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1、Word修订功能利用 Word中“修订”功能，方法如下：第一步：打开原稿，单击“工具”菜单，选择“选项”；在“选项”对话框中选择“修订”项。然后在“修订”下的选择框中将“插入的文字”“标记”设为“无”，“颜色”设为“蓝色”；“删除的文字”“标记”设为“删除线”，“颜色”设为“红色”；其余采用默认值。第二步：单击“工具”菜单，选择“保护文档”；在“保护文档”对话框中选取要保护的内容为“修订”，然后按“确定”。第三步：进行修改。选择要删除的文字，按Delete键，可以发现原稿中的文字并未被删除，而只是变成红色，并加上了删除线；在需要插入文字的地方直接输入文字，新增的文字会以蓝色字体显示。而且，当用
2、户将鼠标指向红色文字区域时，Word还会自动弹出注释“，2005-5-25 21:50 要删除的内容”等字样；将鼠标指向蓝色文字区域，则会弹出“，2002-6-17 15：32 要插入的内容”等字样（为修改者的姓名）。另外，在用户做过修改的每一段前面都会用一根竖线做为标记。第四步：修改完毕后，再次单击“工具”菜单，选择“解除文档保护”后便大功告成了。朋友收到用户寄回的文稿后，不论他是否接受用户的建议，都不必再将用户打上的标记删除，而只需单击“工具”菜单，选择“修订”“接受或拒绝修订”，然后在弹出的“接受或拒绝修订”对话框中选择“接受”或“拒绝”即可。二、实际工作过程为例处理过程 一设置文稿修订
3、状态 要在Word中审阅修改文稿，首先要让Word进入修订状态，审阅人员通常还要设置一些与修订工作相关的状态，下面分别详细介绍具体操作方法。(二)作者手动设置进入修订工作状态 具体操作步骤如下： 1. 审阅者打开要审阅修改的文稿后，选择菜单“工具修订”命令，即可进入修订状态，这时窗口上方将增加“审阅”工具栏(图 3 )。提示：在日常工作状态中，Word不显示修订内容。通过窗口底部的“状态”栏可以查看是否处于“修订”状态。 2. 重复第1步的操作，可关闭“修订”状态。 3. 另外，双击状态栏的“修订”按钮也可以快速进入“修订”状态，再次双击可退出“修订”状态。键盘组合键“CtrlShiftE”也
4、可快速切换“修订”状态。(三)审阅者设置修订的显示状态 当同一文稿被多人审阅修改时，审阅者可以设置不同的修订标记元素的格式以及批注人的姓名等，以显示个性化的修订状态，同时也让原作者收到审阅修改后的文稿，进行整合文稿时便于区分。 1. 审阅者首先打开要修订的文稿，然后选择菜单“工具选项”命令，在弹出的“选项”对话框中，选择“修订”选项卡，显示修订的设置选项(图 5 )。 2. 在“跟踪修订选项”区域中单击“插入内容”或“格式”框右侧的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择插入修订时的显示格式。例如选择“双下划线”，插入的修订文字下将显示双下划线。 3. 单击“颜色”框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中
5、可以选择修订内容的显示颜色。可以选择某种固定的单一颜色，也可以按修订自动显示相应颜色。不过为了便于跟踪不同修订人的修订情况，最好选择“按作者”，这样不同修订人的修改将按不同的颜色显示。 4. 在“批注框”区域选择相应的选项，可以设置与批注相关的显示格式。例如可以设置“批注框”的宽度，指定显示与其所修订文字之间的连线，并将其设置在文档中的“靠左”或“靠右”显示。如果不想在文档中显示批注框，则勾去“在页面和Web视图中使用批注框”复选框的“”。 5. 单击“用户信息”选项卡，可在其中输入用户信息(图 6 )。这里设置的用户信息，在修订时将显示为修订人信息。二在修订状态下批改文稿 修订状态和设置好修
6、订状态的显示之后，就可以开始在修订状态之下批改文稿了。通常情况下，批改文稿包括两件事，一是直接修改文稿的内容，二是对文稿添加批注信息。两件事的区别在于，直接修改文稿的内容是对文稿的实际操作，它将影响文稿内容的实际变化；而对文稿添加批注信息只是对文稿添加的说明性内容，并不是对文稿的实际修改，对文稿添加批注信息的作用在于，原作者可以根据批注信息对文稿进行进一步的修改。(一)在修订状态下添加或删除文稿内容 1. 审阅者王科长在Word 中打开小林发来的医药审计调查报告市局文稿，先用前面介绍的方法进入“修订”状态。 2. 然后，王科长就可以在文稿中作相应的修改。例如王科长认为文稿中“附设”用词不当，故
7、先在文稿中选中“附设”一词，然后将其改为“附属”。为了语句更加通顺，便在文稿中的“审计结果报告如下”句子前插入“现将”一词。 3. 修改完成后，单击工具栏上“显示标记最终状态”右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“显示标记的原始状态”(图 7 )，这时可以看到文稿中的“附设”一词被添加了删除线，同时在右侧版边以批注形式显示修改后的词汇“附属”，“审计结果报告如下”前的蓝色小点连接的矩形框内显示插入的文字“现将”(图 8 )。图 7(二)在文稿中添加批注信息 需要增加更详细的数据和图表说明规模变化情况，则可以添加批注信息，具体操作如下： 1. 仍然在修订工作状态下，将插入点位于文稿中“医院资产
8、规模逐年扩大”段落标题旁，单击“审阅”工具栏上的“插入新批注按钮”，这时将显示批注符号和批注框(图 9 )。图 9 2. 接下来，王科长就可以直接在批注框内输入批注内容“请增加更为详细的数据和图表说明规模变化情况”。输入完成后，单击批注框外页面任意位置即可结束输入。 3. 如果王科长认为有其它地方需要增加批注信息，即可用同样的方法操作。默认情况下，批注框都位于页面右版边位置。三、查看修订情况 当王科长审阅修改好文稿后，如果需要，就可以发给赵局长审阅修改，赵局长也用同样的方法审阅修改文稿。这一切完成后，最后将文稿返回给原作者小林，由小林根据审阅修改情况整合文稿。在整合文稿之前，小林可以先查看一下
9、文稿的修订情况。 1. 小林先打开返回的文稿，将鼠标指针移到已修改的内容位置，如修改的“附设”处，Word立即出现屏幕提示，主要包括修订的作者、日期、和修订的属性(图 10 )。图 10 2. 如果小林还想查看更加详细的修订信息。可以先进入“修订”工作状态，显示“修订”工具栏，单击“审阅”工具栏上的“审阅窗格”按钮，即可将详细的修改信息显示于窗口的下方(图 11 )。 3. 小林查看完成后，再单击一次“审阅窗格”按钮，即可关闭窗格，恢复正常编辑状态。 4. 如果文稿修订内容很多，或者有好几个修订者。那么小林可以单击“审阅”工具栏上的“显示”按钮，在弹出的下拉菜单中，去掉“批注”前面的“”，表示
10、不显示“批注”，而只显示被勾中的项目。这个操作可以分类显示不同的修订内容。单击“审阅者”，弹出所有的审阅者，也可以通过去掉某个审阅者前面的“”，表示不显示该审阅者的修订内容，从而实现按审阅者分类查看修订内容的目的(图 12 )。图 12四整合修订文稿，接受或拒绝修订内容 小林查看完修订信息，对如何取舍修订意见已心中有数之后，就可以进行文稿的整合工作了。这个过程主要也是做两件事情。一是接受或拒绝审阅者的修订内容，二是考虑根据批注意见对文稿做出进一步的修改。下面主要谈谈第一件事情的处理方法。 1. 单击“审阅”工具栏上的“接受所选修订”按钮，在弹出的下拉菜单中，可以选择不同的接受方式。图 13 2. 同样，单击“审阅”工具栏上的“拒绝所选修订”按钮，在弹出的下拉菜单中，可以选择不同的拒绝方式。图 14 3. 为了加快整合文稿的速度，通常可先“拒绝”部分不接受的修订内容。然后，在选择图13中“接受对文档的所做的全部修订”，包含显示和没有显示的修订内容，文档将按最终的修订状态转换为普通文档。 4. 到此，文档内容整合的第一件事情完成，接下来可能还要根据批注信息再仔细修改文稿内容。在Word中高效实现团队协作修订功能精通应用的介绍就结束了。
