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1、怎样通过报销制度为会计免责？ 先兔死狐悲地默个哀.今天的新闻,一位26岁的同行死了,莫非会计这个行业真是高风险、高压力、几头受气的岗位?借金税三期、实名办税、大数据的势头,近段时间网络上充斥着诸如”擅抖吧,你的财产无处遁形”、”最严征税季来临”、”税务出狠招”、”以后谁敢偷税”的杀气文章,心理攻势把企业吓得够呛,一位会计对我说:”吓得竟然连账都不知道该怎么做了?”.任它风吹浪打,我自闲庭信步,真正聪明的会计,一定是滋滋润润、左右逢源的会计,前提是你要学正确的知识.今天就以公司内控的一个小细节报销制度为例,给大家讲讲如何才能把会计工作越做越安全,越做越开心.“所有票据必须是合法的正式发票,除定额
2、票据外,其余票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的票据,收据(财政票据除外)及白条不予报销;不合法票据,会计有权拒收;”在税务咨询中,经常遇到类似这样的报销制度文字表述.问会计,为什么会这样制定制度,有的说这样才算严格;有的不屑一顾,认为制度反正是摆设;有的说是顾问公司搞的或者从百度上下载来改的所有会计必须明白我以下这句话:报销制度不是拿来装饰公司的,报销制度不是拿来限制会计的,报销制度是我们会计控制个人风险的重要工具.就仅仅上面那一段报销制度的文字为例,它包含着四大错误,你可以结合看看你公司的制度是不是一个毛病.1、它规定没有发票不能报销报销首先是一个经营问题而非会计处理问题.钱已经花了,能够
3、不报销吗?既没有道理,也没有可行性.老板签了字你会计还敢不报?如果制度有一定会被违反的条款,那么这个制度本身就没有权威性,从老板、到会计、到员工,都不会把它当成事,于是就形同虚设了.不要以为形同虚设就等于没有,还不如没有呢.如果你迫于压力给白条子报销了,以后判断责任时,首先就是会计违反了报销制度,明知没有发票,为什么要报销呢?老板签了字,老板签了字你就不把关?制度拿来干什么的?看看,许多会计就是这样自己把自己笼进去的.千万不能让不懂税务的管理咨询顾问来做报销制度,更不要随便在百度上拖免费的文档.这些东西除了给你挖坑,没有其它作用.应该怎么改呢?很简单,删掉这些没有用的话!员工花了钱,就因为发票
4、有问题,你就不给报销,不是跟别人生活过不去吗?大家都是打工者.制度设计:对于票据合规的报销,走正常流程;对于票据不合规的报销,由财务部制作请示文件,经领导批准后报销.注意,不是简单的让员工去”找老板”,而是写入制度,让会计制作请示文件,找老板签字.员工没有拿到发票,会计替他写请示向公司领导报告并报销,员工会记你情,也让你掌握主动权和进度控制权.会计自己写请示,就可以把风险、后果全部写清楚,领导签了字,你就没有责任了,领导不签字,就把员工的矛盾从你这儿转到领导那儿去了,有什么解决办法让他们去想.你乐得个轻松.记住,千万不要赋予自己”可以决定能否报销的权力”,不能把自己看得太重,对于祸水,要引、不
5、要堵.那么,报销时,什么是合规的票据呢?这就是上述制度文本中,第二个错误:2、它定义了什么票据算合规先看看上面一段话:”收据(财政收据除外)不予报销”,我问会计,为什么收据不行,财政收据又可以?问了十多年,从培训班到咨询客户,我讲解之前,没有一个人能把原因讲清楚,因为这本身就是错的,他们连错在哪里也不知道.对于哪些票据是合规的,哪些票据不合规,是一件非常复杂而专业的判断.有时要发票,有时不需要发票;发票开早了行不行?发票开晚了行不行?所报销的业务需要什么样的发票?这么复杂的东西,不可能写到制度上面去.怎么改?这样:”报销凭证和发票是否符合要求,以财务部的专业认定为准.”一句授权就够了!员工哪有
6、会计懂发票?以会计专业判断为准,天经地义.遇见一根筋的员工,会计随便找个总局文件就能把它打发回去.当然,会计要学习.看见没有,财务没有权力决定能不能报销,但财务有权力认定票据合不合规定.因为前者是公司的经营问题,后者是会计的专业能力.会计判断的内容包括:凭证是否足够?除发票外的配套凭证有没有?票据链是否完整?当遇到难以确定的情况时,当然就是财务部一句话说了算.印象最深的一家公司,我做完咨询第二年,财务经理无意中告诉我,与其它部门关系融洽多了,过年收到其它部门、分公司、分厂的礼也重了很多.这样一改是否就好了呢?不够!还必须强调两个重点:3、明确:报销人必须对凭证负责员工没有发票,可能就去找、去买
7、,这样实际上就是在考验会计的判断力.万一会计判断失误怎么办?在不少的员工眼中,一旦票据被会计收了、钱报出来了,票据的责任就转到会计身上去了.这是非常荒谬的.公司制度必须规定:”报销人对报销票据的真实性、合法性负责.”甚至可以加上:”如果报销凭证、发票不真实或非法,报销人承担善后处理责任,并承担所导致的其它责任”.就是说,会计审查凭证,是在为报销人把关.如果把会计与骗过了,未来出事,报销人也要承担责任.这样可以最大程度让报销人配合会计进行未来的善后处理工作,比如重新取回发票等.并且,如果产生损失,其责任划分非常清楚,会计基本上可以免责,或只承担次要责任.会计们跟税务打了这么多年的交道,我吃惊于竞
8、然没有从税务那儿学几手.比如,自已印刷报销凭证,在报销人签字那儿有模有样地印上:”本报销人保证报销业务及所附票据真实、合法,承担相关的法律与经济责任”.这样,到时候又是一个证据,说明责任在相关人员.就算出事时员工已经离职,同样可以说明会计不负主要责任.4、权力必须要落实“不合法票据,会计有权拒收”.这是那门子权力?你可以去试试,看银行柜台会不会拒收你的假钞.不合法票据,会计有权”没收”,这才是权力.你要是拿到一个假发票给我,被我识别了,不会退给你.一年下来,没收了多少不合法票据,为公司规避了多少不必要风险,也是写总结时的生动材料.这算一个副产品.报销制度制定时,不要简单粗暴写”准不准”、”能不
9、能”,而是要给相关人员加责任.即:错事可以办,责任要明确.比如,制度规定,先会计签字,再老板签字.如果员工先找老板签了字,再拿到财务部来报销,你怎么办?有的报销制度规定:”拒收!”这不是权力,这会把人得罪光.应该写”没收”.或者”没收并销毁签字单”.这样,他只能重新填报走流程了.权力一定要可行、要落到实处.以上只是简单的分析和要点.可以看到,会计要主动掌握制度,制度是公司内部的”法律”,借助公司法的授权,公司内部制度实际上是有其实法律基础的,绝不应该是一个摆设.会计要明白:制度是你的武器,千万不要成为你的枷锁.如果会计对包括报销制度在内的相关制度能够正确控制、科学制定,就能过得左右逢源、滋滋润润.你公司哪怕不幸被税务罚款、补税,也可以一眼分辨出责任不在会计身上.
