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1、广东*有限公司会务接待工作手册目 录第一章 接待工作2一、接待工作基本要素2二、准备3三、交通7四、会谈8五、参观9六、住宿10七、餐饮10第二章 会务工作14一、准备14二、材料14三、食宿15四、交通15五、场地16六、其他19七、会务工作中一些注意事项20I第一章 接待工作接待工作是展示*风貌、显示管理水平的主要工作之一，也是完成各项业务工作的重要组成部分。接待工作一般都具有较严格的计划性，但有时也会有突发和易变的特点,这就要求接待部门的工作既热情周到，耐心细致，又有条不紊，井然有序。同时，在接待工作中，应严格遵守上级单位和公司的有关规定。一、接待工作基本要素接待工作主要应注意5W要素:
2、What（什么事）、When（什么时间)、Who（什么人）、How(怎样做）和Where（什么地方）。1、What（事由）首先应了解客人来访的目的.这是接待工作的基础，因为随后一切工作都必须依此而进行，通常包括以下几种：商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等.2、When(时间）这是指客人来访的日期和时间,包括到达时间、在我单位逗留时间、离开时间、以及相关的车次航班情况等。3、Who(人员）人员是指来宾的基本组成情况,包括人数、姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族等，尤其应了解来访客人中最高领导的情况。同时,根据来访事由和人员情况，确定我方出面接待人员,一般应
3、把握“对口接待、身份对等”的原则，其中关键是确定我方出面接待的最高领导。4、How（方式）方式则是指接待所采用的形式,这主要由接待的事由来决定。不同的事由将决定接待地点的选取和布置。5、Where（地点）地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。来访的事由、人数、主宾的身份等是确定接待地点的主要因素。例如:举行大会或典礼,当级别较高的客人来访时,可在正式会场旁备一小型休息室，供双方领导在会前小憩和见面。所选用会谈场所的座位数宜略多于双方总出席的人数，达到既能融洽交流又相对宽松的效果。另外，就近原则也是要考虑的因素,使会谈、住宿、就餐的地点相对靠近或顺路，可以节约时间和精力.二、准备接待前的准备是
4、做好接待工作的重要组成部分,是整个接待工作能够顺利进行的基础.准备工作包括来访信息的确认、补充；确定接待规格；制定接待计划等方面。（一)确认来访信息来宾信息的收集,是做好接待准备工作的基础。在接到接待任务后,首先应确认来访人员的信息,包括以下几个方面：l#40406 9DD6 鷖39960 9C18 鰘35941 8C65 豥j1、来访客人情况：包括来访人数；主要成员姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族（在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯）、随行联系人及联系方式等。2、来访计划：包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。此外,还应告知来宾我方接待人员
5、的姓名、联系方式等信息，便于双方的沟通和信息的及时更新。联系时要注意复述关键信息，如人名、电话号码、日期、航班班次等,请对方确认,以保准确。（二）补充相关信息由来宾方面提供的信息非常有限，不足以支持接待工作圆满完成。因此，接待人员要根据已知情况扩展信息。1、来访单位的情况:包括来访单位的概况、特色和所处地区的概况等.这些信息摘录、整理、打印后分送参与接待的主要领导和工作人员。2、重要来宾的主要经历：来宾地位尊贵，需要进行一对一的接待时。接待人员应了解嘉宾的个人信息，包括个人资料、主要经历等.这样才能在接待中做好细节工作,使彼此心情愉悦。（三）规格定位接待工作中，规格定位是一个非常重要的环节.在
6、掌握有关信息后，主要依据来访人员情况、时间与目的,及时向主管领导汇报，确定我方接待规格及参与人员，并制定接待计划.一般来讲,接待规格依据实际情况分为三种形式.1、对等接待,这是最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。2、高格接待,是指我方出面接待的领导比客人职务高而采取的一种接待形式。3、低格接待，是指陪客比来客职务低而采取的一种接待形式.在接待工作的准备中，只有对接待规格做出正确的定位，才能确定应该邀请哪些领导出席，如何安排车辆和行程，从而完成接待计划。(四)制定计划制定计划是接待工作的重点之一。尤其是重要来宾来访，应及时向主管领导和有关同志汇报
7、,听取领导对接待工作的安排意见,同时召开接待工作会议，在安全保卫、交通用车、陪同人员、经费开支、活动方式、日程安排、接待规格、接待地点、汇报内容、参观路线、后勤保障、宣传报导等方面做出准确、恰当的部署，确保接待计划顺利实施。制定计划可通过填写接待事务安排表使计划完整和详细,其中的关键内容包括以下三方面:1、物质准备，包括：住宿安排、用餐安排、会谈地点、参观点、接待用车和有关文字材料等。2、参加人员，根据对方来访目的、活动需要来确定，其中的重点是落实我方出面接待的最高领导.3、资金准备,适量的接待经费是必不可少的.23355 5B3B 嬻27096 69D8 様Y22100 5654 噔2575
8、6 649C 撜L27904 6D00 洀附：接待事务安排表 填表时间:来访单位来访时间会晤地点主要内容来访单位成员联系人： 联系电话:会见领导接待人员36665 8F39 輹30137 75B9 疹25587 63F3 揳25141 6235 戵v21207 52D7 勗K 经办人： 联系电话：会晤安排馈赠礼品备 注（五）检查准备准备工作完成后，应从头到尾将整个接待计划梳理一遍，查漏补缺。主要关注整个接待流程安排是否合理、是否遗漏某个环节等，确保每个环节应出席的人员和需要的物资都已落实。提前半天或一天须再次落实人员、地点、车辆和经费等的准备情况。三、迎送（一）车辆安排无论是接机接站，还是来宾
9、到达后的座谈参观，车辆安排都是不可或缺的部分，在进行准备工作时应尽早落实。所安排车辆座位数（不含折叠座位)应略大于总乘坐人数（来访人数+接待人数).在保证车辆交通安全基础上,兼顾乘车者舒适度和临时增加人员乘车空位等问题。在接待重要领导时,一般应为其单独安排一辆小车.工作人员应及早落实车型、车牌号码、司机姓名和手机号码，并提前与司机本人确认，保证本次出车的时间、地点准确。除司机本人联系方式外，接待人员还应储存车辆调度人员的电话号码，以便出现突发情况时可以快速做出调整，及时解决问题.（二)机场接待若对方要求我方接机，首先要确认对方的人数、航班号、起飞时间和随行联系人电话。接待人员要提前落实航班到达
10、时间，并及时更新航班信息，安排好接机车辆,制作接站牌。接到来宾后,应热情主动地自我介绍，帮助来宾拿行李。待来宾到齐、行李件数确认后，接待人员应尽快带领来宾返回。如重要贵宾,接待人员可以提前联系机场，申请贵宾通道并提前到达贵宾厅,交费办理接机手续等。接到贵宾后可询问贵宾是否需要稍事休息再上车.（三）火车站接待23886 5D4E 嵎26480 6770 杰36303 8DCF 跏22631 5867 塧31838 7C5E 籞9接待人员应提前落实接站车辆和制作接站牌，并在出发前致电来访方的随行联系人，确认火车是否正点运行，告知对方自己将在何处等候。若对方身份比较尊贵，则需提前办理相关手续，到站台
11、迎接。接到来宾后，接待人员要热情主动地自我介绍，帮助来宾拿行李。接待人员应提醒来宾注意保管好行李和随身物品，并尽快引领来宾离开火车站广场，返回。（四）来宾自驾车来宾自行驾车来到公司。接待人员要提前与来宾约定好时间和下车地点，向来宾清晰介绍公司的地理位置和行车路线.当日,接待人员应提前致电来访方的联系人，询问对方位置,再次确认下车地点并表明自己将在那里等候.如有需要，还应邀请出席接待的领导一同前往等候。（五）送行应尽早了解对方离开的日期时间和交通工具,据此安排有关领导和车辆为客人送行.四、会谈（一)会谈的前期准备工作首先，接待人员根据对方的来访要求确定会谈时间和内容，并请相关人员出席;根据会谈的
12、规格和出席人数尽早预定会谈场地。随后，接待人员将拟定的接待计划及相关资料分送相关领导和出席人员.重要会谈,还应准备多媒体设备,制作领导名牌，注意领导排位。若有需要，还要联系相关新闻媒体进行报道，请专人负责会议记录。（二）会谈当天的准备工作当天，接待人员应提前检查会场的布置情况。保证会场整齐干净，有足够的座椅,有工作人员倒茶。如有需要，还要调试多媒体设备,摆放领导姓名座位牌和鲜花。如有媒体参与，还应特意为媒体准备一份介绍会谈概况的新闻稿。(三）会谈接待人员将来宾引领至会谈地点后,先进行主客之间的相互介绍。按照礼仪,应先把宾客介绍给主人，再把主人介绍给宾客.会谈期间，接待人员应坐在出入方便的位置，
13、根据领导和来宾的需要随时提供服务.接待人员应注意会谈的节奏,如需要,委婉地提醒相关人员把握时间.（四）会谈结束会谈结束，接待人员应注意清理会场的工作，如回收会议资料；领导姓名座位牌；与相关媒体联系，撰写新闻稿、跟进报道等。如有需要,尽快整理完成会议纪要，及时传递给与会人员。26927 692F 椯36219 8D7B 赻21653 5495 咕21738 54EA 哪五、参观根据来宾的要求及公司的实际情况，可安排一些参观活动。根据来访者的不同要求来选择。如果对方想了解广州的历史文化，一般可选择陈家祠、南越王墓博物馆、中山纪念堂等具有广州地方特色的景点；若对方希望参观广州市区、购买广州特产，则可
14、以选择天河城广场、北京路步行街等商业区。来宾要求进行校外参观时，接待人员可根据具体情况决定是否需要全程陪同.如果需要陪同，应事先策划好参观路线,收集要参观景点或地区的有关信息,届时为来宾介绍.同时还要安排车辆，预留经费，在车上准备充足的饮水,还应根据天气情况准备雨伞。如果来宾自行参观游览，接待人员也应该向来宾提供充足的信息,包括天气状况、景点概况及特色、周围交通情况等.六、住宿来宾如需住宿，应尽早为其预定住宿房间。视来宾情况可在房间里准备适量的水果和鲜花，若是大型会议，可提前在房间内放置会议流程和公司简介.接待人员将来宾送至宾馆后，应清楚的告知对方随后的日程安排及下次见面的时间地点。如有需要，
15、接待人员可要求宾馆提供“早上叫醒服务,以免延误时间。如果来宾迟到，接待人员应拨打房间电话,向来宾询问情况。切忌直接到对方房间外敲门。七、餐饮餐饮宴请是接待工作中很常见的环节。接待餐饮的主要原则为:节俭大方、具有地方特色、兼顾双方饮食习惯、重点照顾客人饮食爱好，避免铺张浪费.（一）确定宴请规格和形式宴请的规格,以宴请目的和主要宾客的身份地位而定。宴请形式的确定要参考宴请的缘由、被邀请主宾的职务身份及宴请对象的饮食习惯而定，例如是采用中餐还是西餐，以酒会还是茶会方式举办等。（二)确定宴请地点确定宴请地点应遵循以下原则：与宴请目的、性质和主宾的身份地位相适应；能够充分表达对客人的敬意；同时交通便利、环境优雅、菜肴精美、价格合理、服务到位。接待人员应准备好经费和车辆。接待人员应根据就餐人数提前预定进餐地点，用餐房间或席位，并预留余地。提前将用餐的时间和地点通知有关参加人员，举行正式宴请应发请柬。若是级别较高的宴请,还需制作领导姓名
