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1、Q/ZSD13中国水利水电第十三工程局有限公司企业标准Q/ZSD13 208020172014质量 环境 职业健康安全管理体系记录控制程序2014 - 04 - 01发布2014 - 04 -01实施中国水利水电第十三工程局有限公司发布目次前言II1 范围12 规范性引用文件13 术语及定义13.1 各职能部门、各单位和项目部all departments，units and project departments14 职责14.1 公司工程科技部14.2 公司各职能部门、各单位和项目部14.3 记录填写人员15 内容与方法15.1 记录的范围和形式25.2 记录样式的设计和审批25.3 记录
2、式样的发放与更改25.4 记录管理26 报告与记录3附录A （规范性附录） 记录文件4前言根据GB/T19001-2008 & ISO9001:2008质量管理体要求、GB/T50430-2007工程建设施工企业质量管理规范、GB/T24001-2004 &ISO14001:2004环境管理要求及使用指南和GB/T28001-2011 & OHSAS18001:2007职业健康安全管理体系的要求，特起草本程序文件。本程序文件按照Q/ZSD13 001022013标准编写规范和Q/ZSD13 20801001-2014管理手册中的要求编写。本程序由中国水利水电第十三工程局有限公司工程科技部归口管
3、理。本程序起草部门：工程科技部。本程序主要起草人：张世美、金英凤。本程序主要审查人：杨长才、赵庆斌、温建明、刘佩河、王振宁、刘振。本程序2014年4月首次发布。记录控制程序1 范围本标准规定了中国水利水电第十三工程局有限公司（以下简称“公司”）记录控制管理的机构与职责、管理活动的内容与方法、报告和记录等内容。本标准适用于公司支持质量、环境和职业健康安全管理体系有效运行的所有记录。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。文件控制程序中国水电十三局工程项目资料收集
4、、归档暂行规定中国水电十三局国外项目工程资料归档管理办法（试行）中国水电十三局有限公司文件资料归档管理办法中国水电十三局有限公司档案管理办法中国水电十三局有限公司档案查(借)阅制度3 术语及定义下列术语和定义使用于本文件。3.1 各职能部门、各单位和项目部all departments，units and project departments指公司总部各职能部门、各分、子公和国内外各项目部。4 职责4.1 公司工程科技部负责本程序的起草、修订和归口管理工作。4.2 公司各职能部门、各单位和项目部4.2.1 负责各自职责范围内相关记录的编制、填写、标识、收集、保管、检索、归档、移交、处置。4.
5、2.2 负责监督、检查各自职责范围内记录的实施情况。4.3 记录填写人员对所记录数据和文字的准确性、客观性、真实性负责。5 内容与方法5.1 记录的范围和形式5.1.1 本标准所称记录是指记载公司实施质量、环境和职业健康安全管理活动或取得成果的客观证据，既包括本单位产生的内部记录，也包括接收的外部记录。5.1.2 记录可以是文字、图表、照片、视频电子媒介等形式。5.2 记录样式的设计和审批5.2.1 公司职能部门可根据工作需要自行设计记录样式，部门负责人批准；各单位和项目部可根据上级要求并结合工作实际细化记录样式，经总工审查后使用。5.2.2 所有记录应保持唯一性标识。公司记录的标识主要采用名
6、称标识法，如果记录的名称达不到唯一性要求，可以结合代码进行标识，使用代码时应到公司主管部门备案。5.2.3 记录的标题一般为“中国水电十三局有限公司（单位）记录”，前加集团公司形象标识。记录一般应有标题、编号、记录内容、记录日期、记录人签字、负责人签字等。外来记录须注明出处。5.3 记录式样的发放与更改5.3.1 按文件控制程序的规定做好记录样式的发放与管理。记录样式可与其支持的文件一同发放，也可以单独发放。5.3.2 各职能部门应按年度更新在用记录目录汇总表，分发到使用部门、单位和项目部，以便统一式样、汇总统计。5.3.3 记录样式的更改，须经对应职能部门负责人批准，并书面通知各使用部门、单
7、位和项目部。更改后的记录样式按文件控制程序的要求发放，同时收回旧样式。5.4 记录管理5.4.1 记录填写记录应清晰、真实、正确填写，且不应随意涂改。如有错误，应用划线的方式进行更正，更改人应签名并注明日期。5.4.2 记录收集与整理a) 各部门、单位和项目部应由专人负责收集记录。b) 记录收集后应分类编目、装订，根据公司档案管理要求进行保管。5.4.3 记录归档a) 各部门、单位和项目部以年度为单位对各种记录进行归档管理，归档的记录应符合中国水电十三局有限公司文件资料归档管理办法、中国水电十三局工程项目资料收集归档暂行规定的有关规定。b) 公司国外项目部应按照中国水电十三局国外项目工程资料归
8、档管理办法（试行）以合同工程为单位向公司档案管理部门移交需归档的记录。c) 质量、环境、职业健康安全体系运行的各种运行记录、运行记录汇总表及不符合记录、改进记录等，由公司安全生产监督管理部归档管理。d) 顾客的质量投诉，由各项目、单位、市场开发总公司等负责收集后移交公司工程科技部，由公司工程科技部归档管理。e) 设备、物资供应商的有关质量记录，由公司设备物资部归档管理。f) 其他相关外来方的记录由相应职能部门归档保存。5.4.4 记录贮存和保管a) 归档的记录需按类别装订成册，并按档案管理规定做好记录标识，便于检索、使用。b) 记录储存环境应符合不同材质、介质的储存环境要求，分别控制温度、湿度
9、，并做好防虫鼠、防盗等工作。c) 对于重要记录及磁盘、光盘等应进行必要的备份，并分别储存。d) 在职能部门保存的记录，保存期限一般为三年，可视需要适当延长；保存在公司档案管理部门的资料，按公司档案管理规定确定保存年限。5.4.5 记录查阅与借阅a) 归档记录的借阅，按中国水电十三局有限公司档案查（借）阅制度执行。b) 经相关部门负责人同意，可查阅该部门记录。c) 所有记录的原件一律不借给公司以外的单位和个人。d) 涉及公司商业秘密要求的记录，按公司保密规定办理。5.4.6 记录的处理各职能部门对其保存的已超过保存期限或无参考价值的记录，可进行处理，处理一般采用销毁的方式。各职能部门需要销毁的记录，职能部门负责人审批后，由管理人员负责销毁。保管期限已满的归档的记录的销毁，按公司档案管理办法和管理程序规定进行。6 报告与记录表1 报告和记录序号文 件 编 号文件名称填写单位存档单位保存年限1Q/ZSD13 20802017-2014 JL001中国水电十三局有限公司 xxx部门在用记录目录汇总表各职能部门各职能部门3年AA附录A （规范性附录）记录文件图A.1 在用记录目录汇总表中国水电十三局有限公司 部门在用记录目录汇总表序号记录名称主控部门保存年限序号记录名称主控部门保存年限_
