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1、 许昌矿业有限公司 设备备品备件管理规定 XC/Z-DS-01质量管理体系三级文件 第 5 页 共 5 页备品备件管理规定受控状态：文件编号：XC/Z-DS-01版本/状态：B/1编 制：审 核：宋志东批 准：朱新文分 发 号：发布日期：2009年4月1日 河南龙成集团许昌矿业有限公司机电部二OO九年四月1目的为了规范备品备件计划的申报审核程序、合同管理、质量跟踪验收管理以及库存收发管理、业务票据管理等工作，明确各单位在备品备件管理工作中的职责。2 适用范围本制度适用于许昌矿业公司所有生产设备备品备件的管理。3 职责3.1供应部3.1.1供应部全面负责备品备件采购计划分配、执行和落实，负责备品
2、备件的订购、催货、办理入库手续以及备件资金的结算工作；3.1.2供应部收到各单位转过来的备件采购计划后应认真核对和审查，确保计划的各项数据正确无误，关健重要备件应通知使用单位和设备部门工程技术人员参加制造厂家的决定和技术协议签订； 3.1.3对非标件和加工件、新增件的图纸进行审核，对无人签字的图纸应拒绝受理，对有问题的图纸应及时向使用单位和设备部门反馈，问题解决后确认正确无误方可定货;3.1.4采购计划应保证合同书写正确全面无差错，订回的备件应能分辨使用单位和所安装的设备名称以及规格型号等，并向备件库书面交接清楚；3.1.5供应部备件仓库负责入库备件的验收、存储和发放的实施，各单位的备件仓库管
3、理在业务上必须接受设备部门备件计划科的指导；3.1.6供应部应保证供货周期，确保不因无备件而影响检修和生产，对一些数量多、金额大的备件可实行一次订货，分批分期交货入库，分期结算；3.1.7供应部负责在备件回来后及时通知使用单位的计划员，关健重要备件应通知使用单位和设备部门技术人员共同验收；3.1.8质保金的结算必须在质保期满后由制造厂家提出申请，使用单位负责人、设备科负责人签字及公司设备管理部门设备部门的签字确认质量合格方可结算质保金。3.2各工段设备科3.2.1各工段设备科备件计划员应认真审核各工段上报的备件计划，确保所有技术参数、数量等无差错，同时对非标件、加工件提供与实物一致的正式图纸一
4、式三份，图纸应有两人以上签字，无人签字确认的将拒绝受理；3.2.2备件计划需要各工段设备科科长核对签字认可，特殊备件、大型备件应有公司主管领导审批同意的报告方可申报计划；3.2.3各工段进行技术进步、技术改造所需要新的设备和备件必须有专业工程师和设备科科长审核并签字的方案或图纸，有公司主管领导批准的专题报告方可申报计划；3.2.4申报计划前应到相关的备件库做好备件库存的确认工作；3.2.5严格按照备件申报计划时间，每月第一周和第三周申报；每季度未月即三、六、九、十二月的第一周申报下度的季度计划，凡是供货和加工周期在三个月以上的备件均应在季度计划中申报；每年六、十二月的第一周应申报下半年备件计划
5、，凡是供货和加工周期在六个月以上的备件均应在半年计划中申报；3.2.6季度计划、半年计划中的供货制造周期在三个月和六个月以上的备件需要量一次性申报并注明分期分批进货的数量和日期；3.2.7备件入库后，所报计划单位应及时将备件按所报数量出库;3.2.8接到供应部的通知后，按时派技术人员参加关键重要备件的制造厂家的决定和技术协议的签订，参加其入库前的质量验收工作。3.2.9在备件更换使用过程中，及时记录登记入备品备件更换台帐，在每月月将本月备品备件更换情况及时上报动力设备部门，以便掌握备件消耗情况。3.3 动力设备部门3.3.1设备部门备件计划科收到各单位申报的备件计划后先把计划交机动科初审并签字
6、再由备件计划科进行认真核对和审查，确保计划的各项数据无差错；3.3.2对新申报的非标件和加工件的图纸进行全面初审，若有问题及时与申报单位联系解决，对于无人签字确认的图纸拒绝受理；3.3.3对新审核的计划确保正确后签字留一份备查催货，其余的按时转交供应部；3.3.4设备部门配合使用单位对外协加工的备品备件与设备进行验收，供应部选择3-5家综合实力较强、信誉较好的机械加工企业由设备部门考察后判断能否满足我们加工件的制作的要求，然后建立长期业务合作伙伴；3.3.5接到供应部的通知后，按时派技术人员参加关键重要备件的制造厂家的决定和技术协议的签订，参加其入库前的质量验收工作。3.4.档案室配合对固定资
7、产进行资料验收，负责做好固定资产的随机资料的归档工作。3.5财务部负责对发票的审核、票据结算及付款工作。4 管理内容4.1采购计划业务管理4.1.1各单位应将领导审批好的采购计划及时报送供应部。4.1.2供应部在接到采购计划后，及时按物资类别和轻重缓急进行采购。 4.1.3采购必须按批准的采购计划采购，不得超计划和无计划采购。供应员对收到的采购计划进行仔细核对，如发现备件名称、型号规格、材质等有错误或差错的，必须及时反馈使用单位和设备部门给予纠正。4.1.4根据招标结果签订采购合同，在合同和入库验收单填写备件编码、备件名称及型号。4.1.5每月月底前做好采购计划完成实绩统计，每月未完成的采购计
8、划必须列出清单，作为下月重点解决，同时向使用单位和设备部门反馈信息。4.1.6按合同供货期未交货的项目每月底向使用单位和设备部门书面反馈。4.2合同管理4.2.1在对外经济业务活动中，均应按合同法的要求和规定订立采购合同，供应员在谈判时认真洽谈具体的合同条款，合同中必须有关于质量要求的条款，然后报部门主管及各级领导审批。4.2.2供应员与中标或直接审批的单位签订合同，做到物资名称、质量标准、价格、包装方式、运输方式、费用承担、交货期限、合同承诺等都有明确的说明，并在合同上注明招标或直批。4.2.3供应员在与厂家签订合同后要给各厂设备科说明供货日期，严格按时间供货。如有延期交货应及时向申报单位和
9、设备部门反馈信息。4.2.4制造周期在三个月和六个月以上的备件订货时应一次订货，并注明分期分批交货，财务结算也分期进行，以减少资金积压。4.3备件验收4.3.1对五金、电气仪表设备、机械标准件和备品备件类等物资到货后，仓库按物资验收管理制度进行验收，确认所购物数量、型号、质量无异议，在入库单上签名并填写实收数量，交仓库领导进行计划复核和验收复核，各库将入库单返回供应部。4.3.2各单位A类设备重要的外协件和修复件由该单位设备科、设备部门共同筛选确认修复厂家，修复方案由各使用单位和设备科制定，设备部门审核，外协和修复件质量验收由供应部组织使用单位的车间、设备科、设备部门共同完成验收工作；对一般的
10、外协和修复件由各厂自行验收，但各使用单位必须对修复和加工件进行登记，并将使用单位自己完成的修复件作为每月设备总结的一项内容，所有外协和修复件的费用结算必须有设备部门的签字，否则财务部不予支付。4.3.3使用后方可验收的备件（含外协修理和技改项目）,由使用单位确认验收时间并通知供应部，由供应部组织设备部门和使用单位等相关单位到现场验收。4.3.4提供给供方的重要图纸要有交接回收记录，在物资验收时及时收回图纸。4.4备件质量跟踪4.4.1供应部签订合同时，备件加工件在技术要求不详细时必须签订技术协议，重要、关健的备品备件加工制造必须签订技术协议，同时应选择有较好质量保证能力和加工能力的厂家，制造厂
11、家的决定和技术协议的签订应通知使用单位、设备部门参加。4.4.2重要设备及备件在加工制造过程中由供应部组织使用单位、设备部门参与到生产厂家进行制造过程中的监制。4.4.3备品备件的入库验收验收人员的责任划分：（1）使用单位验收人员负责备件的几何尺寸、技术参数、安装连接尺寸是否与设备配套等验收，必须达到能够装配使用的效果。（2）设备部门验收人员的责任：备件的外观是否平整光滑，对照合同数量、重量等是否相符，提供的资料是否齐全等。（3）库房人员在验收过程中，可对质量或数量提出异议，在验质单上注明，同时在验收单上明确写出。4.4.4使用过程中的质量跟踪各使用单位对需要在使用过程中才能确认质量的备件在使
12、用过程中将符合标准要求的跟踪资料交供应部，对不符合标准要求的跟踪资料及时交设备部门，并通知供应部。4.4.5使用单位每月底上报由设备部门编制下发的备件质量信息反馈表，将有关备件质量信息反馈到设备部门，由使用单位负责人和设备科负责人签字认可，由设备部门反馈给供应部处理。5 检查与考核标准5.1本规定由设备部门提供数据，综合管理部按经济责任制考核。5.2考核标准（各工段考核设备绩效分、各部门考核月度绩效分）5.2.1备件计划不能与其它材料、工具混报，发现一次，扣1分。（考核单位：设备部门）5.2.2追补计划每月超过一次的，每次扣1分。（考核单位：设备部门）5.2.3出现重复采购计划每项扣2分。（考
13、核单位：设备部门）5.2.4对备件所报单位不按计划领用，造成库存积压的，每次考核2分。（考核单位：设备部门）5.2.5分配采购计划未及时分配的，扣1分。（考核单位：设备部门）5.2.6备件到货后没有及时通知使用单位的，每次扣1分。（考核单位：设备部门）5.2.7接收到的采购计划，发现有错误而未落实纠正的，扣1分。（考核单位：设备部门）5.2.8对没有按要求填写合同和验收单而造成入库困难及错误的，每次扣1分。（考核单位：设备部门）5.2.9各库房每周星期日下班前将前一星期的备件收、发明细（包括备件代码、备件名称、规格型号、供货单位、领用单位），以及发放后库存为零的备件用OA发到设备部门，不能按时
14、提供每次扣1分，漏报者每项扣0.2分。（考核单位：设备部门）5.2.10各种备件按规定摆放和保管，因保管库存不善造成备件损坏或影响使用，每发生一次扣1-2分，因保管不善发生备件丢失，每发生一次扣2分。（考核单位：设备部门）5.2.11因工作责任心不强,造成超计划或无计划采购的，责任人负责退回处理的，视情节轻重，扣1-3分。（考核单位：设备部门）5.2.12月度采购计划没有及时落实，采购备件没有及时到厂而影响生产的，扣3分。（考核单位：设备部门）5.2.13因工作粗心，转抄计划差错，购回的物资由责任人负责调换或退回，未造成损失的，扣1分；如无法调换或退货，造成压库的，视金额大小，扣责任人2-5分
15、，情节严重的加倍考核。（考核单位：设备部门）5.2.14物资入厂，与仓库交接手续不全的，扣责任人2分。（考核单位：设备部门）5.2.15标准备件因备件质量而影响生产检修的，每发生一次扣供应责任人2分；非标备件因备件质量影响生产的，对使用单位扣1-2分；对设备部门验收责任人扣0.51分。5.2.16因无备件而影响生产和检修：使用单位未申报计划的扣责任单位每次1分；供应部有订货未回而影响的扣供应责任人1分；备品备件库保管员造成有备件而发不出的扣保管员1分。5.2.17对签批手续不全，而财务部却支付费用，每次扣2分。6 质量记录表格式备品备件更换台帐7 附则7.1本制度由机电部编制。7.2本制度由机电部负责解释、修订。5
