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1、丹 东 天 元 软 件 公 司物流管理系统使用说明一、系统介绍31、系统简介32、功能特点：33、系统流程44、系统运行环境5二、名次解释6三、系统功能71、系统登陆72、系统设置7(1)系统设置7(2)会员管理11(3)操作员管理13(4)密码修改14(5)站点设置14(6)送货人设置15(7)条件设置162托运业务17(1)托运单录入17(2)运费估价录入20(3)用户提货22(4)月结用户24(5)欠费催缴25(6)代收货款26(7)已汇货款283、结算统计29(1)综合查询29(2)业务结算33(3)分项统计344、数据传输35(1)数据导出35(2)数据导入365、日常管理37(1)
2、财务账目分类37(2)收入款项38(3)支出款项39(4)收入款项查询40(5)支出款项查询41(6)收支款项对比42(7)收入款项分布43(8)支出款项分布44(9)款项月趋势图45(10)支出款项查询46一、 系统介绍1、 系统简介 本系统适用于中小型物流公司管理日常信息，使用本系统可有效提高工作效率，提高公司的管理水平，杜绝资金流失的现象，降低日常运行成本。 本系统通过托运单的录入、提货管理、代收货款和放款管理实现对公司经营过程中信息流和现金流的管理和跟踪。系统采用了多种安全机制保证数据的安全可靠，避免操作人员的违规行为。结合系统强大的查询分析、数据统计功能，可以使经营者可以清晰、准确的
3、了解公司的运营情况，保证公司正常有序的发展。本系统是在对多家物流公司管理流程调研、整合、优化的基础上开发的，可以说是一款有中国特色的，适合中国物流企业使用的一款物流公司管理软件。2、 功能特点：1. 快速、强大的托运单管理功能，可实现托运单录入并打印出指定托运单据。2. 灵活、严谨的运费和货款管理功能，保证公司日常过程中对现金流的管理。3. 可以根据设置对提货、交货款、汇货款等操作完成后，自动通过短信方式通知收货人或送货人。4. 可以对送货人员进行管理，并可以对配送信息进行管理。5. 每日的结账功能，核对操作员当前天应收的运费、货款、垫款等，保证票、钱、系统三者的统一，杜绝钱款方面可能出现的错
4、误。6.详细的操作行为记录，可追溯操作员每一个细小的修改操作，保证数据的真实可靠。7. 查询货品时，可以使用同音字对姓名进行查询，省却了操作员与客户间反复确认名字的尴尬情况。8. 强大的数据查询功能，通过多种条件的有机组合实现信息的准确定位，并可将常用的条件组合作为自定义的查询条件设置到系统中，方便以后操作。9. 提供了安全有效的信息修改管理，可对错误数据进行修改，并可修改过程进行跟踪，即使进行了多次修改，仍然可能查到每次修改的时间、修改的操作员以及修改前和修改后的数据内容。10. 强大的数据统计功能，可以根据托运单的发出地、目的地分别统计运费、垫款、货款等信息，方便合站点间的业务结算。11.
5、 对运送的车辆进行管理，包括车辆自身信息、车主信息、租用信息等。12. 可以完成月结用户的管理，为大客户提供先取货后结算的特殊服务。13. 可以对每天剩余货物进行入库处理，并对库存提供管理。14. 可提供银行代发功能，根据银行接口和数据库中的货款数据，实现自动汇款，减少由于手工操作引起的错误。15. 可通过Email邮件实现多个站点间的数据交换16. 操作流程全优化设计，简单明了，功能强大3、 系统流程系统通过各窗体对物流公司日常操作所产生的信息流、现金流和物品流进行管理，从而物流管理信息化的目的。4、 系统运行环境本系统运行环境推荐使用：WINDOWS XP、2000系统需安装有Office
6、办公软件EXCEL2000及以上版本。计算机配置要求内存：512M以上，硬盘：40 G以上，显示：显示器和显卡必须支持1024768、75Hz、24位真彩显示； 网卡：10/100M；打印机：针式打印机；二、 名次解释 1 帐面数量：根据托运单录入时输入的托运货物数量，简称帐数。2 实际数量：根据放货点经手的实际货物数量，简称实数。3 准确查询：输入的收货人姓名，必须与托运单录入时输入的收货人姓名完全一致，这样才能查询出来。4 相似查询：输入的收货人姓名的字数，与托运单录入时输入的收货人姓名字数一致、每个字的读音相同且顺序相同（也就是同音即可）。如想查找收货人是“孙权”的托运单，你可以输入“孙
7、全”进行查询，同样会将这条记录查询出来。5 联想查询：输入收货人姓名的拼音首字母，就可将数据库中所有收货人姓名首拼，与该输入相同的托运单记录查询出来。如：如想查找收货人是“孙权”的托运单，你可以输入“sq” 进行查询，同样会将这条记录查询出来。6 模糊查询：输入收货人姓名的前几个字符，就可以将数据库中所有与这几个字符同音字打头的，所有托运单记录查询出来。如：如想查找收货人是“孙权”的托运单，你可以输入“损” 进行查询，同样会将这条记录查询出来。7 除货费：除了货款以外的所有钱款，包括运费、手续费、保价费和其他费，简称除货。8 货款：托运的代收货款。9 单据编号：用户在缴纳运费和缴纳货款时，打印
8、的单据系统自动为其所编的流水号，其编号规则为：前四位为操作员编号，后四位为该操作员当天所打印单据的顺序流水号，一天之中不会有重复的单据编号。如果其中有作废单据则该编号也被作废，以后的单据并不使用该编号。三、 系统功能1、 系统登陆 为了保证系统数据的安全，操作员需要进行身份验证后进入系统。身份验证是在登陆窗体完成的，登陆窗体中需要输入4位操作员编号（不足4位将自动补0，其中第一位是站点编号）和0至8位的操作员密码，如果密码输入不正确将提示密码不正确。窗体下边的状态栏中显示的是当前连接的数据库服务器的名称。演示版请用“1001”帐号登录。2、 系统设置(1) 系统设置1）基本信息设定这些基本信息
9、将用于打印时显示使用，本站编号是不可以修改的，总站是在第一次进入时进行设置，分站是在第一次导入时进行设置。2）收费设置该窗体设置与收费相关信息，设置保价费比例后，在需要保价时将自动计算保价费。设置手续费比例后，在输入货款时系统将根据比例自动计算手续费。3）输入设置设置默认输入法后，系统需要输入时自动将输入法设定到设置的默认输入法。选中人工输入托运单编号后，每次输入托运单记录时必须手工输入托运单编号，不输入无法保存；如果未选中人工输入托运单编号时系统将自动生成托运单编号。选中打印托运单票据选项，在托运单录入窗体中，每当保存托运单记录的同时将打印托运单据。4）查询设定在很多功能都需要进行查询操作，
10、查询时将使用该处设置的默认查询方式。点击确定将保存设置，由于系统设置发生编号系统将自动退出系统，并在下次启动系统时生效。该功能只有超级用户才可以使用。普通用户将无权进行该操作。(2) 会员管理系统中可以对经常收发货物的客户进行会员制管理，加入到系统中的会员在提货、查询和统计等方面可以单独处理。如：普通用户必须付运费后才能提货，而会员中的月结用户即可直接提货等，详见各功能模块。窗体左边是用户列表显示所有已登记会员，选择任意一条会员记录后，在右边将显示该会员的详细信息。在会员列表中点击鼠标右键，弹出快捷菜单可进行会员的编辑操作。点击添加菜单后进行会员添加操作，在右边空白的会员详细信息中填写会员信息
11、，用户编号是自动生成的不用填写，填写完毕点击“保存信息”按钮，系统将保存该用户信息。点击“修改”菜单进行用户的修改操作，在右边用户详细信息中修改对应项目，修改完毕点击“保存信息”按钮，系统将保存修改后的用户信息。点击“删除”菜单系统将删除该用户在系统中的登记信息，由于该操作是不可逆转的，也就是删除后不可恢复，所以操作前应谨慎。点击“刷新”菜单，系统将显示最新的用户登记信息。在编辑过程中点击保存信息之前，如果想取消当前操作点击“放弃输入”按钮，系统将取消本次操作恢复到原来状态。当选中月结用户时，则表明该用户的运费还是每次结算，而是在月结用户窗体中统一结算。(3) 操作员管理操作员管理窗体用于管理
12、使用本系统的操作员信息以及该操作员在系统所拥有的权限。没有登记的操作员将无权使用本系统。右边操作员信息列表中显示在系统中已登记的所有操作员，点击某一条操作员信息记录，左边的操作员详细信息中将显示该操作员对应的详细信息。操作员编号为四位的数字，不足四位需在前补0。操作员类型包括“超级用户”和“普通用户”两种，“超级用户”可以使用系统中的所有功能，系统对其无限制。“普通用户”只可以使用系统中的基本功能，系统对其有限制，其限制使用项包括：操作员管理功能、分项统计功能和综合查询中对托运单信息的修改、取消提货、取消货款和取消已发功能。在操作员信息列表中点击鼠标右键弹出快捷菜单可对操作员信息进行编辑操作。
13、点击“添加”菜单进行操作员添加操作，在右边空白的操作员详细信息中填写操作员信息，填写完毕点击“保存信息”按钮，系统将保存该操作员信息。点击“修改”菜单进行操作员信息的修改操作，在右边操作员详细信息中修改对应项目，修改完毕后点击“保存信息”按钮，系统将保存修改后的操作员信息。点击“删除”菜单系统将删除该操作员在系统中的登记信息，由于该操作是不可逆转的，也就是删除后不可恢复，所以操作前应谨慎。在编辑过程中点击保存信息之前，如果想取消当前操作点击“放弃输入”按钮，系统将取消本次操作恢复到原来状态。点击“修改密码”按钮，将弹出密码修改窗体，连续输入两次密码后，点击“确定”按钮，系统将当前在操作员列表中
14、所指向的操作员的密码进行更新。(4) 密码修改密码修改窗体用于修改当前操作员的密码，使用方法同上。(5) 站点设置货物发出或到达的站点必须是在系统中设置成功的站点，各站点有自己唯一的编号和名称。编号由一位09的数字或者AZ的字母组成，系统最大可管理36个站点。电子邮箱为该站点收发数据时所使用的邮箱地址，其它站点在导出数据时直接将数据发送到该邮箱，该站点数据导入时自动从该邮箱中下载。在站点设置中还可以对站点所拥有的权限进行设置，所有站点中必须有一个且只有一个总站，总站拥有一切操作权力。其它各站是否拥有“允许提取其它站货物”、“允许提取本站货物”和“允许显示运费信息”的权限在这个窗体中进行设置。(
15、6) 送货人设置该窗体可以对送货人的信息进行管理。只有将送货人的信息添加到系统后，在提货时才就可以选择相应的送货人员。(7) 条件设置对于查询时经常使用的固定查询条件进行设置，减少查询过程中反复输入查询条件的重复工作。“条件名”为在查询窗体中所显示这个查询条件的名称。“条件内容”为该查询条件的实际查询条件内容。一个查询条件内容由三部分组成，包括“条件项目”、“条件关系”和“条件值”；“条件项目”是所要设置的查询条件所要查找的项目名（字段名），“条件关系”是条件项目与条件值之间的比较关系（关系运算符），“条件值”则是所对应的查询值。将多个查询条件设置为一个查询条件时，选择“与”、“或”来确定各查询条件的逻辑关系。“加”按钮则将设置的内容写到“条件内容”的编辑框中；“退”按钮则从“条件内容”编辑框中删除最后一个查询条件；“清”按钮则清空“条件内容”编辑框中的内容。2托运业务(1) 托运单录入托运单录入窗体是用于对托运单信息的录入工作。窗体
