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1、东莞某高星级酒店采买管理制度为使酒店的采买工作走上制度化、规范化,合理控制成本,增强内部工作协调停提升工作效率,特拟定本采买管理制度:一、采买管理部门酒店成立专职采买部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、企业稽察部及其余部门的督查,全面负责酒店的采买工作.二、采买部工作基本要求1. 所有采买项目均需董事会签批受权及酒店财务部赞同赞同2. 所有采买物件均需比较最少三家的价格和质量,月结类物件每个月每一类最少有三家供货商供应报价单3. 所有采买物件的质量须保持一惯稳固4. 采买部工作人员须对自己采买物件的价格和质量负责5. 采买部须每半个月一次经过电话、传真、出门检查、招待厂商等方式获得
2、酒店使用的各种物件主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式报告给酒店财务部及董事会6. 所有供应商名片、报价单、合相同资料及样品采买部须登记归档并妥当保留,有人员改动时须所有列入移交.上述资料及采买人员自购物件价格信息采买部每天须录入至采买部价格信息库.7. 采买时间要求:一般物件采买时间为3天;急用物件当日一定采买回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采买8. 采买部严禁采买任何未下申购单的物件,不然财务部将不予以报销9. 严禁使用部门自行采买物件或擅自与供应商洽商采买事宜10. 采买部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的对付帐款,酒店应及时支付,
3、以成立酒店优异形象,保护酒店财务信用,同时也为往后的采买工作供应便利.三、采买审批程序1. 申购单审批程序：使用部门经理(库房主管)财富会计复查董事赞同采买部询价财务总监稽察部行政办董事会申购单返回采买部2. 单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采买部现金自购的物件,采买部须早先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后赞同后方可采买.酒店财务部和企业稽察部将对价格及质量进行不按期抽查.2. 单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物件采买审批程序:采买部找寻最少三家厂商比较价格质量评定小组确立供货商采买部与供货商共同起草合同或采买协议财务审批行政
4、办审批董事会审批盖章或签字执行合同或协议(评定小组由采买部、使用部门、财务部、主管副总、企业稽察构成)3. 赊购(月结)物件采买审批程序蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果由各厨主厨直接下单至采买部叫货.其余物件按上述第1、2、3款程序执行.各月结供应商选定方法：采买部每个月每类物件均应邀请最少三家供应商报价,采买部、使用部门、主管副总、财务部和企业稽察部构成供货商评定小组,共同努力，进行价格及质量的比较和谈论，选定供应商。采买部及上述相关部门可分头或联合组织市场检查，根椐市场检查的价格，与供应商确立固定的一个月的供应价，在此确认时期内，供应商将按此固定价格供应酒店所需的物料.四、采买督查采买成
5、本的控制由财务部、采买部、使用部门及企业稽察部共同完成,平常各部门应及时到市场上认识价格行情,以促进酒店采买成本的控制与督查.五、供应商管理1. 财务部应按期(每个月或每季度)牵头,组织财务部、采买部、使用部门及企业稽察部对供应商进行评估(酒店每类物件须有最少三家供货商),裁减部分不合格供货商.2. 采纳供应商角度采纳1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个观察供应商。这种商品只有一个主要供应商，大体70%的物质从他手中购买。2个辅助供应商供应大体20%的物质，一旦主供应商出现问题能有其余供应商马上顶替。数目不限的观察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采买极其特别物质时无购买死角。3.采买部要做好同供货商的联系和招待等工作,保护酒店形象.内容总结（1）急用物件当日一定采买回来
