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1、行政办公室公文管理制度1、目的为加强公司文件管理，做好公文处理工作，使之规范化、制度 化，根据有关规定，结合本公司实际，特制定本管理规定。1.1 发文的处理拟稿：按照各部门经理，拟办的原那么。涉及两个部门以上会 稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门协办，按规定要求拟稿。1.1. 2核稿：由部门经理初核，在面页上签名并签署日期；送行政 人事部审核，从公文规格、内容上把关。1.1. 3签发：以公司名义对外的发文，由公司总经理签发。1.1. 4编号：由办公室统一登记、编号、计算份数等。1.1. 5打印：拟办部门打印完毕，拟稿人校对并在页面上签名。1.1 . 6分发：由办公室助理统一分发，原稿与正文1份
2、（原件）存 档。1.2 收文的处理拆封：当天的来文当天拆封。收文单位署名公司的，由办公 室拆封；署名有关部门的，由部门拆封；由政府部门所发的文件， 由办公司拆封存档并复印给相关部门。1.1. 2登记：凡明确是公司收文的，不管以何种形式收到，都统一 由办公司登记、编号。各部门收到的由部门登记、编号。1.1. 3拟办：办公室根据公文内容、性质提出拟办意见。呈阅、呈批：根据拟办意见，由办公室助理呈送公司领导批示或分送有关部门办理。1.1. 5交办：根据公司领导的批示传递到承办部门。紧急公文，文 书人员应提出办理时限，加强催促催办。1.1. 6办结：经办理的文件要注明办理结果和日期，然后存档。2、行文
3、标准公司文件类根据用途，公司文件分外行文与内行文。外行文指公司对外的各种正式公文与函件，主要包括合同、 函、意向书、协议、承诺书、问卷、公告、通知等，也包括公司向 集团呈报的上行文，如总结、计划、报告、请示、报总部审批备案 等的制度等公文。内行文指仅用于公司内部交流、会商、通报、规定、纪要、存 档、标准所用的各种正式与非正式文件。主要包括交流材料、工程 材料、报告、案例分析、总结、计划、会议纪要、部门申请、公司 规章制度、档案目录等。2.1 、行文标准2. 1题目一般情况：黑体，3号，3倍行距，居中。题目较长须分行显示，标准为：黑体，3号，1.5倍行距，另空一行。有副标题的，标准为：主标题为黑
4、体，3号，副标题为仿 宋，小3号，1.5倍行距，另空一行。2. 2. 2正文（1）、字体、字号与行距全部采用仿宋字体，首行缩进两字符。外行文字号采用4号 字，行距固定值28磅。内行文非正式文件一般采用小4号字，1.5倍行距。正式文件 采用外行文标准。行文一般要求：言简意赅，语言通顺流畅，用词恰当。（2）、标号根据需要，预设5级标号：1级标号：为“一、”，顶格，一般要求加粗。如特别需要突出 标题或美观排版，可设为2倍行距，或段前段后间距设为0.5行 （以下同）。2级标号：为“（一），左空2字，或首行缩进2字符。3级标号：为“1、”，左空2字，或首行缩进2字符。4级标号：为“（1）”，左空2字，或
5、首行缩进2字符。5级标号：为“”,左空2字，或首行缩进2字符。一般情况，均需按级别循序使用标号。假设文章结构层次不太复 杂，可将3级标号“1、”直接用作2级标号。一般不允许反序使 用。特殊公文需要的，也可采用“第一条”格式，条下的标号要求 仍须遵从5级标号要求。（3）、段落段落正文一般左空2字或首行缩进2字符。使用硬回车结束另 起一段。段前段后间距一般设为0,有特殊需要的可设为0.5行。(4)、标点符号标点符号应根据行文语言正确使用。必须在全角状态下输入。(5)、特殊格式2. 2. 3表格一般情况图标要求简洁直观。数据表一般采用Word、excel原表数据，以便改动。特殊情 况采用图片格式粘贴
6、。格式要求：外行文，小四号，内行文，五号，仿宋字体，背 景无填充颜色，全表格线，默认粗细。特别情况可根据需要调整。 标题居上，根据章节及表格循序情况设置，格式为：“表2- 5:XXXXXXXXX 表”。2. 2. 4页码居中插入页码，采用普通格式。1.3附件正文中有附件的，一般在附件位置标明“见附件”。有多个附件 的，一般在其后附加该附件的顺序数，采用“见附件1”的格式。 特殊情况，确有必要且附件较多时，可在正文结束后单独附加附件 列表，字体行距同正文，每行均加粗显示。附件内容一般在正文结束后的下一页附加。多个附件的，在一 个附件内容结束后的下一页附加。格式为：新页首行顶格写“附件1:，另起一
7、行写附件题目及正文。一般情况附件行文标准依照本暂 行方法标准。假设附件仅为参考性或重要性较低时，可参照内行文相 关标准。1. 4封面需添加封面时，题目放在封页第五行处，即首行后空4行后 写。采用黑体、2号字、加粗、居中。题目多行时采用2倍行距。封面落款一般为公司名称与成文时间，放在距封页尾行4行 处，采用仿宋体、4号字、加粗、居中、2倍行距。1.5 签章一般签章应将公司名称、部门名称、成文时间等信息全部 盖压，如不能全部盖压时，应首先盖压时间，或在时间上加盖印 章。骑缝章尽量使每页均有，必须确保首页与尾页上的外弧线清 晰。签章要清晰端正居中。1.6 装订标准外行文一般比拟正式，普通装订一般为左
8、侧装订，在距离页面 上下缘约7厘米处分别装订，装订距离左侧页面1厘米。如加装简 易塑封面的，也须先装订后再加装塑封面，以免文件脱落缺页。页 面设置一般为：左侧4厘米，右侧2. 5厘米。上下页边距根据情况 适当调整，以美观为准。内行文，正式公文遵从外行文装订标准。非正式公文，一般采 用简单装订，只在左上角处装订即可。页边距左右对称设置，根据 需要调整以上文字仅为“当当城”书面材料参考标准，如有改动，另行通知。3、文件管理制度3.1目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及 更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和平安有效 的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。
9、3. 2工作流程：文件分类：3.2. 1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为 内部文件、外来文件和外送文件。内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如会签 单、报告、工作联系函、会议文件等。3. 2. 3外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法 规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等3. 2. 4外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、顾 客、公共事业单位发出的文件等3. 2. 5专用文件：只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门 文件。总要求：3. 2. 6文件处理必须做到及时、准确、平安。内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号清楚。
10、3. 2. 8文件的管理一般要经过如下几个环节:(1)、 文件由相关部门或个人拟写，并进行编号登记；假设以 公司名义对外行文那么由行政办公室统一编号。(2)、 文件内容和发放范围由相应的部门经理审核签发；需 要多个部门批准的，须进行会签，签发时须注明签发时间。(3)、登记：收发文(除便条、介绍信、回执等)应登记在相应的 收文发文登记本上或直接在文件上签收并及时整理文件目录。(4)、发放：资料员根据批准的发放范围进行分发。制度文件换版 时，由行政办公室根据发放清单发出新版文件。(5)、借阅：文件需要借阅或复印时，借阅人应填写文件借阅登 记表或图纸借阅登记表。公司文件不外借给其他单位，如遇特 殊情况，需经总经理批准。(6)、归档：将整理过的有保存价值的文件向行政办公室移交，无 归档或存查价值的文件，经鉴别和部门领导确认后销毁。(7)、在文件处理时限方面，一般文件2个工作日，加急文件1个 工作日(加急文件可加盖加急章)。
