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1、陕西昊维项目管理项目管理有限公司工程监理部关于工程监理文件收集、整编、归档的暂行规定 陕西昊维项目管理有限公司工程部 2012年4月1日发布建设工程监理文件收集、整编、归档的暂行规定根据建设工程监理规范GB50319-2000和建设工程文件归档整理规范GB/T50328-2001的要求，为规范公司各项目监理部对建设工程监理文件的收集、整理、编目、归档行为，特制定本规定。本规定自发布之日起执行。一、 建设工程监理文件收集、整理、归档的依据和原则：1、 监理文件收集、整理、归档依据1.1 建设工程监理规范GB50319-20001.2 建设工程文件归档整理规范GB/T50328-20012、 监理
2、文件收集、整理、归档原则2.1 必须是监理机构为实施监理活动而形成和整理的文件，竣工后按照规定要求分别送交建设单位和监理公司存档。2.2 能够体现监理工作责任的审核、审查、会议、确认的文件。2.3 和建设单位、施工单位不重复的文件。2.4 证明监理工程质量合格、竣工手续完善的文件。2.5 文件收集应及时，内容必须真实、准确有效、完整，与工程实际相符合。二、 案卷盒、标签格式内容划分及要求1、 案卷盒、立面标签格式要求：1.1 案卷盒可采用硬纸盒及塑料盒两种形式。1.2 案卷盒的外观尺寸为320mm240mm，厚度为40mm55mm。1.3 案卷盒脊背立面标签格式内容，按照附录一要求制作，其中：
3、 公司图标以工程监理合同确定的监理公司为准，如 、。 标签编号及内容可根据项目监理部实际情况增加并续编，如：三十、三十一等。 工程名称:如为监理过程中形成的各类综合管理资料可直接填写项目名称简称；若不同标段或独立单位工程形成的检验、验收资料等可填写相应的标段或单位工程名称如：、标段、1#楼、2#楼等。 标签规格尺寸以案卷盒脊背立面插口尺寸为准，字体统一为宋体32号字，公司图标及颜色以工程监理合同确定的监理公司图标为准。2、 标签内容划分范围：2.1 合同管理：包括委托监理合同、施工合同、与建设单位签订的供货、分包等合同，以及工程延期、费用索赔、合同争议等相关报告和批复。2.2 监理规划、细则：
4、包括监理规划，土建、安装、安全、建筑节能监理实施细则，旁站监理计划，见证取样计划等。2.3 旁站记录：包括土方回填、砼浇筑、防水层施工等关键部位关键工序旁站监理过程中形成的记录。2.4 监理月报：项目监理部每月形成的监理月报。2.5 会议纪要：包括每周监理例会纪要、各项专题会议纪要等。2.6 监理通知：包括项目监理部在监理过程中产生的与工程项目有关的监理工程师通知单和相对应的监理通知回复单。2.7 工作联系单：包括监理工作联系单、建设单位函件、通知、施工单位工作联系单以及与建设方有关的分包单位工作联系单。2.8 开、复工报告：包括开工报告报审审批表、工程暂行令及相对应的复工报告、施工现场检查记
5、录等。2.9 施组、方案审批：包括单位工程施工组织设计、各阶段专项施工方案、措施报审审批表等。2.10 施工资质审批：包括总包单位资质、与建设方有合同关系的分包单位、试验检测单位资质和相关单位特殊人员上岗证等。2.11 工程款审批支付：包括各阶段工程形象进度、竣工决算报审审批表、工程款支付证书等。2.12 工程变更管理：包括施工图纸会审纪要、经审批的施工单位技术核定单、设计变更、建设单位变更通知单、洽商记录等。2.13 监理工作总结：包括专题工作总结、单位工程分部工程评估报告、竣工总结等。2.14 平行检查验收记录：包括钢筋、模版、砼、砌体、粉刷及水电安装等分项工程平行检查验收记录。2.15
6、竣工验收文件：包括竣工报告报审审批表、竣工移交证书、竣工备案表、单位工程质量控制资料核查记录、单位工程安全功能检验资料抽查记录、单位工程观感质量检查记录、消防、人防、建筑节能工程等专项竣工验收记录、各单位工程分部分项验收记录等。2.16 质量事故报告：包括质量事故分析、处理报告、审批处理意见、方法、措施、处理验收结论等。2.17 监理日志：包括监理项目由开工至竣工记录施工全过程状况的监理日志。2.18 收发文登记薄：包括与建设单位、施工等相关单位来往函件的收发文登记记录。2.19 砂浆、砼试验报告：包括砌筑砂浆试块标养、同养试验报告，砼试块标养、同养、拆模试块试验报告及开盘鉴定、浇筑令等。2.
7、20 材料试验报告：包括土建原材料、安装材料设施的试验报告、出厂证明、合格证、质量检验报告（其中钢筋原材需加盖供货商的公章并注明原件存放处）。2.21 沉降观测、检测检验：包括项目施工各阶段的结构沉降观测记录、报告，土建、安装各专业检测、检验报告。如：实体、全高垂直度、门窗三密性、防水层泌水、桩基、灰土、人工地基、钢筋连接、管道打压、通球、单机、系统调试等检测检验报告。2.22 测量放线记录：包括场地内原始坐标、高程移交记录、建筑物定位测量放线记录、控制网设置等。2.23 工程签证：包括现场工程签证、合同以外工程量签证、设计变更签证等。2.24 材料认质认价：包括施工单位材料认质认价报申单、建
8、设单位、监理单位审核审批单、材料变更单等。2.25 施工进度计划：包括总体、各阶段、年、年月施工进度计划报申审批等。2.26 监理部管理文件：包括公司资质、中标通知书、总监任命书、总代授权书、见证取样人授权书、监理部人员岗位证书、监理部机构组织成立函、监理部公章启用函、监理部管理、学习制度、监理工作作业指导书等。2.27 政府部门文件：包括国家、部、省、市、区及相关部门下发的各类有关建筑生产活动文件。2.28 公司管理文件：包含公司各项管理制度，质量、安全管理体系，各项规定、通知等文件。2.29 安全管理文件：包括现场大型机械设施、设备检查验收记录、检查报告、备案登记表、脚手架升降检查记录、现
9、场安全、文明工地检查记录、安全隐患整改措施报告等。注：其中2.14、2.19、2.20项内容可按二、条要求划分。3、 卷内目录的编制要求3.1 卷内目录格式按附录二要求制作。3.2 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。3.3 文件名称：填写文件的全称或缩写。3.4 签发日期：填写文件的签发或收交日期。3.5 责任者：填写文件的直接形成单位或个人。3.6 页数：填写文件形成的总页数。3.7 是否归档：根据附录三内容确定，填写“是”或“否”。3.8 卷内目录应以胶水或胶带粘于页上部两角，贴在案卷盒封面背侧。如一页填写不足可续贴另页。3.9 文件收集填写应及时，填写顺序以签发或收文时间
10、顺序进行填写、排放。三、 监理文件收集、归档内容及要求1、 监理文件收集、归档内容： 根据建设工程文件归档整理规范GB/T50328-2001要求，各项目监理部在工程竣工之后必须按照附录三监理文件目录内容进行收集、整编、立卷后归档。2、 监理文件收集、整编要求：2.1 监理文件统一用A4纸打印；2.2 监理文件、签审意见必须采用碳素墨水或耐久性强的书写材料，填写字迹应工整、清晰，不得有涂改痕迹。2.3 各种监理文件的格式必须符合西安航天建设监理公司的相关规定，封面标识内容必须齐全，应有文件名称、文件编号、整编日期、编写人、审核人、批准人签名，并加盖公章。2.4 监理文件内容必须真实、准确、有效
11、、与工程实际相符合。2.5 监理文件整编应以形成文件的时间、事项、专业顺序排列，同一事项的请示与批复、通知与回复、主件与附件不能分开，并以批复在前，在请示后；通知在前，回复在后；主件在前，附件在后的顺序进行排列。对既有文字材料又有图像的资料，文字材料在前，图像资料在后排序。2.6 监理归档文件的装订可分为若干册，每册必须在前页附有总目录、分册目录和每种文件的页数。2.7 监理归档文件一律从左边装订，装订材料一律采用塑料夹。3、 监理文件审核、归档程序3.1 归档文件必须完整、准确、系统，能够充分反映工程建设监理活动的全过程，监理文件归档范围详见附录三。3.2 监理文件整编归档工作由项目总监组织
12、完成，并由总监审核签字。3.3 项目监理部整理装订好工程竣工监理文件后，按附录四要求填写“监理文件归档审核记录表”。文件封面填写应符合附录五“文件封面要求”。3.4 将文件和审核记录表送公司工程部，审核通过，并在审核记录表上签字。3.5 将文件和审核记录表送公司主管经理，审核批准，并在审核记录表上签字。3.6 工程竣工监理文件审批通过后，项目监理部按附录六要求填写“监理文件移交归档记录”，向公司档案室送交监理文件一份 按附录七。3.7 填写“向顾客提交监理文件清单”，向业主提交监理文件若干分。经业主单位签收后，将监理文件清单送公司档案室。四、 监理文件编写、签审、报送和归档时限1、 项目监理规
13、划必须在项目监理部人员进驻工地后一周内编写完成，并送公司审定，十天内报送至建设单位。2、 项目各类监理实施细则、旁站计划等必须在项目监理部进驻工地一个月内编审完成，并发送至有关部门。3、 工程例会、专题会议纪要必须在开会后的第二天签发至各参会单位。4、 当月的监理月报，必须在下月五日前编制完成后报送业主和公司工程部。5、 监理工程师通知单必须在发现问题的当天签发至施工单位和建设单位。监理通知回复单应在问题处理完成后两天内督促回复完成。6、 施工单位报送的工程材料、工程验收等文件，应在12天内审核签认完成，并及时返还施工单位。7、 工程质量评估报告，必须在分部工程或单位工程预验之后正式竣工验收之
14、前编写完成，并报送公司审核、签章。8、 工程项目竣工总结报告，应在工程项目竣工验收后十天内编写完成。9、 竣工项目的监理文件须在工程竣工验收合格后十天内整理、归档、装订完成，移交业主和公司工程部。五、 监理文件收集、整理、归档、移交等附录表格1、 案卷盒立面标签目录 详见附录一2、 卷内目录 详见附录二3、 监理文件目录 详见附录三4、 监理文件归档审核记录表 详见附录四5、 文件封面 详见附录五6、 监理文件移交归档记录 详见附录六7、 向顾客提交监理文件清单 详见附录七二零一二年三月三十一日一 工程名称二工程名称三 工程名称四 工程名称五 工程名称六 工程名称七工程名称八工程名称九工程名称十工程名称十一工程名称十二工程名称十三工程名称十四工程名称十五工程名称
