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1、商场办公室主任岗位规范一、岗位概述岗位名称 : 商场办公室/店长办主任直属部门: 商场办公室/店长办直属上级: 商场总经理/店长或商场行政副总经理适用范围: 集团各商场办公室 /店长办二、岗位职责1、负责安排、调 配商场办公室 /店长办日常行政事 务性工作，保证日常管理工作的顺利进行。2、负责草拟商场总经理/店长或商场行政副总经理要求的有关文件、制度、会议通知等文字材料，报商场总经理/店长或商场行政副总经理批阅后执行。3、负责组织 商场有关会议，落实会议纪要的撰写、上报工作。4、负责商场总结计 划等重要文 书、资料的撰写、上报 工作，负责商场及各部门重要文书、资料等的收集、建档工作。5、负责商
2、场及各部门各类报表、总结计划等的收集、汇总、上报工作。6、协助商场人力资源部或负责对商场管理人员的考核、培训工作。7、协助商场人力资源部或负责对商场各部门的业绩考核和评估工作。8、协助商场人力资源部或负责对商场各部门及商场总经理/店长的考勤工作。9、负责公司或外来人 员的接待，代安排食宿、代购票等。10、负责商场车辆、食堂、员工宿舍等的后勤保障工作。上级领导调 派车辆，统一与办公室 /店长办主任联系。11、负责办公用品的发放、员工工服的制作等工作。12、负责商场党工团活动的组织和安排。13、负责办 公室 /店长办的安全管理，每日下班后关 闭电源。14、负责培养人才。15、了解每位下属的5 个优
3、点、 3 个缺点，记录在档。16、完成上级领导 交办的其它任务。三、主要工作1、组织、主持或参加集团、中心、商场 召开的各类会议，并根据集团、中心、商场领导的要求，撰写、上报 各类会议纪要。2、撰写、上报个人、部门 及商场每周、每月、每年度的工作总结、计划。3、商场所在地地方政府、职 能部门、有关社会机构以及对 口条线单位等的外联公关。4、商场规 章制度制 订、文件起草等重要文书、档案工作。5、强化商场基础管理，组织开展、实 施 ABC 考核、 5S 管理考核。6、加强对车辆、播音室、食堂、员工宿舍等的管理。7、办公室/店长办日常行政、人事管理，人员 及岗位职责调整，绩效考核末位淘汰。8、商场
4、各部门工作协调，制度、工作执 行力的监督、考核、奖惩。9、商场及办公室 /店长办员工培训计划的制订与实施。10、商场党工团活动的组织、安排。11、商场企业文化建设工作。四、辅助工作1、各部门 重要文书、活动开展等的配合、协助。2、协助业务部门制订并开展营业员培训，协助组织星级营业员、优 秀厂商等的评比表彰，组织开展楼层综合考核评比。3、集团、中心、同城两店/多店安全 专项检查、综 合检查等的协助、落实安排。4、商场党工团组织机构的建设。5、管理人员 下基层实践活动的组织、开展。6、商场员 工文化娱乐活动的策划、组织、开展。7、协调办 公室/店长办与其他部门之间的关系，以利于更好地开展工作。8、
5、熟知商场经营 种类、进驻厂商品牌等情况。9、顾客服务：解答顾客的咨询，满足或协助其他部 门提供给顾客各类服务需求。10、完成上级领导 交办的其他临时性工作。五、工作细则1、每日工作：时间8：50 前8：50-9：109：10-9：209：20-9：309:30-11:3011：30-13：0013：00-14：0014：00-17：4017：40-18：0018：00基本工作内容完成考勤打卡，换工服、带领带、佩戴工号牌，检查 个人仪表是否符合红星的仪容仪表规范、要求。参加商场员工晨会、升旗、做操。回到办公室，开窗通风，做卫生，达到 5S 管理标准。查看前一日工作日志，计划当日工作，分配工作 时
6、间。完成前一日未完成工作及 紧急性工作。午餐、午休商场办公区及各楼 层服务台 5S 管理以及员工仪容仪表、日常行为规范、工作状态 等的巡查。日常工作安排。总结当日工作，做好工作日志。整理办公用品，打扫办公室卫生，关闭所有电源。（打卡，下班。说明： 以上时间以冬令时间为准，执行夏令时间时，按相应工作时间顺延； 集团各商场每日营业时间有所不同，各商场可据实调整。）2、每周工作：参加商场 每周业务分析会、办 公例会，撰写或安排业务文员撰写、校审 并上报会议纪要。组织、主持办 公室 /店长办一周工作例会。撰写、上报员 工工作周 报、办公室 /店长办一周部门 工作周报，审阅办公室 /店长办员工员 工工作
7、周 报。值日官工作，巡场。3、每月工作：组织、参加、主持员工大会。参加同城两店 /多店业务互动会议。办公室 /店长办月工作总结、计划和商场月工作总结、计划的撰写、上报。值日官工作管理。商场 5S 管理检查、考核。办公室员工 ABC 考核。办公室 /店长办员工的每月加减分考核。楼层综合考核评比。中心月度安全专项检查 及综合检查的安排、落实。组织、参加、主持每月读书成果分享会。4、每季度工作：参加中心部门 主管以上管理人 员会议。政府部门 等的日常联络、公关。组织配合或参加集 团安全监督部的安全 专项检查。商场 星级/优秀营业员、优 秀厂商的评比。办公室 /店长办员工季度培 训。协助商场人力资源部
8、、业务 部门开展商场员工、营业员 的培训。5、每年工作：组织、参加集团办 公条线会议。组织、参加集团总结表彰大会。组织、参加集团责 任总结、目标责 任汇报大会。组织、参加、主持商场 年度总结表彰大会。个人、办 公室 /店长办、商场 年度工作总结、新一年目标责 任书的撰写、上报。商场员工、办 公室/店长办员工、营业员 年度培训计划的制订或协助制订。办公室 /店长办员工年度绩效考核、末位淘汰。商场全年文化 娱乐活动的规划、组织开展。员工健康体 检等的组织、实施。商场办公室主任岗位工作流程一、行政管理1、会议工作：业务分析会：每周五 13:30（日期、时间 以北京红星美凯龙东四环店为例，各商场可据实
9、调整）工作程序日期时间工作步骤1.会议通知周五 10:00 前安排业务文员通知各业务部门经理/主管及其他相关人员参会。2.会场准备周五 13:00 前安排行政文 员提前做好会 场准备。3.参会周五 13:30 准时参会。遇事向商场总经 理/店长请假； 与会人员签到，建档；4.会议纪要周五下午至周 安排业务文员做好会议记录。 安排业务文员撰写业务 分析会会议纪要；撰写、上报六 12:00 前 业务分析会会 议纪要初稿校审 ，交业务文员修改； 业务文员将业务 分析会会议纪要初稿报 商场总经理/店长审阅、修改、定稿； 业务文员将业务 分析会会议纪要上报 中心总经理、周六 13:00 后分管副总裁审阅
10、。会议纪要 业务文员建档业务 分析会会议纪要；5.建档、下发 业务文员下发业务分析会会议纪要，各部门经 理 /主管签收。6.执行会议周五会议结束 作为办公室 /店长办负责 人执行会议有关决议；决议后 监督、考核各部门经 理 /主管执行会议决议。办公例会：每周六 13:30（日期、时间 以北京红星美凯龙东四环店为例，各商场可据实调整）工作程序日期时间工作步骤1.会议通知周六 10:00 前安排业务文员通知各部门经理/主管及其他相关人 员参会。2.会场准备周六 13:00 前安排行政文 员提前做好会 场准备。3.参会周六 13:30 准时参会，汇报办公室上周工作 总结、本周计 划； 遇事向商 场总
11、经理/店长请假。如有重要内容需汇报或协调，提前安排业务文员或指定部 门员工参会汇报； 与会人员签到，建档；4.会议纪要周六下午至周 安排业务文员做好会议记录。 安排业务文员撰写办 公例会会议纪要；撰写、上报日 12:00 前 办公例会会 议纪要初稿校审 ，交业务文员修改； 业务文员将办 公例会会议纪要初稿报 商场总经理/店长审阅、修改、定稿； 业务文员将办 公例会会议纪要上报 中心总经理、周日 13:00 后分管副总裁审阅。会议纪要 业务文员建档办 公例会会议纪要；5.建档、下发 业务文员下发办公例会会 议纪要给 各部门经理/主管，各部门经理 /主管签收。6.执行会议周六会议结束 作为办公室
12、/店长办负责 人执行会议有关决议；决议后 监督、考核各部门经 理 /主管执行会议决议。商场员工大会：每月第二周星期一， 18:30 后（日期、时间 以北京红星美凯龙东四环店为例，各商场可据实调整）工作程序1.大会筹备日期时间提前 3日工作步骤 联系、确认 分管副总裁、中心总经 理参会与否； 协调商场企划部设计、制作会场背板、横幅等终端；2.拟定大会议程3.会前准备4.会前检查5.举行会议6.会议纪要撰写、上报7.会议纪要建档、下发8.执行会议决议工作程序1.确定大会日期2.下发会议通知提前 2日提前 1日大会当天大会当天会后 2日内会后 2日内会议次日起日期时间春节前春节前 通知物业、安保部门经 理会议举办具体日期和 时间，请其安排人 员提前做好会 场布置的准备（若无会议室），或安排行政文 员做好会议现场布置准备（有合适的会议室）。 拟定大会议程，报商场总经理/店长审阅、确认 ； 安排业务文员下发员工大会通知，各部门经理/主管签收； 业务文员在商场办公区公示栏公告员工大会议程/通知； 业务文员建档每月员工大会议程/通知。 安排行政文 员通知各部 门经理/主管组织本部门全体员工参
