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1、运营部资料管理制度目的：为了增强对运营部工作中来往的文件资料进行实时归档和管理，全面提升资料管理的工作效率，使运营工作得以更有效展开，拟拟订本制度。一、需归档的文件资料：1. 政府下发的重要文件及有关部门来函；2. 企业下发的重要文件；3. 商户资料：（1）商户基本信息资料（营业执照、卫生允许证等）；（2）商户平时来往文件（包含传真、信函、申请表等）；（3）文件：与商家洽商的会议纪要、各样问题的解决方案等；4. 部门文件：会议纪要、工作联系单、请示、报告、信函等；5. 内部管理资料（各种报表）；6. 其余重要资料。二、文件的收、发管理1. 部门职工在收到文件后应实时到资料管理员处进行登记，当面
2、填写收文登记表，与资料管理员办理好交接手续；（1）资料管理员在接到文件时应实时进行登记，并做好电子文档备份；（2）部门文件需对外发放时需经部门经理审查署名认同后，方可对外发送；（3）资料管理员需将对外发送的文件进行详尽登记，复印备份后发送给有关单位或部门并签收；2. 需对外发送的文件资料：（1）工作联系单；传真；会议纪要；（2）部门回函。三、文件的传阅、借阅管理1. 传阅程序、范围和借阅程序、范围：（1）文件需在部门内传阅时，由资料管理员将文件交部门经理阅核，署名认同后发放部门职工进行传阅；（2）部门职工在看过文件后需署名确认，由最后署名的职工将文件交回资料管理员处进行归档；（3）部门及其余部
3、门职工需借阅本部门的文件资料、专业书本等，需在资料管理员处填写文件借阅登记表，并由部门经理（审批人）署名认同，方可借阅；（4）文件、书本送还时资料管理员应仔细进行检查，如无问题需署名确认；（5）文件、书本等资料借阅后逾期未还者，资料管理员需实时进行催还；（6）部门及其余部门职工借阅档案后应妥当保留，并准时送还；2. 成立文件网上公布制度，按期在企业内网上向部门职工公布部门性文件（1）周一网上公布部门周小结及本周计划、部门周例会纪要等（2）公布人：有关人员（3）公布程序：全部公布文件须经部门经理审查署名后方可进行公布四、文件的保留、保留1. 建立独立资料柜保留本部门重要资料；2. 全部资料严格依
4、据类型推行分类管理，一致对文件进行规范编号，并成立文件目录并进行电子备份，以便往后文件的迅速查找；3. 商户资料按租户、业态或楼层为单位对资料进行分类归档保留；4. 租户撤租后资料管理员对租户资料实时进行为整理、装订、保留；跟进新租户的有关资料，并做好归档工作；5. 资料保留时间：（1）_资料保留期为年；（2）合同样有关资料保留期为该租户撤租后年；（3）部门内部计划、报告等各项文件保留期为年；（4）专业书本长久保留；6. 保留方式：要求书面文档(原件或复印件)五、文件的保密1. 机密文件系指：（1）租户与企业的合作条件；（2）波及详细数据的有关资料；（3）对租户和企业有重要影响的文件等；2. 依据文件的重要性设置不一样的文件保密时效；3. 机密文件的调阅需经部门经理审批赞同后方可调阅；4. 资料管理员与借阅档案的人员要严格恪守企业的保密制度，建立高度的责任心，增强保深情识；六、文件的销毁1. 关于超出保留限期的档案，由资料管理员登记造册，经管理员和部门经理共同署名认同后，方可进行销毁；2. 销毁文件需由专人负责销毁，禁止将销毁文件作为它用或作废纸办理。附录：附件【1】收文登记表附件【2】发文登记表附件【1】发文登记表NO日期编号文件名称份数发至部门签收备注附件【2】收文登记表NO日期编号文件名称份数发文部门签收人（发放人）发放单位收文人收文日期备注（文件办理结果）
