信息来源于不同部门，因此，要能支持自定义不同的分类栏目，并指定不同栏目管理员和管理部门，由栏目管理员收集、管理和发布各类资讯。具体栏目可以定义显示在部门门户或总门户。（ 1）公司文件登记保存OA系统办结的所有公文，可通过收文、发文等模块自动归入相应
10、文件模块，在本模块中可授权给相关人员查询阅读。（ 2）政策法规记载国家近年来颁布的有关法律法规，用户可以通过目录、关键词及全文检索找到相应的法律法规内容。所有被赋予权限的负责人都可以起草、提交、撤消规章制度。（ 3）内部信息提供收集发布单位内部相关信息，如领导重要讲话、工作报告等等有助于开展工作的信息。2、公共信息公共信息用于实现公司各部门之间内部信息发布、交流和共享。系统要支持不同风格的信息栏目的设置，可实现各类信息的编录、审核和发布，信息发布格式可自定义，不同层级用户可根据权限将信息发布到本部门办公平台。各类公共信息由授予权限的栏目管理员统一管理和发布。（ 1）公告是单位内部的公告栏，以方
11、便内部人员及时了解相关公告。登记了新公告栏后，即可发布到首页的最新消息里。支持传阅，把最新的公告传阅给相关人员。（ 2）工作动态特别注意，每个部门都可以发布本部门的工作动态，以方便内部人员相互通晓部门之间的工作。首页的工作动态是各部门工作动态的集合。（ 3）意见箱意见箱是单位内部人员发布意见、建议的地方，发布建议的时候，可以指定建议的读者，也可以通过传阅把建议发给相关人员，意见发布可署名也可以匿名发表，由发布者控制。后台实际上增加字段控制是否显示发布人。（超级管理员才可以查看匿名发表者的姓名）（ 4）网上调查实现基于web的某一主题的观点支持率的收集功能，以方便收集民意。其方式主要分为记名的和
12、不记名的两种，记名的方式一般是一些针对性比较强的、范围比较小的调查，而不记名的方式一般就没有这种限制。是否需要记名，应该在显著位置标示出来。网上调查应实现的另外一种功能是网上开展意见征求。可以指定参与的部门或人员，也可以不指定。比如，公司在出台一些政策时，可以先网上征求意见，并自动收集反馈意见（强制性实现“无意见”，或“有意见”）。（ 5）论坛为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间。论坛可设置多个论坛区，论坛区下面可设置多个版面，授权用户（通常为部门负责人）可在各版面提出话题发起讨论，并可进行咨询、解答和收集意见等活动。以期实现对公司重大发展，重要决策，重点政策的民主讨论。3、公文处
13、理公文管理是办公自动化系统的最为核心的应用,它主要分为收文、发文和办文三大类。（ 1）收文收文包括：公文签收、登记等处理流程。系统支持两种收文方式：一种是纸质文件，需实现扫描成图片文件输入并阅读浏览；另外一种为电子文件，需支持常用文档格式的在线预览，例如：word、excel、ppt、pdf等。只有具备收文登记权限的人才能新建收文。支持退文。系统要具有对重要来文的安全处理方案。收文处理的流转环节可灵活调整，流转环节数和流转过程可根据需要重新定义。系统应具有杜绝“死文”发生，收文动态跟踪功能。（ 2）发文发文可按个人、集体、部室执行，并生成月度、年度发文登记表（分权限），包括：拟稿、审稿、核稿、
14、审签、会签、签发、编号、校对、分发、归档等处理流程。系统可以对文件流程、正文格式、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置。可以使用预先定义的公文模版（推荐使用word格式）进行拟搞。并支持多个模版。可根据发文字号自动生成发文文号。可打印文件呈批表、文件呈阅表、文件处理表、退文单、延期申请单、正文等表单（输出到word文件或其他格式后由用户打印）送领导批示。发文处理流程的流转环节可灵活调整，根据需要增减和重新命名，流转方向除向前传递外，也可回传或回撤，并且实现发文会签功能。（ 3）办文办文包括拟办、批示、承办、分发、反馈、传阅、催办、归档等处理流程。系统可以对文件流程、正文格式、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置。可实现公文的在线编辑，审批痕迹保留，常用语。对于仅仅需要传阅的公文，提供并发机制，加快公文办理进度。可打印文件呈批表、文件呈阅表、文件处理表、退文单、延期申请单、正文等表单（输出word文件后由用户打印）送领导批示。办文处理流程的流转环节可灵活调整，根据需要增减和重新命名，流转方向除向前传递外，也可回传或回撤，并且实现文件会签功能。该用户已完成的公文能存储在系统中的个人
