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1、航运公司安全管理体系审核通用项目标准应用交通安全质量管理体系审核中心二一二年三月七日航运公司安全管理体系审核通用项目标准应用编写人员名单主 编：丁宝成编写人员：毛承涛 王春华 陈文慧 夏红星 康录喜颜辉健 于洪江 李欣蔚 杨莉娅 邢 燕徐思广 丁扬文前 言航运公司安全管理体系审核通用项目标准自2009年4月试行以来，在航运公司安全管理体系审核中，对规范审核员审核行为、保证必要的审核项目和内容得到审核、避免审核项目的随意性和提高审核效率等方面，发挥了重要的作用。航运公司安全管理体系审核通用项目标准应用的编写工作是在航运公司安全管理体系审核通用项目标准试行的基础上，充分考虑审核工作实际需要，并针对
2、航运公司安全管理体系审核通用项目标准试行过程中大家反映的一些问题进行认真研究解决的前提下，在现有航运公司安全管理体系审核发证规则和航运公司安全管理体系审核发证程序的框架内进行的；我们对SMS相关证书及审核工作表格编号细则（海安全20021号）所载内容与航运公司安全管理体系审核通用项目标准进行了整合，在保证相关规定及内容能够科学、系统、妥善衔接的基础上，出版了航运公司安全管理体系审核通用项目标准应用，供广大审核员执行审核任务时使用。航运公司安全管理体系审核通用项目标准应用的推广使用，将为顺利开展航运公司安全管理体系审核工作、提高公司和船舶审核实效、促进航运公司安全管理体系有效运行、提升公司安全管
3、理水平等方面发挥积极作用。编写过程中存在的错误或不当之处，诚请广大读者批评指正，以便我们在今后的工作中不断完善。二一二年三月七日目 录航运公司安全管理体系审核通用项目标准使用要求与注意事项1审核材料报送与存档排放要求6航运公司安全管理体系文件审核通用项目标准首页8航运公司安全管理体系文件审核通用项目审核记录9航运公司安全管理体系活动审核通用项目标准首页20航运公司安全管理体系活动审核通用项目审核记录（最高管理层）21航运公司安全管理体系活动审核通用项目审核记录（指定人员）24航运公司安全管理体系活动审核通用项目审核记录（体系办公室）26航运公司安全管理体系活动审核通用项目审核记录（海务管理）2
4、9航运公司安全管理体系活动审核通用项目审核记录（机务管理）33航运公司安全管理体系活动审核通用项目审核记录（人力资源管理）36航运公司安全管理体系活动审核通用项目审核记录（航运管理）40航运公司安全管理体系活动审核通用项目审核记录（后勤综合管理）43船舶安全管理体系船舶审核通用项目标准首页45航运公司安全管理体系船舶审核通用项目审核记录（船长）46航运公司安全管理体系船舶审核通用项目审核记录（甲板部）55航运公司安全管理体系船舶审核通用项目审核记录（轮机部）64航运公司安全管理体系船舶审核通用项目审核记录（客船客运部）73航运公司安全管理体系船舶审核通用项目审核记录（钻井平台）77审核安排方案
5、81审核组第一次会议记录82审核计划83安全管理体系审核报告85船舶审核报告87不符合规定情况报告89问题清单91审核会议签到表92审核费用清单93审核组工作情况反馈意见表94审核员考核表95航运公司安全管理体系审核通用项目标准的使用要求与注意事项一、关于文件审核记录和活动审核记录（一）审核员应根据审核种类、任务分配，按照标准标明的审核项目，在文件审核记录或活动审核记录中清晰记载下列内容：1.审核编号、公司（船舶）名称等相关信息；2.审核情况标识Y/N；3.发现问题编号；4.增加审核项目（如有）；5.发现问题描述。（二）具体使用要求凡经审核的项目，应在“审核情况标识Y/N”栏标明“Y”或“N”
6、，“Y”表示符合要求（没有发现问题），“N”表示不符合要求（发现了问题），并在“发现问题编号”栏内注明问题编号，如果要求的审核项目没有审核，则该栏目用“”标记；发现的问题应在“发现问题描述”栏内记载，其序号应与“发现问题编号”栏的序号相对应；如需增加审核项目，应在“增加审核项目”栏内填写需要增加的内容。增加审核项目的编号参照标准的编号规定，只是在编号后加后缀“Z”表示“增加”。（举例：W012001Z“Z”表示新增的一个审核项目；“W”表示该项目属于文件审核；“012001”前四位表示该项目属于规则1.2的内容，后面的“01”表示与该要素相关的第一个项目 。）二、安全管理体系审核其他环节的操作
7、要求与注意事项（一）各机构在制定审核安排方案时，应根据公司申请，标明审核种类以及对应的船舶种类、船舶国籍、船舶航线（国际或国内），标明是否安排代表船审核及代表船名称、种类。（二）公司审核组报到后召开的第一次会议，应获得当地海事机构对被审核公司日常监管的情况和材料，这些情况至少包括：当地海事机构所掌握的公司事故情况、船舶滞留情况、公司因违反水上交通安全和防污染管理法律法规被处罚的情况、公司安全管理体系发生的重大事项等。审核组第一次会议应当形成会议记录，会议记录应当载明时间、地点、参会人员、会议事项等内容。当地海事机构应以书面的形式向审核组提交日常监管情况，对于因故没有纳入书面材料，但需要告知审核
8、组的重要信息，审核组也应将相关内容纳入会议记录中。审核组长提出的特别要求也应当一并载入会议记录。第一次会议议程为：1.当地海事机构向审核组介绍被审核公司日常监管情况；2.确定审核重点，分配审核任务。组长在分配审核任务时应结合当地海事机构对公司安全管理日常监管情况，考虑各审核组成员的专业特长。3.明确代表船审核情况（如有）；4.商定审核计划。审核计划应当清楚地列明每一名审核员所应完成的审核任务，涉及文件审核的应列明任务已明确了具体要素或板块的名称，涉及活动审核的应列明任务已明确了的具体部门或岗位（或要素）。文件审核及活动审核以航运公司安全管理体系审核通用项目标准为基本审核内容，其具体内容无需在计
9、划栏中重复描述。针对某一特定对象或特定情况，审核组认为需要在标准的基础上增加新的内容的，应当在审核计划中列明，以便审核组成员周知。（三）公司审核组在分配文件审核任务时，不必安排每一名审核员对文件的每一部分均实施审核，但纳入审核范围的每一份文件应当保证至少有两名审核员实施审核，同时综合考虑审核员的专业特长、活动审核分工、审核员的工作资历与经验等因素后进行科学合理地安排。文件审核应遵循以下原则：1.临时审核、初次审核及换证审核要求审核员以航运公司安全管理体系文件审核通用项目标准为基本审核内容，对文件进行全面审核，经审核组讨论后，形成文件审核记录及不符合规定情况报告。2.年度审核要求审核员在活动审核
10、前对公司体系文件进行熟悉，为活动审核做好准备，同时针对文件修改部分，审核其对规则的覆盖性、符合性及满足强制性规定的情况，经审核组讨论后，应形成文件审核记录及不符合规定情况报告。3.跟踪审核及附加审核要求审核员在审核前对公司体系文件进行熟悉，特别是引起跟踪审核和附加审核原因所涉及的相关文件内容，为活动审核做好准备。熟悉文件过程中也可形成文件审核记录和不符合规定情况报告。（四）文件审核或熟悉后，组长召开审核组第二次会议，汇总、讨论文件审核及熟悉情况，决定向公司提出的问题及不符合规定情况项，同时做出是否可以按照计划进行活动审核的决定。（五）首次会议按照审核发证程序4.4.3.3要求执行；即，召开由审
11、核组全体成员、被审核公司领导、指定人员、体系内各部门负责人、公司陪审（联络）人员及公司领导指定的其他有关人员参加的首次会议。首次会议时间限定在一小时以内，其内容包括：1.审核组与公司分别介绍各自与会人员；2.被审核方简要介绍建立和实施安全管理体系及备审情况；3.审核组简要介绍审核依据、方法、计划安排和有关要求；4.审核组宣布审核纪律；5.其它有关事宜。（六）在活动审核过程中，审核员应以航运公司安全管理体系文件审核通用项目标准为基本审核内容，注重对体系运行实效的验证，对发现的每一个问题应做到与被审核人员进行沟通，确保其理解、认可、知道如何改正，同时对一个部门审核结束后应与该部门负责人就该部门审核
12、的整体情况进行简要沟通。（七）审核员提出的每一个问题应经审核组评议后确定是否开列不符合或列入问题清单。（八）审核组在末次会议前与被审核方的沟通应围绕审核组内部会议所确定的问题和开列的不符合以及对公司体系的总体看法（包括积极的和消极的）等相关内容来进行，应高度概括，做到条理清楚，同时应充分听取被审核方的意见。沟通会议由审核组长主持，公司高层及部门负责人参加，如公司需要其他相关人员参加，在不影响沟通效果的情况下，审核组长可以予以考虑。涉及审核报告相关栏目的一些信息需要核实的可在会上完成。（九）审核组与公司沟通会议结束后，不应急于召开末次会议，而应根据沟通的情况对审核报告草案进行认真修改、仔细核对，
13、做到：对公司体系总体的概括性意见（包括积极的和消极的）一并纳入到审核报告之中；涉及同时实施多个类别和多个船种审核的，审核报告应当清楚地标明每一个审核类别及其对应的船种、船旗及体系内相应船舶的数量；“审核情况概述”应能清楚地反映审核组各成员的工作任务、审核对象、工作进程及发现问题情况；“不符合规定情况综述”应就不符合所涉及的相关规则条款或强制性规定或部门（岗位）进行综合描述；审核结论应按照要求的项目逐一陈述；审核报告应经审核组全体人员审阅并签名后方可召开末次会议。（十）末次会议参加末次会议的人员原则上同首次会议，时间限定在一小时内，其内容包括：1.由审核组长简要总结审核情况并宣布审核组意见；2.
14、公司领导表态。（十一）审核工作结束后，审核组应通过当地海事机构将审核材料报送审核发证机构和被审核方。1.提供给审核发证机构的材料包括：（1）公司审核安排方案；（2）审核组第一次会议记录（含当地海事机构提供的日常监督管理情况）；（3）公司审核报告；（4）公司审核计划；（5）文件审核记录（审核员任务分配所明确的部分）；（6）（岸基）活动审核记录（审核员任务分配所明确的部分）；（7）船舶（代表船）审核安排方案；（8）船舶（代表船）审核报告；（9）船舶（代表船）审核计划；（10）船舶（代表船）审核记录（审核员任务分配所明确的部分）；（11）不符合规定情况报告（文件、岸基活动、船舶）；（12）问题清单（
15、文件、岸基活动、船舶）；（13）首、末次会议签到表（公司、船舶）；（14）SMS审核费用清单；（15）其他相关补充材料。2.提供给被审核方的材料仅限于以下内容（以下材料为副本或复印件）：（1）公司审核报告；（2）公司审核计划；（3）船舶（代表船）审核报告；（4）船舶（代表船）审核计划；（5）不符合规定情况报告（文件、岸基活动、船舶）；（6）问题清单（文件、岸基活动、船舶）；（7）首、末次审核会议签到表（公司、船舶）；（8）SMS审核费用清单。（十二）按照航运公司安全管理体系审核员管理规定，每次审核结束后，审核组长填写审核员考核表并直接寄往审核组指派单位，审核组指派单位根据审核报告和有关情况填写审核组长的审核员考核表，由片区海事机构指派审核组的，所有的审核员考核表均应复印一份送审核中心；被审公司填写审核组工作情况反馈意见表直接寄往审核中心。审
